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Comparatif GED / Sauvegarde / SAE La norme NF Z42-026

L’Archivage, pour quoi faire ?

Tout d’abord, Archiver, oui mais quoi ?

Tous les documents n’ont pas la même valeur juridique, aussi le coût de la mise en place d’une solution d’archivage, va se calculer en fonction des enjeux.

Dans le secteur privé, les documents les plus sensibles sont généralement les factures. Elles sont donc les premières à être concernées par une solution d’archivage.

Comme elles sont de plus en plus souvent dématérialisées, et qu’un process numérique a déjà été mis en place, autant les confier à un SAE (Système d’Archivage Electronique) afin de ne plus les imprimer et tendre vers le « 0 » papier…

Archiver, oui mais comment ?

Vous pouvez décider d’investir dans un logiciel de SAE vous allez alors avoir besoin d’une station d’accueil pour installer l’outil, du personnel va être formé à son utilisation, vous allez devoir gérer la plateforme dans sa globalité et l’administrer.

Vous pouvez aussi choisir de passer par les services d’un tiers-archiveur, pour bénéficier de nombreux avantages :

  • Sur le plan technique et métier :
    • Vous n’avez pas d’infrastructure informatique à mettre en œuvre
    • Vous n’avez pas à acquérir des compétences d’archiviste
    • Vous n’avez pas de politique d’archivage à formaliser
  • Sur le plan juridique :
    • Vous êtes dé-responsabilisé au regard des obligations induites
  • Sur le plan opérationnel :
    • Les versements se font automatiquement depuis vos applications
    • D’autres documents pourront faire l’objet de dépôt avec d’autres profils (Bulletins de Salaire par exemple)
Archiver, oui mais combien ça coûte ?

Vous avez, entres autres, deux options présentées ici :

Pour la solution internalisée, vous seront facturés des frais d’installation, de formation, de maintenance et de support. Il faudra, bien sûr, pour respecter la norme officielle NF Z42-013, prendre en compte les structures matérielles liées au volume des données à conserver, mais également à toutes les informations qui leurs sont liées (journaux, rapports de contrôles, éléments de signatures des bordereaux de versements, etc…) sans omettre la réplication de toutes ces informations.

Dans une solution confiée à un tiers-archiveur, seuls, une mise en place de votre connexion personnalisée au SAE, ainsi qu’un abonnement annuel et un hébergement de vos Gigas de données vous seront facturés…

Pour avoir le détail de ces 2 options et étudier celle qui vous conviendrait le mieux, n’hésitez pas à contacter nos experts au 01.69.29.39.49 ou directement par mail à contact@prologue-numerique.fr

Bien à vous,