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Use it Messaging Open Nine

Plateforme pour Documents & Métadonnées

Transformez les fonctions de votre serveur de fax actuel en plateforme d'échanges

Migrez votre serveur de fax Use it Messaging actuel  pour bénéficier de nouvelles fonctionnalités :

  • Acquisition, transformation, conversion et distribution électroniques de tous documents et fichiers
  • Optimise le traitement de vos communications quel que soit le format de vos documents/fichiers
  • Unifie votre messagerie, vos fax, SMS, documents bureautiques, fichiers de tout type

Pour tout type de flux : Email, docs bureautiques, fichiers, papier, fax, données d’ERP ou tout applicatifs

Accès en local ou via un portail dédié : utilisation tel un « webmail »

Utilisation depuis tout support : PC, portables, smartphones, tablettes, terminaux, postes de travail…

Fax-to-Mail
: réception de messages fax dans le client de messagerie
Mail-to-Fax
: envoi de message au format fax depuis la messagerie habituelle
Mail-to-SMS
: envoi de messages depuis la messagerie en SMS

Use it Messaging Open Nine plateforme de communication multicanal

Acquisition, Conversion et Distribution électroniques de documents & métadonnées

Acquisition

des données électroniques, papier ou télécopie

Circuit de validation

via le workflow avec ou sans signature électronique

Transformation & Conversion

selon le format d’origine et celui attendu en sortie ou en dépôt

GED & Archivage

Intégration, gestion et conservation des documents

Plateforme d'échanges de données et métadonnées

Réduction des coûts

Exploitation de tous les outils en place
Pas d’investissement matériel ni de maintenance

Gain de temps

Administration centralisée
Utilisation depuis un poste de travail ou autre support et webservices

Sécurité

Assure la valeur probatoire des documents
Permet la traçabilité et la disponibilité

Mutualisation

des outils de communication autour d’une plateforme de communication centralisée


Schéma Facture Fournisseur PDF

Factures Fournisseurs PDF reçues par email

Exemple d’utilisation de Use it Messaging Open Nine :
– Réception des factures PDF par email
– Récupération du fichier PDf dans la messagerie
– Extraction des métadonnées du PDF via la fonction OCR/LAD
– Intégration dans le circuit de validation avec ou sans signature électronique (parapheur électronique)
– Transmission de la facture validée à l’ERP – gestion comptable – pour paiement
– Archivage de la facture

Voir notre article sur la Facture PDF fournisseurs

Commandes par fax avec Use it Messaging Open Nine

  • Commandes générées par l’ERP
  • Intégration dans le circuit de validation avec ou sans signature électronique
  • Extraction des métadonnées
  • Conversion des flux selon le canal de diffusion choisi :
    • Fichier PDF pour envoi par email
    • Page de télécopie structurée pour envoi par fax
  • Emission
  • Dépôt de la commande dans la GED

Informations-alertes à diffuser avec Use it Messaging Open Nine

  • Extraction des données dans l’ERP ou tout autre applicatif métier
  • Envoi par SMS ou pas fax d’alertes, de confirmations ou toute autre information aux destinataires définis
  • Gestion des accusés de réception et journalisation
De nombreuses utilisations et possibilités…
Contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr

Les grandes lignes de Use it Messaging Open Set

Routage automatique des documents entrants (papier, email, fax, fichier bureautique, données…) vers les boites individuelles, listes de distribution, clients web, réseau, imprimantes ou bases de données…

Acquérir correctement les flux et :
– les échanger,
– les transformer,
– les convertir,
– les transmettre ou les déposer
… et les suivre en temps réél !

Le Green IT
Consommation électrique réduite, durée de vie du matériel étendue.
Mutualisation des plateformes pour réduire le bilan carbone !

TCO

Réduire les coûts de possession du matériel,
de son exploitation et des licences associées

Exploitation de tous les canaux de communication de l’entreprise pour les faire communiquer entre eux.

Diffuser tout type de flux selon le circuit nécessaire

Intégrer en GED et Archiver

GTR

Réduire le temps de rétablissement
en cas de panne

Evolutivité :
Optimiser l’évolution des plateformes

Les atouts de la communication multicanal

  • Augmentation de la productivité : plus besoin de se déplacer , de manipuler différents supports, fichiers ou applicatifs
  • Réduction (voire suppression) des coûts de consommables (papier, toner…) et matériel dédié (télécopieurs, serveurs) = Eco-attitude
  • Sécurisation des échanges : plus de papier ni d’accusé de réception qui « trainent », plus de documents échangés dans des formats disparates : processus gérés et administrés avec notification d’état en temps réél
  • Simplicité d’utilisation en tirant parti des systèmes et outils installés et déjà exploités dans votre infrastructure : client de messagerie, applications, Erp, CRM, etc.
  • L’assurance de la sécurité avec la valeur probatoire du document.

Disponible aussi en mode SaaS

Découvrez Use it Fax SaaS
Conservez vos habitudes de travail

Utilisez tous les outils déjà en place

Utilisez la messagerie de votre choix


Transformez les documents selon le format attendu

Véritable Preuve Juridique

Horodatage, Intégrité
Non répudiation par le destinataire

Passez à Use it Messaging Open Nine

Profitez de votre serveur de fax actuel pour utiliser
les services du MultiCanal

Les fonctionnalités

Client web pour un accès de partout, 24/7 : accès client web pour envoyer, recevoir et gérer tous les flux via n’importe quel navigateur, sur tout support : PC, smartphones, tablettes…

Compatible Windows 2012, 2016

Disponible en mode SaaS ou Licence-On Premise

de Use it Messaging Open Nine

Prévisualisation des documents émis, reçus et des pièces jointes.

Personnalisation des rapports de transmission et des messages : modèles types ou particuliers

Microsoft Exchange 2016, Notes d’IBM : mail-to-fax / fax-to- / mail-to-sms

Fonctionnalités Use it Messagiing Open Nine