EDI – Echange de Données Informatisé – pour des échanges de factures (ou autres documents) aux normes

L’EDI ça veut dire quoi donc ? et bien c’est l’Echange de Données Informatisé

C’est l’automatisation des échanges de factures à des normes qui garantissent alors la véracité des flux échangés (tant en factures sortantes qu’entrantes). L’EDI concerne aussi d’autres documents (pour « banaliser » l’EDI, pensez aux données qui transitent entre votre carte vitale chez votre pharmacien vers votre centre CPMA – Sécurité Sociale et mutuelle : ce sont des données de facturation entre 2 établissements qui parlent le même « langage » informatique. A ce propos vous avez tous déjà pû voir que les remboursements étaient beaucoup plus rapides qu’avant… c’est un des gros points forts de la dématérialisation des échanges = automatisation = rapidité).

C’est l’échange automatique de données entre deux ordinateurs au travers de messages standardisés.
Par exemple la norme EDIFACT de GS1 est une norme spécifique aux données de facture de la grande distribution (ou Galia pour les échanges du secteur automobile).

L’EDI automatise les échanges de factures comme tels :
1. Extraction des données automatique du logiciel de facturation de l’émetteur,
2. Traduction aux normes légales (GS1 par ex.) pour vous assurer des flux conformes et surtout compréhensibles par chaque partenaires
3. Transport et dépôt automatiques des données chez le récepteur

Et vice-versa…

Voici une petite illustration des échanges factures :

L’EDI peut être utilisé en mode licence – nommé aussi « on premise » –  ou en mode SaaS (Cloud) :
Les coûts sont différents et le choix du mode se fait souvent selon la volumétrie de factures échangée, mais pas que… cela peut aussi être un choix de l’entreprise. Effectivement chez Prologue Numérique certains de nos clients, qui gèrent de gros volumes de factures, préfèrent tout de même utiliser le mode en SaaS pour une question d’externalisation du process (pas de serveur dédié, pas de maintenance etc.), pour se dédouaner de toute infrastructure et organisation spécifique.

Pour assurer des échanges fiables et sûrs : il faut un prestataire EDI certifié, qui garantisse le respect & la sécurisation des factures, vous êtes alors sûrs que les données échangées sont aux normes actuelles, testées, certifiées et conformes = en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial : çela vous garantit les 3 grands principes que l’on a vu précédemment… et remplace aisément la piste d’audit fiable en automatisant et assurant vos échanges de factures.

L’EDI est une des voies de sécurisation préconisée par  et qui précise :

« Aux termes du 3° du VII de l’article 289 du CGI, les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des factures d’origine, à condition de respecter des conditions fixées par décret. […]

Les entreprises qui veulent transmettre leurs factures dans ces conditions doivent recourir à un système de télétransmission répondant à des normes équivalentes* à celle définie à l’article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de l’échange de données informatisées lorsque l’accord relatif à cet échange prévoit l’utilisation de procédures garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données. »

De plus, n’oubliez pas que l’EDI peut aussi s’utiliser dans de nombreux autre échanges de documents (voir notre page sur la plateforme globale de démat ici) : votre plateforme d’EDI devient alors un véritable orchestrateur de données qui pourront être diffusées par le canal attendu en externe, le type et la structure de fichiers nécessaires, extraites et déposées aux bons endroits… le tout automatiquement !

Gains de temps, d’exploitation, sécurisation et donc = ECONOMIES avec la réduction des coûts !

• A noter que Prologue Numérique est certifié Qualification Facture électronique EDI -2017 de GS1… pour en savoir plus et étudier en détails votre projet, n’hésitez pas à nous contacter au 01.69.29.39.49 !