Et pour conclure sur le sujet de la norme NF Z42-026 :

La norme NF Z42-026 est vendue sur le site de la boutique AFNOR depuis mai 2017. Cette norme est payante puisqu’il ne s’agit pas d’un texte d’application obligatoire mais bien d’une nouvelle norme proposant de définir les règles de l’art conseillées par les professionnels de la numérisation pour transformer les documents papiers en documents électroniques « fidèles ».

Les textes réglementaires récents qui traitent du sujet de la copie fiable n’imposent nullement d’avoir recours à la norme NF Z42-026.

Même si le texte normatif NF Z42-026 est bien une norme au sens propre du terme, ce texte doit être pour le moment considéré comme un recueil de bonnes pratiques pour la numérisation des documents en vue de leur éventuelle suppression sous leur forme papier.

Si une organisation souhaite numériser des documents ou passer par un prestataire externe, il est important de décider quels types de documents l’on souhaite numériser, d’estimer les coûts pour l’achat du scanner ou MFP capable de produire les métadonnées associées aux numérisations ou de faire réaliser les travaux par une société spécialisée pour le type de document choisi, de comparer par rapport au prix du stockage. Chaque type de document fera l’objet d’une Convention de Numérisation, les exigences ne seront pas les mêmes quant aux procédures à mettre en place, à la sécurité liée au document et les contrôles nécessaires.

Quand il s’agit de factures, il est laissé à la libre appréciation de chaque entreprise, de décider du sort des documents papiers. La destruction est une solution possible et non obligatoire, même lorsque les résultats sont des « copies fidèles » au sens de la norme.

En tout état de cause et de façon complémentaire, la LOI n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, dite loi Macron, prévoit une obligation pour les entreprises d’accepter les factures électroniques entre les entreprises du secteur privé. Seul le décret d’application de la loi n’est pas encore publié.