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image Les Gains de la Facture Electronique en 2017 image Dématérialisation fiscale de factures, une relation BtoB en plein essor

Factures Fournisseurs en PDF

Facture Fournisseur PDF

Comment recevoir et intégrer mes factures fournisseurs reçues en PDF ?

Recevoir aujourd’hui des factures des fournisseurs au format PDF sur une boîte email est une pratique assez courante dans toutes les entreprises.

Mais comment intégrer ces factures dans votre système d’information ? en saisies manuelles ? automatiquement ? quels en sont les gains ? et surtout quelle sécurité ?

Focus sur les Factures Fournisseurs reçues au format PDF

Etat des Lieux :

1ers pas vers la dématérialisation (dite simple), l’échange de factures au format PDF reste une « semi-automatisation » qui nécessitera toujours un traitement manuel si le receveur en reste là. Ce type de »dématérialisation » peut donc s’avérer être un frein à l’accélération du traitement des factures si il n’est pas intégré automatiquement dans le process de gestion des factures.

De plus, n’oublions pas que la facture, est une pièce une pièce justificative qui, outre son rôle en matière de TVA, doit être produite afin de justifier l’écriture comptable d’achat qu’elle concerne.
En cas de contrôle fiscal, l’administration vérifie ainsi le respect de la réglementation et les montants déclarés en matière d’Impôts sur les Sociétés (IS) et de Taxe sur la Valeur Ajoutées (TVA).

La notion de respect de la législation est donc aussi un point important à prendre en compte.

Le cas de la Facture Electronique Fournisseur :

La facture fournisseur reçue électroniquement est une facture reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur… ce qui implique quelques règles à suivre…

La facture PDF est valide fiscalement, grâce aux efforts consentis par l’Etat pour simplifier la vie des entreprises

L’article 289 du CGI [extraits]

V. Authenticité de l’origine, Intégrité du contenu et lisibilité de la facture. De son émission, jusqu’à la fin de sa période de conservation

VI. Sont soumises à l’acceptation du destinataire.

L’authenticité de son origine (par l’identification de l’émetteur) et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

  • soit au moyen d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
  • soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque : […] dont le courrier électronique avec un fichier PDF joint.

L'intégration automatisée ?

Automatiser l’intégration des factures fournisseurs PDF reçues est une étape supplémentaire – indispensable aujourd’hui ? – vers des bénéfices flagrants et indéniables.

Effectivement, les coûts de fonctionnement restent encore aujourd’hui sources de plans à traiter en priorité. Pour aider à cette réduction, et y contribuer durablement, l’automatisation des échanges offre une réelle solution fiable, légale et sécurisé. Avec une réduction du temps de traitement et un suivi plus fin de la trésorerie, les relations clients-fournisseurs s’en voient amélioré par le respect des délais de paiement, des litiges réduits et traités plus rapidement.

cost-savings

OUI, pour bénéficier de nombreux atouts tels que :

  • Réduire vos coûts de fonctionnement*
  • Se libérer des contraintes manuelles de gestion
  • Respecter la législation avec des outils certifiés
  • Intégrer directement la facture reçue dans votre outil de comptabilité/finance/Erp
  • Archivage automatisée, sécurisée et légal
  • Gérer plus finement votre trésorerie

*OUI, pour réduire très significativement mes coûts admistratifs :

Quelles solutions pour automatiser la réception de mes factures PDF ?

La facture dématérialisée est aujourd’hui un vecteur important d’optimisation et d’économie pour les entreprises, mais elle assure et conforte aussi les relations commerciales.

Voici un chaînage possible avec la dématérialisation :

⇒ Réception des factures PDF par email

⇒ Récupération automatique du fichier PDF dans la messagerie

⇒ Extraction des méta-données du PDF via une fonction OCR/LAD

⇒ Intégration dans le circuit de validation avec ou sans signature électronique (parapheur électronique)

=> Transmission de la facture validée à l’ERP – gestion comptable – pour paiement

=> Ordre de virement automatisée avec l’Ebics TS

=> Archivage de la facture

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