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Dématérialisation Factures BtoB
Dématérialisation fiscale de factures, une relation BtoB en plein essor

La technologie et la pratique de la dématérialisation de facture semblent avoir démontré suffisamment de maturité pour convaincre les entreprises. En effet, les  organisations qui dématérialisent bénéficient de nombreux avantages : processus de traitement améliorés, relation clients-fournisseurs renforcées (voir notre page facture dématérialisée pour plus de détails). Par ailleurs, lorsqu’elles dématérialisent fiscalement leurs factures, elles bénéficient d’échanges sécurisés, gagnent en productivité et réduisent leurs coûts de traitement.

Selon diverses études réalisées ces dernières années, toutes les entreprises françaises sont potentiellement concernées par la dématérialisation des factures (à court ou moyen termes).

Découvrez d’ailleurs comment réduire vos coûts et conforter vos relations commerciales en dématérialisant vos échanges de données sur notre page dédié ici.

use it suite plateforme dematerialisation De la dématérialisation papier à la dématérialisation fiscale ou dématérialisation des factures
Il existe trois manières de dématérialiser les factures :

  • La dématérialisation de factures papier qui consiste à transmettre une facture par une solution de scanning avec une lecture automatique du document à la réception.
  • La dématérialisation simple, sous forme de fichier électronique (télétransmission, PDF,…)
  • La dématérialisation dite facture électronique qui constitue un échange structuré (EDI, XML, csv, …) ou non (PDF obligatoirement signé électroniquement), et qui s’effectue dans le respect des modalités imposées par la Direction Générale des Impôts (DGFiP).

Dans le cas d’une solution de la facture électronique, l’exemplaire électronique fait foi d’original auprès de l’administration fiscale (Article 289 bis du Code Général des Impôts).

Les données constituant la facture électronique sont extraites de votre système d’information, ce qui évite les erreurs de ressaisie, réduit les délais de traitement et d’expédition et l’encombrement d’un archivage papier.

Choisir une solution de dématérialisation complète, de bout en bout, du fournisseur à l’acheteur permet une approche avec un gros potentiel d’économie et répond à un cadre juridique très exigeant. Une solution en mode SaaS est aussi intéressante à étudier.

use it suite plateforme dematerialisation Les bénéfices

L’utilisation de la dématérialisation des factures en mode SaaS ou en mode licence présente de nombreux avantages :

  • Gains financiers

Le coût moyen d’une facture papier s’élève en moyenne à 17€ en émission (saisie, impression, papier, enveloppe, affranchissement, archivage) et tout autant en réception (traitement à l’arrivée, archivage).
Le coût d’une facture dématérialisée est estimé à moins de 4€ en émission ou en réception pour un espace d’archivage réduit (sur un serveur).

  • Gains de productivité

Le traitement des factures papier émises s’étale en moyenne sur 10 jours. La dématérialisation des factures permet une émission beaucoup plus rapide de la facture après réception du bon de commande.

  • Gains de sécurité

Les données échangées présentent une traçabilité, une authenticité et une intégrité garanties par l’intégration parfaite de Use it Flow dans votre système d’information.

  • ROI rapide

Rentabilisée en quelques mois selon l’avancement des projets de dématérialisation fiscale de factures avec vos partenaires grâce à :
– la suppression des coûts directs
– la réduction des cycles commande/livraison/facturation et paiement (virements et prélèvements bancaires conformes aux nouveaux échanges SEPA et protocole Ebics).

Découvrez en détails comment réduire vos coûts et conforter vos relations commerciales en dématérialisant vos échanges de données sur notre page dédié ici.

 use it suite plateforme dematerialisation Exemples de pratiques en Grande Distribution

Le témoignage de MDP Distribution qui dématérialise  9000 factures par an

« Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à gérer un grand nombre de  factures. Il est primordial que nous puissions assurer la gestion de ces données en nous appuyant sur une solution de dématérialisation fiable et simple d’utilisation. Nous sommes très satisfaits de notre solution Use it Flow. L’interface web constitue un vrai plus pour unegestion optimale de nos fichiers au quotidien ». Lire la suite…

Sodastream : témoignage ici

use it suite plateforme dematerialisation Vos factures électroniques avec une solution professionnelle

Parce que chez Prologue Numérique nous sommes conscients de vos préoccupations, nos solutions, sont le fruit d’un développement basé sur une longue expérience en matière de dématérialisation et d’EDI, développé en partenariat avec les experts et organismes métier compétents (GS1, Edificas, banques etc…), est étudié pour que la dématérialisation fiscale de la facture soit pour vous un levier de productivité.

Pour répondre à vos attentes, notre plateforme Use it Flow Open Set vous offre de nombreux avantages :

  • Amélioration de la productivité
  • Automatisation des tâches du processus de facturation
  • Utilisation des derniers protocoles de communication
  • Gestion fine des droits d’accès à l’interface web 2.0 de Use it Flow
  • Amélioration de la sécurité de vos échanges
  • Intégration parfaite dans votre SI existant
  • Conformité parfaite aux réglementations légales et fiscales de contrôle, de  dématérialisation et de restitution des factures
  • Amélioration de vos relations commerciales
  • Flexibilité et évolutivité de la solution
  • Choix du mode : SaaS (externalisé) ou licence (utilisation en local)

 

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gs1partenaires.pngTélécharger ici le Guide des bonnes pratiques de la facturaiton électroniques, publié par GS1 et Galia

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Les Gains de la Facture Electronique en 2017

Quelles gains avec une facturation électronique ?

Une mise au point s’impose aujourd’hui :

Etat des Lieux :

La facture est une pièce une pièce justificative qui, outre son rôle en matière de TVA, doit être produite afin de justifier l’écriture comptable d’achat ou de vente qu’elle concerne.
En cas de contrôle fiscal, l’administration vérifie ainsi le respect de la réglementation et les montants déclarés en matière d’Impôts sur les Sociétés (IS) et de Taxe sur la Valeur Ajoutées (TVA).

Le cas de la Facture Electronique :

La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur.

Si elle est scannée ce n’est pas une facture électronique, par contre, si elle est dûment construite, elle permet de supprimer le flux papier et elle garantit les 3 grands principes : Authenticité, Intégrité et Lisibilité de la facture.

Les gains de la facture électronique sont tout d’abord la réduction des coûts « matériels » via la suppression du papier, des impressions et frais liés et surtout de l’affranchissement…
Les coûts administratifs sont aussi non négligeables avec la suppression des manipulation de  papier, la diminution des temps de traitement et de transmission des factures, les risques de perte…

Diminuer mes coûts administratifs

  • Suppression du papier
  • Suppression de l’impression et des frais liés
  • Suppression de l’affranchissement
  • Suppression de la manipulation des papiers, du classement et du temps que sollicitent toutes interventions manuelles
  • Suppression de la ressaisie et des erreurs possibles
  • Diminution du temps de transmission des factures
  • Simplification du traitement des factures
  • Limitation des risques de pertes

cost-savings

Diminuer mes coûts d'Archivage

  • Suppression du lieu de stockage physique : réduction de m²
  • Utilisation d’un espace de stockage électronique sécurisé et adapté

Archivage à valeur probatoire Prologue Numérique

Automatiser et améliorer les processus de traitement de l'information

  • Rapidité de traitement,
  • Intégration automatique des données
  • Rapprochement des données et identification des litiges pour un traitement rapide
  • Réduction des erreurs de ressaisie manuelle
  • Sécurisation de l’information véhiculée

Assurer un meilleur accès et un meilleur suivi de mes documents via :
  • La centralisation des données avec de multiples accès,
  • L’accès immédiat aux archives,
  • La traçabilité des factures
  • La visibilité instantanée des  opérations en cours pour un suivi fin et une réactivité accrue

Améliorer la relation avec mes  partenaires commerciaux :
  • En fiabilisant les données échangées,
  • En répondant au cahier des charges de mon donneur d’ordres,
  • En permettant un traitement plus rapide et une diminution des litiges

healthcare

Dématérialisation des factures

Toutes les bonnes raisons de se lancer...

Efficacité et Productivité

S’affranchir de toute saisie, identifier les litiges pour accélérer les traitements et raccourcir les délais de paiement

Centralisation et Interopérabilité

Une plateforme unique pour toutes les factures, entrantes ou sortantes
Pour tout format et tout type de factures en fonction des exigences de chaque acteur

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Economies

Une solution automatisée pour réduire les coûts et les délais de traitement et de règlement

Gains prévisionnels sur le traitement d'1 facture

3 € à +6€ / mois / facture

  • 5€ = Coût d'une Facture Dématérialisée en Emission contre 8€ à 9€ pour une facture papier émise
  • +13€ = Coût de traitement d'une facture papier entrante contre 7€ pour une facture dématérialisée
Simplification des processus

Un point d’accès unique pour mutualiser les échanges
entre différents partenaires, clients, fournisseurs

Sécurité et Conformité

Mise en oeuvre et formats normés
Limite les risques technologiques et assure la pérennité des données
Archivage à valeur probatoire

Réduisez vos coûts & Confortez vos relations commerciales : Dématérialisez !

La facture dématérialisée est aujourd’hui un vecteur important d’optimisation et d’économie pour les entreprises, elle assure et conforte aussi les relations commerciales.

⇒ Productivité améliorée en se concentrant sur son coeur de métier

⇒ L’Assurance d’échanges sécurisés et réglementaires avec le respect des normes standards et de la législation de la dématérialisation des factures

⇒ L’Archivage sécurisé et normé à valeur probatoire. La traçabilité des factures.

⇒ Un engagement fort auprès de vos clients et fournisseurs qui leur assurent un suivi et des échanges commerciaux rapides et sécurisés.

Un outil UNIQUE pour TOUS les échanges commerciaux

  • Factures intégrées à votre système d’information, vos gestions financières. Traitées et stockées au bon endroit.
  • Tous les formats sont certifiés, validés et sécurisés, quelque soit le « support » :
    • papier ou fax
    • facture simple
    • facture fiscale
    • PDF signé

Les gains ? Ok ! mais maintenant vous faites comment pour mettre en place ?

Les principes, les points clés pour bien choisir... et les solutions !

Quelles solutions pour une facturation électronique performante et adaptée ?