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Facture Electronique CéKoiDonc ?

Le point sur la facture électronique : les premiers éléments à connaître.

Débutons tout d’abord sur le cas bien spécifique de la facture électronique et de ses aspects :

  1. C’est d’abord une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique avec la même réglementation et les MEMES OBLIGATIONS QU’UNE FACTURE PAPIER. A noter : le process peut être différent chez l’émetteur & chez le destinataire (pas d’obligation de méthode identique des 2 côtés).
  2. Une facture scannée NE peut PAS tenir lieu de facture électronique si elle est simplement scannée et déposée dans un répertoire surtout si c’est pour détruire la copie papier ensuite : cela n’a aucune valeur légale (sauf si il y a conservation du papier mais dans ce cas il y a une nette réduction des bénéfices du format électronique : voir autre article dédié aux bénéfices).
    Le scan est valable sous certaines conditions très strictes de numérisation, avec signature électronique certifiée par certificat, de l’horodatage et de la conservation en archives SAE normés.
  3. Concernant la Dématérialisation de factures ou facture électronique (le terme de dématérialisation fiscale n’est plus utilisé depuis 2016) = avant de se lancer, il faut faire le point pour  y voir plus clair mais surtout pour que vous puissiez y aller bien, dans les meilleures conditions : pour cela vous pouvez facilement vous faire aider d’un éditeur spécialisé en Dématérialisation de factures, notamment certifié GS1 (voir autre article à venir dans la calendrier de l’avent)

Si effectivement la dématérialisation de facture apporte aujourd’hui une baisse des coûts de traitement et qu’elle donne une bonne image de l’émetteur, il s’agit surtout de répondre aux impératifs légaux (loi Macron notamment, portail Chorus Pro…) c’est souvent l’impératif premier des entreprises. Mais il faut dédramatiser le sujet qui souvent paraît plus complexe qu’il ne l’est… et voir comment gérer ce projet avec toute la réflexion nécessaire…

Vous pouvez aussi lire notre article dédiée à l’essor de la démat de factures ici

Prologue Numérique Editeur de Solutions de Dématérialisation des Factures, documents et Archivage

Pour finir notre calendrier de l’avent de ce Noël 2017, voici quelques mots sur Prologue Numérique :

 

Prologue Numérique est une filiale du Groupe Prologue – créé en 1986.

En tant qu’éditeur et intégrateur de solutions de dématérialisation et d’archivage (des factures et de tout document), Prologue Numérique se charge des données de votre système d’information :

  • Nous récupérons les données de votre système d’information
  • Nous les traduisons au format attendu à l’extérieur
  • Nous les transportons et les déposons là où il faut…

Et vice-versa ! Pour les échanges des documents entrants et pour ceux sortants.

Par exemple, pour les documents entrants :

  • Les factures fournisseurs
  • Domaine de la santé avec les données qui transitent des pharmacies vers les CPAM ou mutuelles
  • Les échanges de documents des organismes bailleurs sociaux
  • Les données bancaires au format SEPA / Ebics

Dématérialisation Prologue Numérique

 

Pour bien finaliser cette dématérialisation des documents, nous proposons aussi un archivage électronique à valeur probatoire.

En tant qu’éditeur nous avons aussi de nombreuses certifications et nous faisons partie de différents groupes de travail pour être en amont des réglementations et avoir des solutions qui répondent aux normes et obligations en vigueur (et celles à venir).

Nous sommes à votre disposition pour tout complément d’information et avons été ravis de partager avec vous ces quelques 24 articles concernant la facture électronique (voir notre calendrier de l’avent complet ici).

Retrouvez-nous sur notre site : https://prologue-numerique.fr/

dont notre blog : https://prologue-numerique.fr/blog_dematerialisation_archivage/

Visitez aussi notre site dédié à la facture Chorus Pro : https://facture-chorus.fr/

Bien à vous,

 

 

Conclusion facture électronique 2/2

Et bien ça y est, nous y sommes presque…

Pour conclure sur le sujet de la facture électronique, nous voulions vous donner à réfléchir sur le fait qu’il n’y a pas une solution miracle ! mais DES solutions adéquates à VOS besoins…

L’EDI, le PDF signé, la facture Chorus Pro puis viendra ensuite la Factur-X… ces solutions mènent toutes à la dématérialisation des factures, par opposition à une opération d’échanges de factures qui peut se contenter de numériser les factures papier et de les conserver sur un support adéquate….

Revoyez tous nos articles depuis le 1er décembre, et vous aurez ainsi tous les éléments pour faire votre propre réflexion et accéder à votre ROI…

Chez Prologue Numérique et en tant qu’éditeur certifié et membre de nombreux groupes de travail (Facture Chorus Pro, Factur-X, GS1 etc.) nous vous proposons différentes solutions, adaptées à vos besoins d’aujourd’hui et prenant en compte les évolutions de demain (tant réglementaires que technologiques).

N’hésitez pas à nous consulter, nous serons ravis de vous renseigner à titre d’éditeur spécialisé, sans engagement bien sûr.

Bien à vous et à demain pour un dernier article !

Conclusion Facture Electronique 1/2

 

 

Nous arrivons déjà presque à Noël… et déjà quelques conclusions sur la facture électronique s’impose…

 

 

Effectivement tous ces points sont à étudier pour voir si la facture électronique prend tout son sens dans votre organisation… ou pas !
De toute façon, à terme (moyen voire court), il faudra oublier le papier : l’Etat Français pousse à la dématérialisation totale (voyez déjà nos déclarations d’impôts sur le revenu qui sont pratiquement obligatoire maintenant en électronique-déclaration en ligne). De plus, le portail Facture Chorus Pro est déjà obligatoire pour certaines entreprises depuis janvier 2017 et le sera pour toutes dés 2020 (voir détails sur notre site dédié Facture Chorus Pro ici).

De plus, le décret d’application de la loi Macron est en attente : la France est en avance par rapport aux autres états européens qui s’y mettent petit à petit, voir notamment le futur format de facture électronique Factur-X (voir notre article d’hier ici). Ce format franco-allemand est en cours de mise en place, Prologue Numérique est déjà dans les groupes de travail pour être en amont du projet (rejoignez aussi notre groupe Factur-X sur Linkedin)

De toute façon, le maître de ses prochaines années, sera sans nul doute = LE ZERO PAPIER

Donc il faut dés maintenant prendre en compte la législation, celle d’aujourd’hui bien sûr, mais aussi celle de demain, pour pouvoir y répondre favorablement, sans tout bouleverser le moment venu

Choisir sa voie de sécurisation, ou ses voies de sécurisation, qui seront adaptées à vos besoins et aux exigences extérieures de votre métier

Pour valider aussi tous ces points, il est vraisemblablement nécessaire, voire indispensable, de s’adresser dans un premier temps à un éditeur certifié et confirmé en dématérialisation. Choisir un prestataire qui propose différentes solutions c’est aussi s’assurer de pouvoir passer d’une voie à une autre, selon les volumes échangés par exemple ou selon l’évolution de votre système d’information. Ne pas oublier non plus, que pour les factures entrantes encore en papier, des solutions de capture et d’archivage (liées à la norme NFZ42-026 voir les jours 11 à 13), de copie fidèle existent… voir nos articles des jours 11 à 13

Prologue Numérique est à votre disposition pour toutes questions sur la facture électronique, d’une simple question qui vous taraude à la mise en place d’une plateforme complète de dématérialisation des documents, nos équipes sont à votre disposition au 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr

Bien à vous et bonne journée

Offre spéciale de Noël !

Çà y est Noël approche, approche…

Alors pour fêter ce beau Noël 2017, Prologue Numérique propose une offre spéciale, intitulée : le Carnet de Noël

Cette offre comprend :

Un carnet de temps de 5h offert pour toute commande passée entre
le 26 décembre 2017 et
le 29 décembre 2017 !

Code réduction à préciser = CarnetDeNoel

Ce carnet de Noël offre une réserve de temps permettant de traiter certaines demandes de prestations, vous obtiendrez tous les détails auprès de votre interlocuteur commercial régional habituel ou au 01.69.29.38.83.

 

Bien choisir sa solution de facture électronique BtoB : l’EDI

Aujourd’hui abordons les points forts et faibles d’un mode de facture électronique, celui de l’EDI ou Echange de Données Informatisé

Comme nous l’avons vu dans notre article du 4 décembre dernier (à lire ou à relire ici), l’EDI permet de répondre aux demandes de partenaires, mais il apporte aussi des avantages importants pour le bon fonctionnement interne de votre organisation.

Rapidité et fiabilité

Mettre en place un système d’EDI vous permet déjà de supprimer complètement les saisies manuelles et les risques d’erreurs liés, entraînant éventuellement des litiges.
Par exemple, une commande envoyée par fax, courrier ou email doit être saisie manuellement dans l’outil de gestion (tant du côté du client et de celui du fournisseur), par contre, cette même commande passée en EDI, est intégrée automatiquement, c’est-à-dire enregistrée systématiquement dans chacun des outils de gestion.

Traçabilité

L’EDI c’est aussi la traçabilité de tous les documents, qu’ils soient commerciaux ou autres d’ailleurs (par exemple pour les documents commerciaux, l’EDI est utilie de la commande jusqu’au règlement final).

La rapidité, la fiabilité, la traçabilité et l’automatisation de l’EDI, induisent directement une réduction des coûts :

  • Réduction des coûts papier (impression, courriers, fax…)
  • Réduction des coûts liés aux litiges et des coûts administratifs

Pour avoir aussi une vision plus large de la facture dématérialisée, visitez notre page dédiée à la facture dématérialisée ici

Pour simuler les économies potentielles que vous pourrez dégager de la mise en place de l’EDI, utilisez le simulateur ROI proposé par GS1GS1 Partenaires

Facture Chorus Pro pour les fournisseurs des entités publiques

Vous êtes fournisseur d’une entité publique ?

Vous êtes une entreprise de 250 à +5.000 employés ?

= Alors vous êtes concernés par le portail Facture Chorus Pro !

 

Effectivement depuis le 1er janvier 2017 : Toute structure publique est dans l’obligation  d’émettre et de réceptionner ses factures par voie électronique via la solution Chorus Pro, ça c’est le 1er point établi par l’Etat…

Ensuite et selon un calendrier défini, les « Fournisseurs » de l’Etat, des collectivités et des établissements publics, doivent (ou devront selon la taille de l’entreprise) émettre leurs factures dématérialisées via le portail Factures Chorus Pro. C’est déjà le cas depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (+5.000 salariés) dont leurs filiales pour l’émission de leurs factures vers les entités publiques.

A partir de janvier 2018, ce seront les ETI (Entreprises de taille intermédiaire de 250 à 5.000 salariés) qui seront dans l’obligation de déposer leurs factures pour les entités publiques sur le portail Chorus Pro.
Pour tout savoir sur ce portail, ses obligations mais surtout les solutions : visitez notre site dédié https://facture-chorus.fr/

facture chorus home

Conclusion sur la norme NF Z42-026

Et pour conclure sur le sujet de la norme NF Z42-026 :

La norme NF Z42-026 est vendue sur le site de la boutique AFNOR depuis mai 2017. Cette norme est payante puisqu’il ne s’agit pas d’un texte d’application obligatoire mais bien d’une nouvelle norme proposant de définir les règles de l’art conseillées par les professionnels de la numérisation pour transformer les documents papiers en documents électroniques « fidèles ».

Les textes réglementaires récents qui traitent du sujet de la copie fiable n’imposent nullement d’avoir recours à la norme NF Z42-026.

Même si le texte normatif NF Z42-026 est bien une norme au sens propre du terme, ce texte doit être pour le moment considéré comme un recueil de bonnes pratiques pour la numérisation des documents en vue de leur éventuelle suppression sous leur forme papier.

Si une organisation souhaite numériser des documents ou passer par un prestataire externe, il est important de décider quels types de documents l’on souhaite numériser, d’estimer les coûts pour l’achat du scanner ou MFP capable de produire les métadonnées associées aux numérisations ou de faire réaliser les travaux par une société spécialisée pour le type de document choisi, de comparer par rapport au prix du stockage. Chaque type de document fera l’objet d’une Convention de Numérisation, les exigences ne seront pas les mêmes quant aux procédures à mettre en place, à la sécurité liée au document et les contrôles nécessaires.

Quand il s’agit de factures, il est laissé à la libre appréciation de chaque entreprise, de décider du sort des documents papiers. La destruction est une solution possible et non obligatoire, même lorsque les résultats sont des « copies fidèles » au sens de la norme.

En tout état de cause et de façon complémentaire, la LOI n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, dite loi Macron, prévoit une obligation pour les entreprises d’accepter les factures électroniques entre les entreprises du secteur privé. Seul le décret d’application de la loi n’est pas encore publié.

La norme NF Z42-026… suite…

La norme NF Z42-026… suite… mais pas fin… ce n’est que le début d’une longue et nouvelle aventure !

Nous avons vu hier (voir article ici), ce qu’est cette norme, pour qui et pour quels types de documents. Précisons maintenant les cas d’usages :

 

Les quatre cas d’usages de la norme :

La norme distingue quatre cas d’usages différents. Il est important de bien comprendre leurs différences car la Convention de Numérisation va spécifier les responsabilités et les exigences des acteurs que sont le Donneur d’Ordre et l’OPérateur en grande partie en fonction du cas d’usage concerné.

La norme décrit :

  • La numérisation d’un stock en mode centralisé ou décentralisé.
  • La numérisation d’un flux en mode centralisé ou décentralisé.

 

Numérisation de stocks (S)Numérisation de flux (F)
Moyens

Centralisés

(C)

CS

Numérisation centralisée de stock

Exemple : Reprise d’une ancienne collection de dossiers

CF

Numérisation centralisée de flux

Exemple : Numérisation centralisée du courrier entrant

Moyens

Décentralisés

(D)

DS

Numérisation décentralisée de stock

Exemple : Dématérialisation à la demande effectuée par un service d’archives pour un service métier

DF

Numérisation décentralisée de flux

Exemple : Numérisation au guichet d’accueil d’usagers ou de clients particuliers

Le mode centralisé est associé à une entreprise de numérisation dédiée alors que le mode décentralisé est associé à un mode de numérisation autour du poste de travail sans organisation dédiée au processus de numérisation.

Par exemple :

  • La numérisation d’un stock d’archives papier par un prestataire de numérisation est assimilé à la numérisation d’un stock en mode centralisé. CS
  • La numérisation des courriers papier qui entrent dans une entreprise via un service courrier centralisé correspond au cas de numérisation d’un flux centralisé. CF
  • La numérisation de documents papier par un service d’archivage suite à des demandes de communication correspond à une numérisation de stock mais en mode décentralisé. DS
  • La numérisation d’une facture sur un MFP par une personne du service comptable est assimilée à une numérisation d’un flux décentralisé. DF

 

La norme NF Z42-026, jusqu’où va-t-elle aller ?

La numérisation de documents papiers sans archivage est assez fréquente avec l’utilisation des applications de GED ou dans la vie courante d’une entreprise (distribution de courrier, …). Mais lorsque la réglementation propose de numériser des documents papiers dans le but de les détruire, la nécessité de s’équiper d’une chaîne de capture intégrant la numérisation et l’archivage à vocation probatoire devient un enjeu non négligeable.

La norme NFZ42-013 plébiscitée par de nombreux acteurs comme norme de référence pour la mise en œuvre d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), intègre depuis son origine le périmètre de la numérisation. La marque NF 461, processus de certification d’un SAE à vocation probatoire, propose déjà de certifier le processus de numérisation et/ou d’archivage.

Cependant, les  prestataires de la numérisation ont souhaité créer un nouveau texte exclusivement dédié au processus de numérisation. L’objectif avoué consiste à retirer de la prochaine révision de la norme NF Z42-013 la partie qui traite de la numérisation. Cette révision de la NF Z42-013, en cours de rédaction, ferait alors référence à la norme NF Z42-026 pour les SAE qui souhaitent intégrer le périmètre de la numérisation. Viendra alors le temps où le référentiel actuel de la marque NF 461 devra être révisé à son tour pour prendre en compte la nouvelle révision de la norme NF Z42-013 ainsi que la nouvelle certification basée sur la norme NF Z42-026.

… ça y est vous savez presque tout sur cette norme… demain nous récapitulerons et concluerons sur le sujet

Bien à vous et à demain

La norme NF Z42-026

La norme NF Z42-026… en attendant le « 0 » papier…

La Commission de Normalisation 171 de l’Afnor a créé cette nouvelle norme, la NF Z42-026, pour définir les règles de l’art en matière de numérisation des documents sur support papier. Elle définit et spécifie les processus de numérisation des documents sur support papier et les contrôles à mettre en œuvre pour réaliser des « copies fidèles ».

La norme NF Z42-026  aborde également le processus complet de transformation numérique du document papier. Le sujet démarre avec la collecte des documents à numériser,  puis par la préparation des lots, pour terminer par la numérisation proprement dite et les contrôles de qualité qui y sont associés. Elle traite également des traitements post numérisation comme l’amélioration des images numérisées, l’indexation avec ou sans LAD. Enfin, elle conclut par la constitution des livrables numériques que sont d’une part la fourniture des copies fidèles et d’autre part les éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation.

Elle vous permet, en dernier lieu, de penser à la potentielle destruction définitive du papier.

L’original, la copie fiable et qu’est-ce qu’une copie fidèle ?

Un original c’est :
Un document nativement produit sur son support papier ou numérique.

Une copie numérique c’est :
Le résultat de la translation d’un document original papier vers une forme   numérique.

L’ordonnance du 10 février 2016 avec l’introduction de l’article 1379 dans le Code civil confère à la copie numérique la même valeur que l’original, sous certaines conditions:

« La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique.

Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée. »

La copie numérique possède une valeur probatoire, à deux conditions :

  • Qu’il s’agisse d’une copie fidèle produite via des procédés spécifiques de numérisation préservant l’intégrité du document
  • Que cette copie soit préservée dans un système d’archivage pérenne, c’est-à-dire un SAE à vocation probatoire tel que le définit la norme NF Z42-013 relative à l’archivage électronique.

Une copie fidèle est le résultat du processus de numérisation  décrit dans la CdN, garantit par une méthode cryptographique permettant d’assurer son intégrité (empreinte, horodatage, cachet électronique).

Une norme, oui ! Mais pour qui ?

Dans un premier temps il faut déterminer quels sont les acteurs mis en présence. Il est obligatoire de définir les responsabilités et les rôles de chacun des acteurs dans le processus. La Convention de Numérisation (CdN), pierre angulaire de la norme NF Z42-026, ce document principal permet de décrire et de détailler le ou les processus qui seront mis en œuvre pour générer des copies fidèles selon le ou les cas d’usages identifiés.

La norme distingue deux catégories d’acteurs : le donneur d’ordres (DO) et l’opérateur (OP). La norme NF Z42-026 est destinée principalement aux prestataires de numérisation et aux services internes des entreprises ou organismes tel qu’un service courrier.

Mais elle s’adresse également aux personnes qui souhaitent numériser des documents en utilisant des scanners ou copieurs MFP sans avoir recours à des prestataires externes. Dans ce dernier cas, le « DO » et l’«OP » sont la même personne.

Quels types de documents sont concernés ?

L’objectif initial est de permettre la numérisation des documents échangés entre les acteurs économiques. Il s’agit des documents sur support papier courants comme les contrats, les documents administratifs ou commerciaux et certains types de documents particuliers comme les chèques. Sont aussi concernés les plans et cartes, et les photographies.

Comme cette norme a aussi pour objectif de permettre la suppression du papier après numérisation, sont volontairement exclus les documents patrimoniaux, les radiographies médicales ainsi que tous les types de documents « non papier ».

Nous parlons ici, de tous les documents, y compris les factures, dès lors qu’il s’agit d’échanges commerciaux.

Demain nous irons plus loin sur le sujet en abordant les cas d’usages de la norme NF Z42-026 et jusqu’où peut-elle aller ?

Bien à vous,

L’Archivage, pour quoi faire ?
Tout d’abord, Archiver, oui mais quoi ?

Tous les documents n’ont pas la même valeur juridique, aussi le coût de la mise en place d’une solution d’archivage, va se calculer en fonction des enjeux.

Dans le secteur privé, les documents les plus sensibles sont généralement les factures. Elles sont donc les premières à être concernées par une solution d’archivage.

Comme elles sont de plus en plus souvent dématérialisées, et qu’un process numérique a déjà été mis en place, autant les confier à un SAE (Système d’Archivage Electronique) afin de ne plus les imprimer et tendre vers le « 0 » papier…

Archiver, oui mais comment ?

Vous pouvez décider d’investir dans un logiciel de SAE vous allez alors avoir besoin d’une station d’accueil pour installer l’outil, du personnel va être formé à son utilisation, vous allez devoir gérer la plateforme dans sa globalité et l’administrer.

Vous pouvez aussi choisir de passer par les services d’un tiers-archiveur, pour bénéficier de nombreux avantages :

  • Sur le plan technique et métier :
    • Vous n’avez pas d’infrastructure informatique à mettre en œuvre
    • Vous n’avez pas à acquérir des compétences d’archiviste
    • Vous n’avez pas de politique d’archivage à formaliser
  • Sur le plan juridique :
    • Vous êtes dé-responsabilisé au regard des obligations induites
  • Sur le plan opérationnel :
    • Les versements se font automatiquement depuis vos applications
    • D’autres documents pourront faire l’objet de dépôt avec d’autres profils (Bulletins de Salaire par exemple)
Archiver, oui mais combien ça coûte ?

Vous avez, entres autres, deux options présentées ici :

Pour la solution internalisée, vous seront facturés des frais d’installation, de formation, de maintenance et de support. Il faudra, bien sûr, pour respecter la norme officielle NF Z42-013, prendre en compte les structures matérielles liées au volume des données à conserver, mais également à toutes les informations qui leurs sont liées (journaux, rapports de contrôles, éléments de signatures des bordereaux de versements, etc…) sans omettre la réplication de toutes ces informations.

Dans une solution confiée à un tiers-archiveur, seuls, une mise en place de votre connexion personnalisée au SAE, ainsi qu’un abonnement annuel et un hébergement de vos Gigas de données vous seront facturés…

Pour avoir le détail de ces 2 options et étudier celle qui vous conviendrait le mieux, n’hésitez pas à contacter nos experts au 01.69.29.39.49 ou directement par mail à contact@prologue-numerique.fr

Bien à vous,

Principes et voies de sécurisation de la facture électronique : le point.

Après ces quelques jours qui nous ont permis de préciser les principes et voies de sécurisation de la facture électronique, un petit point de récap. s’impose :

 

 

Les grands principes de la facture :

  • l’Authentification : assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture.
  • L’intégrité : intégralité des mentions, obligatoires ou non, figurant sur la facture d’origine n’ont pas été modifiées.
  • La lisibilité : la facture doit être lue sans difficulté par l’utilisateur et par l’administration, sur papier ou sur écran.

Pour assurer ces 3 grands principes légaux, il y a 3 voies de sécurisation possibles :

  • Piste audit fiable = mise en place de contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement.
  • Signature électronique = mise en place de contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement.
  • EDI = l’échange de données informatisé répondant aux normes prévues par le CGI (« message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret. »).

Maintenant que ces 2 grands points sont clairs, comment mettre en place la facture électronique dans votre entreprise ?

Quelles sont les questions à se poser ?

Quels sont les points de contrôle nécessaires ?

… et le tout pour quels bénéfices ?

Et bien nous répondrons à ces questions dans les jours à venir… encore quelques 19 jours avant Noël… et 19 articles à paraître…

A demain,

Bien à vous

 

Les 3 voies de sécurisation de la facture électronique

Pour la mise en place des 3 grands principes, vous avez le choix entre ce que l’on appelle les 3 « voies de sécurisation » mixables ou pas :

– la piste d’audit fiable
– la signature électronique
– l’EDI

Voie 1. La piste d’audit fiable

L’entreprise doit mettre en place des contrôles pour prouver que la facture correspond bien à une commande, une livraison etc. autant pour les biens ou pour les services, quelle soit d’ailleurs en papier ou en électronique et différente des 2 autres voies que sont la signature électronique et l’EDI.
Ces différents documents permettront d’apporter la preuve de la validité de la facture et de pouvoir aisément démontrer au contrôleur fiscal (ou lors de toute réclamation commerciale) de la fiabilité des processus dédiés à la facturation.

Si vous ne faites ni de la signature électronique ni de l’EDI, c’est la piste d’audit fiable qui doit prouver les 3 grands principes que sont l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de votre facture électronique.

Par exemple : l’envoi des factures en pièce jointe dans un email, doit prouver la véracité de votre facture par la conservation des pièces originales (commandes, BL, factures papier).
Les transactions de factures doivent être documentés et recevables
Les contrôles établissant la piste d’audit doivent permettre de s’assurer que le passage de l’un à l’autre des documents est traçable dans les deux sens.
Ces process de documentations sont particuliers à chaque assujettis. Il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l’ampleur et les moyens des contrôles à mettre en place pour garantir les 3 grands principes cités ci-dessus.
Autrement dit, ils permettent d’établir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l’opération facturée.

C’est donc à chaque entreprise de prendre en charge et de s’assurer de la véracité des documents échangés.

Pour consulter les textes officiels : voir l’extrait du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts ici 

Pour se dédouaner de cette 1ère voie, il y a aussi 2 autres voies qui assurent d’office les 3 grands principes :
La signature électronique ou l’EDI dont nous vous parlerons dans nos prochains articles…

Bien à vous et à demain