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Factures Fournisseurs image Les Gains de la Facture Electronique en 2017

Les Solutions pour une facture électronique performante et adaptée

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Quelles solutions pour une facturation performante et adaptée ?

Nous avons déjà vu quels sont les gains de la facture électronique (lire l’article consacré). Attaquons-nous maintenant aux solutions qui favorisent ces gains…

rep_francaiseLes Textes à prendre en compte

Tout d’abord, regardons les obligations et textes des directives, qui devront, bien entendu, être prises en compte dans les solutions à étudier.

Directive 2010/45/UE du Conseil de l’Union européenne a pour objectif de définir une législation harmonisée pour la facture afin de faciliter les échanges commerciaux des entreprises au plan européen.

L’article 289 du Code des Impôts, quand à lui, impose l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture qui doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article. Leur transmission et mise à disposition sont soumises à l’acceptation du destinataire.

Pour satisfaire aux conditions prévues, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

  1. Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;
  2. Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie (au a du 2 de l’article 233 de la directive 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006) précitée en ce qui concerne les règles de facturation. Un décret précise les conditions d’émission, de signature et de stockage de ces factures ;
  3. Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret.

Les 3 Grands Principes

Selon les textes de loi précisés ci-dessus, les entreprises doivent donc garantir :

L'Authenticité de l'origine de la Facture

Il faut être en mesure de prouver que l’émetteur de la facture est bien celui indiqué dans les données de la facture.

Comment ?
Par des contrôles documentés, un système sécurisé garantissant l’origine de la facture et par la signature électronique.

L'Intégrité du Contenu

Il faut garantir que le contenu de la facture ne peut pas être modifié, lors de l’échange, puis pour toute la durée de conservation légale de la facture.

Comment ?
Par des contrôles documentés, la signature électronique et un système d’archivage électronique (SAE) …

La Lisibilité de la Facture

La facture doit être lisible par un être humain, à tout moment, aujourd’hui comme demain (durant le durée légale de conservation).

Comment ?
Grâce au format PDF qui permet une lecture immédiate, soit nativement si la facture a été créée dans ce format, soit grâce à une «impression lisible » d’un fichier informatique respectant un langage structuré (EDIFACT, XML, autres…)

Les 3 voies de sécurisation

Pour garantir ces 3 principes, vous avez le choix entre 3 modes d’échange :

Piste Audit Fiable

Elle permet d’échanger tout type de fichier non structurés « word, excel, PDF ».

De la même façon que pour une facture papier, l’entreprise prouve la réalité de la transaction grâce à une série de contrôles documentés pouvant être audités.

Signature Electronique

Une signature électronique avancée, basée sur un certificat qualifié, répond aux exigences légales de signatures à l’égard de données électroniques de la même manière qu’une signature manuscrite réponde à ces exigences à l’égard de données manuscrites ou imprimées sur papier.

Elle est également recevable comme preuve en justice.

EDI ``complet``

C’est l’utilisation d’un système d’«Echange de Données Informatisées ».

Les données sont échangées dans un format informatique structuré, le prestataire EDI garanti le respect des conditions nécessaires à la sécurisation de la facture.
Par exemple, avec les solutions EDI certifiées par Gs1 France et ses adhérents (dont Prologue Numérique)

Les questions à se poser pour bien choisir sa solution

Voici les points à contrôler pour bien choisir sa solution de facturation électronique, en respectant la législation et les obligations mais aussi les contraintes et exigences de votre métier ainsi que votre organisation :

 La simplicité de déploiement, de mise en oeuvre et d’utilisation de la solution. Plus la solution choisie sera en adéquation avec votre système d’information en place et vos outils de gestion, plus elle se « fondera en toute transparence » dans son utilisation quotidienne.

 Une solution  adaptable et conforme aux différents mode de sécurisation (comme vu précédement) vous offrira le choix entres les 3 modes de sécurisation. Effectivement, le mode adapté à votre process d’aujourd’hu ine sera pas forcement celui de demain. L’accroissement de vos activités (ce que nous vous souhaitons !) peut entraîner très rapidement la nécessité d’un mode de facturation électronique plus « avancé ou automatisé ».

L’Archivage sécurisé et normé à valeur probatoire. La traçabilité des factures est un point important dans un process de facturation électronique. Différentes certifications existent et sont amenées à évoluer, le choix d’une solution certifiée est donc nécessaire (voir notre détail en page SAE – Système d’Archivage Electronique).

⇒ Une solution connectée au portail Chorus Pro pour vos factures vFactures Chorus Pro CPers la sphère publique. Autre point de législation actuelle, depuis janvier 2017, les
factures à destination des entités publiques doivent être déposées sur le portail Chorus Pro. Découvrez tous les détails concernant le projet Chorus Pro sur notre site dédié ici

=> Une solution EDI certifiée sur la facture électronique est aussi un gage de grande sécurité et surtout d’évolutivité. Ces solutions certifies les points nécessaires à la législation en cours mais aussi leur intégrité et la sécurisation des données. La certification GS1 en matière de facture électronique est alors un gage de qualité et de confiance (voir le site GS1 )GS1 Partenaires

Une facturation performante et adaptée ?

Alors voici la conclusion des points à prendre en compte pour bien mettre en oeuvre votre facturation électronique :

  • Diminution coûts administratifs et de l’archivage
  • Automatiser pour améliorer les traitements
  • Meilleur accès et meilleur suivi
  • Améliorer les relations commerciales

Voir notre article dédié « Quels gains avec la facture électronique »

Prendre en compte la législation d'aujourd'hui et de demain

Pouvoir y répondre, dans les conditions nécessaires.

Choisir la voie de sécurisation adaptée à mes besoins et aux exigences extérieures

  • La piste d’audit fiable
  • La signature électronique avancée
  • L’EDI complet

Les points à valider pour une solution adaptée :

  • La Simplicité de la solution
  • Solution adaptée et évolutive
  • L’archivage
  • La Conformité aux différentes obligations & règlementations