La technologie et la pratique de la dématérialisation de facture semblent avoir démontré suffisamment de maturité pour convaincre les entreprises. En effet, les organisations qui dématérialisent bénéficient de nombreux avantages : processus de traitement améliorés, relation clients-fournisseurs renforcées (voir notre page facture dématérialisée pour plus de détails). Par ailleurs, lorsqu’elles dématérialisent fiscalement leurs factures, elles bénéficient d’échanges sécurisés, gagnent en productivité et réduisent leurs coûts de traitement.
Selon diverses études réalisées ces dernières années, toutes les entreprises françaises sont potentiellement concernées par la dématérialisation des factures (à court ou moyen termes).
De la dématérialisation papier à la dématérialisation fiscale ou dématérialisation des factures
Il existe trois manières de dématérialiser les factures :
- La dématérialisation de factures papier qui consiste à transmettre une facture par une solution de scanning avec une lecture automatique du document à la réception.
- La dématérialisation simple, sous forme de fichier électronique (télétransmission, PDF,…)
- La dématérialisation dite facture électronique qui constitue un échange structuré (EDI, XML, csv, …) ou non (PDF obligatoirement signé électroniquement), et qui s’effectue dans le respect des modalités imposées par la Direction Générale des Impôts (DGFiP).
Dans le cas d’une solution de la facture électronique, l’exemplaire électronique fait foi d’original auprès de l’administration fiscale (Article 289 bis du Code Général des Impôts).
Les données constituant la facture électronique sont extraites de votre système d’information, ce qui évite les erreurs de ressaisie, réduit les délais de traitement et d’expédition et l’encombrement d’un archivage papier.
Choisir une solution de dématérialisation complète, de bout en bout, du fournisseur à l’acheteur permet une approche avec un gros potentiel d’économie et répond à un cadre juridique très exigeant. Une solution en mode SaaS est aussi intéressante à étudier.
Les bénéfices
L’utilisation de la dématérialisation des factures en mode SaaS ou en mode licence présente de nombreux avantages :
- Gains financiers
Le coût moyen d’une facture papier s’élève en moyenne à 17€ en émission (saisie, impression, papier, enveloppe, affranchissement, archivage) et tout autant en réception (traitement à l’arrivée, archivage).
Le coût d’une facture dématérialisée est estimé à moins de 4€ en émission ou en réception pour un espace d’archivage réduit (sur un serveur).
- Gains de productivité
Le traitement des factures papier émises s’étale en moyenne sur 10 jours. La dématérialisation des factures permet une émission beaucoup plus rapide de la facture après réception du bon de commande.
- Gains de sécurité
Les données échangées présentent une traçabilité, une authenticité et une intégrité garanties par l’intégration parfaite de Use it Flow dans votre système d’information.
- ROI rapide
Rentabilisée en quelques mois selon l’avancement des projets de dématérialisation fiscale de factures avec vos partenaires grâce à :
– la suppression des coûts directs
– la réduction des cycles commande/livraison/facturation et paiement (virements et prélèvements bancaires conformes aux nouveaux échanges SEPA et protocole Ebics).
Exemples de pratiques en Grande Distribution
Le témoignage de MDP Distribution qui dématérialise 9000 factures par an
« Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à gérer un grand nombre de factures. Il est primordial que nous puissions assurer la gestion de ces données en nous appuyant sur une solution de dématérialisation fiable et simple d’utilisation. Nous sommes très satisfaits de notre solution Use it Flow. L’interface web constitue un vrai plus pour unegestion optimale de nos fichiers au quotidien ». Lire la suite…
Vos factures électroniques avec une solution professionnelle
Parce que chez Prologue Numérique nous sommes conscients de vos préoccupations, nos solutions, sont le fruit d’un développement basé sur une longue expérience en matière de dématérialisation et d’EDI, développé en partenariat avec les experts et organismes métier compétents (GS1, Edificas, banques etc…), est étudié pour que la dématérialisation fiscale de la facture soit pour vous un levier de productivité.
Pour répondre à vos attentes, notre plateforme Use it Flow Open Set vous offre de nombreux avantages :
- Amélioration de la productivité
- Automatisation des tâches du processus de facturation
- Utilisation des derniers protocoles de communication
- Gestion fine des droits d’accès à l’interface web 2.0 de Use it Flow
- Amélioration de la sécurité de vos échanges
- Intégration parfaite dans votre SI existant
- Conformité parfaite aux réglementations légales et fiscales de contrôle, de dématérialisation et de restitution des factures
- Amélioration de vos relations commerciales
- Flexibilité et évolutivité de la solution
- Choix du mode : SaaS (externalisé) ou licence (utilisation en local)
