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image Exemples concrets de factures électroniques image L’EDI pour s’assurer d’échanges de factures aux normes

Le PDF signé, une solution de facture électronique BtoB

Facture PDF signé Prologue Numérique

Le PDF signé, une solution de facture électronique BtoB

La dématérialisation fiscale sous forme de fichier PDF est cadrée par l’article 289-V du code général des impôts :  Voir en détail la page dédiée service_public_pro

 

L’authenticité de son origine (par l’identification de l’émetteur) et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

  • soit au moyen d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
  • soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque : […] dont le courrier électronique avec un fichier PDF joint.
Les textes concernant la Signature Electronique :

– Le signataire de la facture est celui qui détient et met en œuvre le moyen de signature :

  • Il peut s’agir d’une personne morale auquel cas le cachet peut être produit automatiquement lors de l’envoi des factures,
  • ou d’une personne physique (on parle alors de signature) émettant les factures après les avoir signées en son nom pour le compte de l’entreprise.

La Signature avancée (RGS*) ne dispense pas de la piste d’Audit fiable :

  • La signature électronique conforme au RGS une étoile peut aussi sécuriser les factures électroniques dès lors que des contrôles établissant une piste d’audit fiable sont mis en place dans l’entreprise.
  • Dans ce cas, il n’est pas nécessaire que le dispositif de création de signature ou le dispositif de création de cachet serveur ainsi que le prestataire de service de certification électronique soient qualifiés au sens du décret n° 2010-112 du 2 février 2010.

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Le PDF signé, une réponse aux exigences de la facture électronique

Simplicité

  • Acceptation tacite des 2 parties
  • Imprimante virtuelle
  • En SaaS pour simplicité et économie

Sécurité

  • Signature électronique
  • Transmission de la facture PDF au distant par mail tracé
  • Evolution du service selon les normes règlementaires à venir

Conservation et Légalité

  • Archivage à valeur probatoire
  • Présentable en cas de contrôle fiscal
  • Conservation durant la durée légale (à 2017 = 10 ans)

Process possible de facture PDF signé

Un chaînage simple, sécurisé et légal qui permettra la justification auprès de l’administration fiscale.

Schéma Facture PDF Signé Prologue numérique

3 services pour assurer les factures

Pour orchestrer l’ensemble du process de la facture, 3 services sont nécessaires (dont l’archivage pour garantir la valeur probatoire)

Le PDF signé

Production du PDF (+pièces jointes si besoin) et apposition des signatures électroniques

Mail Tracé

Transmission par service de mail les données de facture PDF de manière sécurisée et normée = principe du courrier recommandé

Archivage à valeur légale

Pour archiver électroniquement en tenant compte de la durée légale de conservation et dans le respect des règles établis pour une piste d’audit fiable

Le PDF signé

La diffusion de factures en PDF est tout d’abord un solution de simplicité pour de nombreuses entreprises.

Effectivement il suffit de l’acceptation tacite des 2 parties sur la voie électronique (le récepteur n’a besoin que d’une boite email et d’un accès internet).

De plus, une simple imprimante virtuelle gratuite est nécessaire (ou bien via une solution de création assistée de PDF ).

Une solution en SaaS est aussi facteur de simplicité et d’économie, pour éviter les mises à jour, la mainteance du matériel et assurer l’évolution et la continuité du service.

La production du PDF est simple :

– A la sortie de l’Erp (outil de facturation), avec une imprimante virtuelle (ou solution pro),
– Grâce à un connecteur associé à l’Erp

Puis récupération de la facture PDF pour signature en mode cachet serveur,  conforme RGS* qui consiste à prouver l’identité de l’émetteur de la facture.

Le signataire est la Personne Morale émettrice de la facture.

La signature électronique peut être déléguée (en SaaS) ou locale.

=> Garanties de l’authenticité et de l’intégrité de la facture

Le service Mail Tracé

Mail Sécurisé Prologue Numérique

Le service Mail Sécurisé c’est la transmission via email de la facture PDF de manière sécurisée et normée : c’est le principe du courrier recommandé électronique !

  1. Récupération/production de la facture PDF pour signature en mode cachet serveur,  conforme RGS*. Le signataire est la Personne Morale émettrice de la facture.

=> Garantie de l’authenticité

2. Envoi en mode sécurisé d’un mail contenant un lien de téléchargement (et donc sans limitation de taille de fichiers).

3. Réception par le destinataire d’un mail de notification contenant le lien via connexion sécurisée.
Traçage horodaté validant la récupération de la facture par le client.
Via le lien ainsi reçu dans le mail de notification, le destinataire accède à un espace sécurisé (connexion ://https) qui comporte :

– la date de l’envoi
– les destinataires principaux et en copie
– l’objet
– le corps du message
– les pièces jointes
– un fichier ZIP contenant l’ensemble des pièces jointes.

=> Garanties de l’intégrité et de la lisibilité de la facture

 

Voir aussi notre page dédiée au PDF signé ici

 

L’Archivage à valeur probatoire

Archivage à valeur probatoire Prologue Numérique
L’Archivage à valeur probatoire (ou SAE pour Système d’Archivage Electronique) c’est la création d’une archive XML contenant : la facture et les pièces éventuellement attachées, les signatures et les états de transmission.

Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée à l’archivage à valeur probatoire ici