Quels sont les grands principes de la facture électronique et comment les mettre en place ?

La facture électronique ou dématérialisation des factures, faite dans les règles de l’art ,  garantit alors les 3 grands principes :

Authenticité, Intégrité et Lisibilité , tant du côté émetteur que de celui du destinataire.

Effectivement selon les textes de loi, je dois garantir dans tous les cas :

• L’authenticité de l’origine de la facture :
  • Prouver que l’émetteur de la facture est bien celui indiqué dans les données de la facture
• La lisibilité de la facture :
  • La facture doit être lisible dans le temps
• L’intégrité du contenu :
  • Garantir que le contenu de la facture ne peut pas être modifié, ni lors de l’échange actuel ni durant toute la durée de conservation légale de la facture.
    A ce propos : les délais de conservation légale (souvent cités par Revue Fiduciaire) sont de :
    • 5 ans en matière commerciale (litiges commerciaux)
    • En matière fiscale : 6 ans
    • En matière comptable, la conservation des pièces justificatives est de 10 ans (usage courant).

Le contrôleur fiscal doit pouvoir vérifier tous ces points qui seront aussi recevables en cas de litige commercial.

Pour la mise en place des 3 grands principes, vous avez le choix entre ce que l’on appelle les 3 « voies de sécurisation » mixables ou pas :

– la piste d’audit fiable
– la signature électronique
– l’EDI

Voie 1. La piste d’audit fiable

L’entreprise doit mettre en place des contrôles pour prouver que la facture correspond bien à une commande, une livraison etc. autant pour les biens ou pour les services, quelle soit d’ailleurs en papier ou en électronique et différente des 2 autres voies que sont la signature électronique et l’EDI.
Ces différents documents permettront d’apporter la preuve de la validité de la facture et de pouvoir aisément démontrer au contrôleur fiscal (ou lors de toute réclamation commerciale) de la fiabilité des processus dédiés à la facturation.

Si vous ne faites ni de la signature électronique ni de l’EDI, c’est la piste d’audit fiable qui doit prouver les 3 grands principes que sont l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de votre facture électronique.

Par exemple : l’envoi des factures en pièce jointe dans un email, doit prouver la véracité de votre facture par la conservation des pièces originales (commandes, BL, factures papier).
Les transactions de factures doivent être documentés et recevables
Les contrôles établissant la piste d’audit doivent permettre de s’assurer que le passage de l’un à l’autre des documents est traçable dans les deux sens.
Ces process de documentations sont particuliers à chaque assujettis. Il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l’ampleur et les moyens des contrôles à mettre en place pour garantir les 3 grands principes cités ci-dessus.
Autrement dit, ils permettent d’établir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l’opération facturée.

C’est donc à chaque entreprise de prendre en charge et de s’assurer de la véracité des documents échangés.

Pour consulter les textes officiels : voir l’extrait du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts ici 

Pour se dédouaner de cette 1ère voie, il y a aussi 2 autres voies qui assurent d’office les 3 grands principes :
La signature électronique (voir ici notre page produit dédiée) ou l‘EDI (à voir ici).