La norme NF Z42-026… en attendant le « 0 » papier…

La Commission de Normalisation 171 de l’Afnor a créé cette nouvelle norme, la NF Z42-026, pour définir les règles de l’art en matière de numérisation des documents sur support papier. Elle définit et spécifie les processus de numérisation des documents sur support papier et les contrôles à mettre en œuvre pour réaliser des « copies fidèles ».

La norme NF Z42-026  aborde également le processus complet de transformation numérique du document papier. Le sujet démarre avec la collecte des documents à numériser,  puis par la préparation des lots, pour terminer par la numérisation proprement dite et les contrôles de qualité qui y sont associés. Elle traite également des traitements post numérisation comme l’amélioration des images numérisées, l’indexation avec ou sans LAD. Enfin, elle conclut par la constitution des livrables numériques que sont d’une part la fourniture des copies fidèles et d’autre part les éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation.

Elle vous permet, en dernier lieu, de penser à la potentielle destruction définitive du papier.

L’original, la copie fiable et qu’est-ce qu’une copie fidèle ?

Un original c’est :
Un document nativement produit sur son support papier ou numérique.

Une copie numérique c’est :
Le résultat de la translation d’un document original papier vers une forme   numérique.

L’ordonnance du 10 février 2016 avec l’introduction de l’article 1379 dans le Code civil confère à la copie numérique la même valeur que l’original, sous certaines conditions:

« La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique.

Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée. »

La copie numérique possède une valeur probatoire, à deux conditions :

• Qu’il s’agisse d’une copie fidèle produite via des procédés spécifiques de numérisation préservant l’intégrité du document
• Que cette copie soit préservée dans un système d’archivage pérenne, c’est-à-dire un SAE à vocation probatoire tel que le définit la norme NF Z42-013 relative à l’archivage électronique.

Une copie fidèle est le résultat du processus de numérisation  décrit dans la CdN, garantit par une méthode cryptographique permettant d’assurer son intégrité (empreinte, horodatage, cachet électronique).

Une norme, oui ! Mais pour qui ?

Dans un premier temps il faut déterminer quels sont les acteurs mis en présence. Il est obligatoire de définir les responsabilités et les rôles de chacun des acteurs dans le processus. La Convention de Numérisation (CdN), pierre angulaire de la norme NF Z42-026, ce document principal permet de décrire et de détailler le ou les processus qui seront mis en œuvre pour générer des copies fidèles selon le ou les cas d’usages identifiés.

La norme distingue deux catégories d’acteurs : le donneur d’ordres (DO) et l’opérateur (OP). La norme NF Z42-026 est destinée principalement aux prestataires de numérisation et aux services internes des entreprises ou organismes tel qu’un service courrier.

Mais elle s’adresse également aux personnes qui souhaitent numériser des documents en utilisant des scanners ou copieurs MFP sans avoir recours à des prestataires externes. Dans ce dernier cas, le « DO » et l’«OP » sont la même personne.

Quels types de documents sont concernés ?

L’objectif initial est de permettre la numérisation des documents échangés entre les acteurs économiques. Il s’agit des documents sur support papier courants comme les contrats, les documents administratifs ou commerciaux et certains types de documents particuliers comme les chèques. Sont aussi concernés les plans et cartes, et les photographies.

Comme cette norme a aussi pour objectif de permettre la suppression du papier après numérisation, sont volontairement exclus les documents patrimoniaux, les radiographies médicales ainsi que tous les types de documents « non papier ».

Nous parlons ici, de tous les documents, y compris les factures, dès lors qu’il s’agit d’échanges commerciaux.

Demain nous irons plus loin sur le sujet en abordant les cas d’usages de la norme NF Z42-026 et jusqu’où peut-elle aller ?

Bien à vous,