La norme NF Z42-026… suite… mais pas fin… ce n’est que le début d’une longue et nouvelle aventure !
Nous avons vu hier (voir article ici), ce qu’est cette norme, pour qui et pour quels types de documents. Précisons maintenant les cas d’usages :
Les quatre cas d’usages de la norme :
La norme distingue quatre cas d’usages différents. Il est important de bien comprendre leurs différences car la Convention de Numérisation va spécifier les responsabilités et les exigences des acteurs que sont le Donneur d’Ordre et l’OPérateur en grande partie en fonction du cas d’usage concerné.
La norme décrit :
- La numérisation d’un stock en mode centralisé ou décentralisé.
- La numérisation d’un flux en mode centralisé ou décentralisé.
| Numérisation de stocks (S) | Numérisation de flux (F) | |
| Moyens Centralisés (C) | CS Numérisation centralisée de stock Exemple : Reprise d’une ancienne collection de dossiers | CF Numérisation centralisée de flux Exemple : Numérisation centralisée du courrier entrant |
| Moyens Décentralisés (D) | DS Numérisation décentralisée de stock Exemple : Dématérialisation à la demande effectuée par un service d’archives pour un service métier | DF Numérisation décentralisée de flux Exemple : Numérisation au guichet d’accueil d’usagers ou de clients particuliers |
Le mode centralisé est associé à une entreprise de numérisation dédiée alors que le mode décentralisé est associé à un mode de numérisation autour du poste de travail sans organisation dédiée au processus de numérisation.
Par exemple :
- La numérisation d’un stock d’archives papier par un prestataire de numérisation est assimilé à la numérisation d’un stock en mode centralisé. CS
- La numérisation des courriers papier qui entrent dans une entreprise via un service courrier centralisé correspond au cas de numérisation d’un flux centralisé. CF
- La numérisation de documents papier par un service d’archivage suite à des demandes de communication correspond à une numérisation de stock mais en mode décentralisé. DS
- La numérisation d’une facture sur un MFP par une personne du service comptable est assimilée à une numérisation d’un flux décentralisé. DF
La norme NF Z42-026, jusqu’où va-t-elle aller ?
La numérisation de documents papiers sans archivage est assez fréquente avec l’utilisation des applications de GED ou dans la vie courante d’une entreprise (distribution de courrier, …). Mais lorsque la réglementation propose de numériser des documents papiers dans le but de les détruire, la nécessité de s’équiper d’une chaîne de capture intégrant la numérisation et l’archivage à vocation probatoire devient un enjeu non négligeable.
La norme NFZ42-013 plébiscitée par de nombreux acteurs comme norme de référence pour la mise en œuvre d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), intègre depuis son origine le périmètre de la numérisation. La marque NF 461, processus de certification d’un SAE à vocation probatoire, propose déjà de certifier le processus de numérisation et/ou d’archivage.
Cependant, les prestataires de la numérisation ont souhaité créer un nouveau texte exclusivement dédié au processus de numérisation. L’objectif avoué consiste à retirer de la prochaine révision de la norme NF Z42-013 la partie qui traite de la numérisation. Cette révision de la NF Z42-013, en cours de rédaction, ferait alors référence à la norme NF Z42-026 pour les SAE qui souhaitent intégrer le périmètre de la numérisation. Viendra alors le temps où le référentiel actuel de la marque NF 461 devra être révisé à son tour pour prendre en compte la nouvelle révision de la norme NF Z42-013 ainsi que la nouvelle certification basée sur la norme NF Z42-026.
… ça y est vous savez presque tout sur cette norme… demain nous récapitulerons et concluerons sur le sujet
Bien à vous et à demain
