Donnez une nouvelle dimension à votre relation vers les citoyens avec la dématérialisation des documents locataires !

Les technologies de dématérialisation d’aujourd’hui vous ont déjà conduit à échanger avec vos banques, les administrations et toutes autres organisations… mais vous pouvez aussi aujourd’hui les étendre à vos locataires.

La solution Use it Flow Open Set, met à la disposition du locataire, un espace d’échange, de classement et de coffre-fort électronique où vous pouvez déposer tous les documents que vous souhaitez lui transmettre depuis votre gestion locative : bail, état des lieux, avis d’échéance, quittance, relevé de charges …

Use it Flow Open Set Organismes Bailleurs Sociaux est la solution pour optimiser vos coûts d’édition papier en toute simplicité avec l’automatisation de vos envois électroniques.

Ce dépôt de documents a une valeur et une durée légales.

Les bénéfices pour les acteurs de l’habitat social

Economie

• Rationnaliser vos coûts d’éditique et réduire les frais d’envois :  Frais d’expédition réduits : le timbre numérique est plus économique que le timbre traditionnel. Vous réalisez en moyenne 50 % d’économies sur vos frais d’envoi (impression, mise sous pli, affranchissement …)
•  Optimisation de vos investissements : au-delà de la dématérialisation des échanges avec les professionnels, vous dématérialisez aussi vos échanges avec vos locataires.
  

  Amélioration des relations locataires

• Délai d’échanges de documents écourté : Ces derniers sont automatisés et vous assurez leur émission et réception en un temps réduit (dépôt immédiat).
• Diminution des litiges : avec l’automatisation des échanges, vous limitez l’attente et les litiges (avis d’échéance émis et reçus automatiquement, réduction des litiges de « non-réception »). Par exemple, avec l’image à valeur probante, votre locataire dépose les photos de son sinistre dans son coffre-fort électronique et vous permet de les récupérer (en s’affranchissant de la messagerie, qui ne permet pas l’échange de fichiers lourds). Horodatées et géo-localisées, les images ont alors une valeur probante pour l’assurance.
• Vous amplifiez simplement vos communications, en déposant toutes les informations personnalisées nécessaires dans le coffre-fort de votre correspondant, en toute confidentialité.
• Vous respectez le choix de vos locataires : Prologue Numérique vous permet de conserver l’alternative de l’édition papier (par vos propres moyens) pour les locataires qui n’auraient pas souscrit.
  

  Valorisation de votre activité

• Vous vous appuyez sur un partenaire technologique du monde de l’Habitat Social depuis de nombreuses années
• Les documents déposés ont une durée et valeur légales. L’original numérique à alors vocation probatoire, aux normes ISO 27001/AFNOR NF Z-42013 et labellisé FNTC
• Vous offrez à vos locataires un service supplémentaire à forte valeur ajoutée : l’échange, le classement et le coffre-fort pour tous leurs documents, sans aucune contrainte de gestion technique de votre part (pas de gestion des serveurs d’archivage …)
• Vous améliorez l’image du service social, et adoptez la Green-Attitude

Les bénéfices pour vos locataires

• Un coffre-fort électronique gratuit mis à disposition par son bailleur
• L’assurance du dépôt de tous les documents chez un fournisseur de confiance, neutre et pérenne : La Poste
• La centralisation dans un compte unique des documents destinés aux interlocuteurs de son choix : administrations, assurances, banques, opérateurs télécom, fournisseurs d’énergie employeur, achats en ligne …
• Le patrimoine documentaire personnel est sauvegardé de manière sûre et pérenne dans le temps en cas de sinistre comme un incendie ou une inondation (le compte Digiposte est une propriété personnelle à vie),
• La possibilité de revenir ponctuellement au format papier de manière légale et lisible par tous pour un document ou un ensemble de documents.
• La sécurité des données sauvegardées aux normes AFNOR en lien avec la politique de l’état vers l’économie numérique, un moyen légal de conserver tous ses documents
• La mobilité d’accès aux documents : accessible depuis n’importe quel navigateur, un simple accès à internet suffit (smartphone, tablette, PC, etc…). Les documents sont toujours disponibles et organisés. Accessibles même en cas de déménagement, de déplacements …