Factures Chorus

Dématérialisation Factures BtoB
Dématérialisation fiscale de factures, une relation BtoB en plein essor

La technologie et la pratique de la dématérialisation de facture semblent avoir démontré suffisamment de maturité pour convaincre les entreprises. En effet, les  organisations qui dématérialisent bénéficient de nombreux avantages : processus de traitement améliorés, relation clients-fournisseurs renforcées (voir notre page facture dématérialisée pour plus de détails). Par ailleurs, lorsqu’elles dématérialisent fiscalement leurs factures, elles bénéficient d’échanges sécurisés, gagnent en productivité et réduisent leurs coûts de traitement.

Selon diverses études réalisées ces dernières années, toutes les entreprises françaises sont potentiellement concernées par la dématérialisation des factures (à court ou moyen termes).

Découvrez d’ailleurs comment réduire vos coûts et conforter vos relations commerciales en dématérialisant vos échanges de données sur notre page dédié ici.

use it suite plateforme dematerialisation De la dématérialisation papier à la dématérialisation fiscale ou dématérialisation des factures
Il existe trois manières de dématérialiser les factures :

  • La dématérialisation de factures papier qui consiste à transmettre une facture par une solution de scanning avec une lecture automatique du document à la réception.
  • La dématérialisation simple, sous forme de fichier électronique (télétransmission, PDF,…)
  • La dématérialisation dite facture électronique qui constitue un échange structuré (EDI, XML, csv, …) ou non (PDF obligatoirement signé électroniquement), et qui s’effectue dans le respect des modalités imposées par la Direction Générale des Impôts (DGFiP).

Dans le cas d’une solution de la facture électronique, l’exemplaire électronique fait foi d’original auprès de l’administration fiscale (Article 289 bis du Code Général des Impôts).

Les données constituant la facture électronique sont extraites de votre système d’information, ce qui évite les erreurs de ressaisie, réduit les délais de traitement et d’expédition et l’encombrement d’un archivage papier.

Choisir une solution de dématérialisation complète, de bout en bout, du fournisseur à l’acheteur permet une approche avec un gros potentiel d’économie et répond à un cadre juridique très exigeant. Une solution en mode SaaS est aussi intéressante à étudier.

use it suite plateforme dematerialisation Les bénéfices

L’utilisation de la dématérialisation des factures en mode SaaS ou en mode licence présente de nombreux avantages :

  • Gains financiers

Le coût moyen d’une facture papier s’élève en moyenne à 17€ en émission (saisie, impression, papier, enveloppe, affranchissement, archivage) et tout autant en réception (traitement à l’arrivée, archivage).
Le coût d’une facture dématérialisée est estimé à moins de 4€ en émission ou en réception pour un espace d’archivage réduit (sur un serveur).

  • Gains de productivité

Le traitement des factures papier émises s’étale en moyenne sur 10 jours. La dématérialisation des factures permet une émission beaucoup plus rapide de la facture après réception du bon de commande.

  • Gains de sécurité

Les données échangées présentent une traçabilité, une authenticité et une intégrité garanties par l’intégration parfaite de Use it Flow dans votre système d’information.

  • ROI rapide

Rentabilisée en quelques mois selon l’avancement des projets de dématérialisation fiscale de factures avec vos partenaires grâce à :
– la suppression des coûts directs
– la réduction des cycles commande/livraison/facturation et paiement (virements et prélèvements bancaires conformes aux nouveaux échanges SEPA et protocole Ebics).

Découvrez en détails comment réduire vos coûts et conforter vos relations commerciales en dématérialisant vos échanges de données sur notre page dédié ici.

 use it suite plateforme dematerialisation Exemples de pratiques en Grande Distribution

Le témoignage de MDP Distribution qui dématérialise  9000 factures par an

« Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à gérer un grand nombre de  factures. Il est primordial que nous puissions assurer la gestion de ces données en nous appuyant sur une solution de dématérialisation fiable et simple d’utilisation. Nous sommes très satisfaits de notre solution Use it Flow. L’interface web constitue un vrai plus pour unegestion optimale de nos fichiers au quotidien ». Lire la suite…

Sodastream : témoignage ici

use it suite plateforme dematerialisation Vos factures électroniques avec une solution professionnelle

Parce que chez Prologue Numérique nous sommes conscients de vos préoccupations, nos solutions, sont le fruit d’un développement basé sur une longue expérience en matière de dématérialisation et d’EDI, développé en partenariat avec les experts et organismes métier compétents (GS1, Edificas, banques etc…), est étudié pour que la dématérialisation fiscale de la facture soit pour vous un levier de productivité.

Pour répondre à vos attentes, notre plateforme Use it Flow Open Set vous offre de nombreux avantages :

  • Amélioration de la productivité
  • Automatisation des tâches du processus de facturation
  • Utilisation des derniers protocoles de communication
  • Gestion fine des droits d’accès à l’interface web 2.0 de Use it Flow
  • Amélioration de la sécurité de vos échanges
  • Intégration parfaite dans votre SI existant
  • Conformité parfaite aux réglementations légales et fiscales de contrôle, de  dématérialisation et de restitution des factures
  • Amélioration de vos relations commerciales
  • Flexibilité et évolutivité de la solution
  • Choix du mode : SaaS (externalisé) ou licence (utilisation en local)

 

Schéma_Facture_Elec_blanc

 

gs1partenaires.pngTélécharger ici le Guide des bonnes pratiques de la facturaiton électroniques, publié par GS1 et Galia

e-parapheur validation des documents
Les Gains de la Facture Electronique en 2017

Quelles gains avec une facturation électronique ?

Une mise au point s’impose aujourd’hui :

Etat des Lieux :

La facture est une pièce une pièce justificative qui, outre son rôle en matière de TVA, doit être produite afin de justifier l’écriture comptable d’achat ou de vente qu’elle concerne.
En cas de contrôle fiscal, l’administration vérifie ainsi le respect de la réglementation et les montants déclarés en matière d’Impôts sur les Sociétés (IS) et de Taxe sur la Valeur Ajoutées (TVA).

Le cas de la Facture Electronique :

La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur.

Si elle est scannée ce n’est pas une facture électronique, par contre, si elle est dûment construite, elle permet de supprimer le flux papier et elle garantit les 3 grands principes : Authenticité, Intégrité et Lisibilité de la facture.

Les gains de la facture électronique sont tout d’abord la réduction des coûts « matériels » via la suppression du papier, des impressions et frais liés et surtout de l’affranchissement…
Les coûts administratifs sont aussi non négligeables avec la suppression des manipulation de  papier, la diminution des temps de traitement et de transmission des factures, les risques de perte…

Diminuer mes coûts administratifs

  • Suppression du papier
  • Suppression de l’impression et des frais liés
  • Suppression de l’affranchissement
  • Suppression de la manipulation des papiers, du classement et du temps que sollicitent toutes interventions manuelles
  • Suppression de la ressaisie et des erreurs possibles
  • Diminution du temps de transmission des factures
  • Simplification du traitement des factures
  • Limitation des risques de pertes

cost-savings

Diminuer mes coûts d'Archivage

  • Suppression du lieu de stockage physique : réduction de m²
  • Utilisation d’un espace de stockage électronique sécurisé et adapté

Archivage à valeur probatoire Prologue Numérique

Automatiser et améliorer les processus de traitement de l'information

  • Rapidité de traitement,
  • Intégration automatique des données
  • Rapprochement des données et identification des litiges pour un traitement rapide
  • Réduction des erreurs de ressaisie manuelle
  • Sécurisation de l’information véhiculée

Assurer un meilleur accès et un meilleur suivi de mes documents via :
  • La centralisation des données avec de multiples accès,
  • L’accès immédiat aux archives,
  • La traçabilité des factures
  • La visibilité instantanée des  opérations en cours pour un suivi fin et une réactivité accrue

Améliorer la relation avec mes  partenaires commerciaux :
  • En fiabilisant les données échangées,
  • En répondant au cahier des charges de mon donneur d’ordres,
  • En permettant un traitement plus rapide et une diminution des litiges

healthcare

Dématérialisation des factures

Toutes les bonnes raisons de se lancer...

Efficacité et Productivité

S’affranchir de toute saisie, identifier les litiges pour accélérer les traitements et raccourcir les délais de paiement

Centralisation et Interopérabilité

Une plateforme unique pour toutes les factures, entrantes ou sortantes
Pour tout format et tout type de factures en fonction des exigences de chaque acteur

1
Economies

Une solution automatisée pour réduire les coûts et les délais de traitement et de règlement

Gains prévisionnels sur le traitement d'1 facture

3 € à +6€ / mois / facture

  • 5€ = Coût d'une Facture Dématérialisée en Emission contre 8€ à 9€ pour une facture papier émise
  • +13€ = Coût de traitement d'une facture papier entrante contre 7€ pour une facture dématérialisée
Simplification des processus

Un point d’accès unique pour mutualiser les échanges
entre différents partenaires, clients, fournisseurs

Sécurité et Conformité

Mise en oeuvre et formats normés
Limite les risques technologiques et assure la pérennité des données
Archivage à valeur probatoire

Réduisez vos coûts & Confortez vos relations commerciales : Dématérialisez !

La facture dématérialisée est aujourd’hui un vecteur important d’optimisation et d’économie pour les entreprises, elle assure et conforte aussi les relations commerciales.

⇒ Productivité améliorée en se concentrant sur son coeur de métier

⇒ L’Assurance d’échanges sécurisés et réglementaires avec le respect des normes standards et de la législation de la dématérialisation des factures

⇒ L’Archivage sécurisé et normé à valeur probatoire. La traçabilité des factures.

⇒ Un engagement fort auprès de vos clients et fournisseurs qui leur assurent un suivi et des échanges commerciaux rapides et sécurisés.

Un outil UNIQUE pour TOUS les échanges commerciaux

  • Factures intégrées à votre système d’information, vos gestions financières. Traitées et stockées au bon endroit.
  • Tous les formats sont certifiés, validés et sécurisés, quelque soit le « support » :
    • papier ou fax
    • facture simple
    • facture fiscale
    • PDF signé

Les gains ? Ok ! mais maintenant vous faites comment pour mettre en place ?

Les principes, les points clés pour bien choisir... et les solutions !

Quelles solutions pour une facturation électronique performante et adaptée ?
dematerialisation documents prologue numerique
Les Solutions pour une facture électronique performante et adaptée

Quelles solutions pour une facturation performante et adaptée ?

Nous avons déjà vu quels sont les gains de la facture électronique (lire l’article consacré). Attaquons-nous maintenant aux solutions qui favorisent ces gains…

rep_francaiseLes Textes à prendre en compte

Tout d’abord, regardons les obligations et textes des directives, qui devront, bien entendu, être prises en compte dans les solutions à étudier.

Directive 2010/45/UE du Conseil de l’Union européenne a pour objectif de définir une législation harmonisée pour la facture afin de faciliter les échanges commerciaux des entreprises au plan européen.

L’article 289 du Code des Impôts, quand à lui, impose l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture qui doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article. Leur transmission et mise à disposition sont soumises à l’acceptation du destinataire.

Pour satisfaire aux conditions prévues, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

  1. Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;
  2. Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie (au a du 2 de l’article 233 de la directive 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006) précitée en ce qui concerne les règles de facturation. Un décret précise les conditions d’émission, de signature et de stockage de ces factures ;
  3. Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret.

Les 3 Grands Principes

Selon les textes de loi précisés ci-dessus, les entreprises doivent donc garantir :

L'Authenticité de l'origine de la Facture

Il faut être en mesure de prouver que l’émetteur de la facture est bien celui indiqué dans les données de la facture.

Comment ?
Par des contrôles documentés, un système sécurisé garantissant l’origine de la facture et par la signature électronique.

L'Intégrité du Contenu

Il faut garantir que le contenu de la facture ne peut pas être modifié, lors de l’échange, puis pour toute la durée de conservation légale de la facture.

Comment ?
Par des contrôles documentés, la signature électronique et un système d’archivage électronique (SAE) …

La Lisibilité de la Facture

La facture doit être lisible par un être humain, à tout moment, aujourd’hui comme demain (durant le durée légale de conservation).

Comment ?
Grâce au format PDF qui permet une lecture immédiate, soit nativement si la facture a été créée dans ce format, soit grâce à une «impression lisible » d’un fichier informatique respectant un langage structuré (EDIFACT, XML, autres…)

Les 3 voies de sécurisation

Pour garantir ces 3 principes, vous avez le choix entre 3 modes d’échange :

Piste Audit Fiable

Elle permet d’échanger tout type de fichier non structurés « word, excel, PDF ».

De la même façon que pour une facture papier, l’entreprise prouve la réalité de la transaction grâce à une série de contrôles documentés pouvant être audités.

Signature Electronique

Une signature électronique avancée, basée sur un certificat qualifié, répond aux exigences légales de signatures à l’égard de données électroniques de la même manière qu’une signature manuscrite réponde à ces exigences à l’égard de données manuscrites ou imprimées sur papier.

Elle est également recevable comme preuve en justice.

EDI ``complet``

C’est l’utilisation d’un système d’«Echange de Données Informatisées ».

Les données sont échangées dans un format informatique structuré, le prestataire EDI garanti le respect des conditions nécessaires à la sécurisation de la facture.
Par exemple, avec les solutions EDI certifiées par Gs1 France et ses adhérents (dont Prologue Numérique)

Les questions à se poser pour bien choisir sa solution

Voici les points à contrôler pour bien choisir sa solution de facturation électronique, en respectant la législation et les obligations mais aussi les contraintes et exigences de votre métier ainsi que votre organisation :

 La simplicité de déploiement, de mise en oeuvre et d’utilisation de la solution. Plus la solution choisie sera en adéquation avec votre système d’information en place et vos outils de gestion, plus elle se « fondera en toute transparence » dans son utilisation quotidienne.

 Une solution  adaptable et conforme aux différents mode de sécurisation (comme vu précédement) vous offrira le choix entres les 3 modes de sécurisation. Effectivement, le mode adapté à votre process d’aujourd’hu ine sera pas forcement celui de demain. L’accroissement de vos activités (ce que nous vous souhaitons !) peut entraîner très rapidement la nécessité d’un mode de facturation électronique plus « avancé ou automatisé ».

L’Archivage sécurisé et normé à valeur probatoire. La traçabilité des factures est un point important dans un process de facturation électronique. Différentes certifications existent et sont amenées à évoluer, le choix d’une solution certifiée est donc nécessaire (voir notre détail en page SAE – Système d’Archivage Electronique).

⇒ Une solution connectée au portail Chorus Pro pour vos factures vFactures Chorus Pro CPers la sphère publique. Autre point de législation actuelle, depuis janvier 2017, les
factures à destination des entités publiques doivent être déposées sur le portail Chorus Pro. Découvrez tous les détails concernant le projet Chorus Pro sur notre site dédié ici

=> Une solution EDI certifiée sur la facture électronique est aussi un gage de grande sécurité et surtout d’évolutivité. Ces solutions certifies les points nécessaires à la législation en cours mais aussi leur intégrité et la sécurisation des données. La certification GS1 en matière de facture électronique est alors un gage de qualité et de confiance (voir le site GS1 )GS1 Partenaires

Une facturation performante et adaptée ?

Alors voici la conclusion des points à prendre en compte pour bien mettre en oeuvre votre facturation électronique :

  • Diminution coûts administratifs et de l’archivage
  • Automatiser pour améliorer les traitements
  • Meilleur accès et meilleur suivi
  • Améliorer les relations commerciales

Voir notre article dédié « Quels gains avec la facture électronique »

Prendre en compte la législation d'aujourd'hui et de demain

Pouvoir y répondre, dans les conditions nécessaires.

Choisir la voie de sécurisation adaptée à mes besoins et aux exigences extérieures

  • La piste d’audit fiable
  • La signature électronique avancée
  • L’EDI complet

Les points à valider pour une solution adaptée :

  • La Simplicité de la solution
  • Solution adaptée et évolutive
  • L’archivage
  • La Conformité aux différentes obligations & règlementations

Factures Fournisseurs

Les factures fournisseurs dématérialisées pour réduire significativement vos coûts internes

Pour réduire ses coûts de fonctionnement interne, une entreprise peut aujourd’hui s’appuyer sur la dématérialisation de ses factures fournisseurs.

La facture fournisseur dématérialisée permet aussi un renforcement des contrôles internes et une gestion plus fine de la trésorerie de l’entreprise.

Ses relations avec ses prestataires sont aussi renforcées grâce à un process automatisé du cycle commande à paiement, qui devient ainsi rapide et fiable.

De plus, la dématérialisation des factures fournisseurs fait désormais partie intégrante des exigences des grands donneurs d’ordre (grande distribution, constructeurs automobile …).

Les PME sont désormais nombreuses à s’équiper de la dématérialisation de facture fournisseur pour renforcer les relations avec leurs « grands clients ».

 

picto-information.gif  Certifiée par GS1 pour la dématérialisation fiscale de facture, y compris la facture fournisseur, une solution de facture électronique fournisseurs peut s’avérer être un gage de bonne conduite et de respect des normes en vigueur
GS1 Partenaire

Prologue Numérique a signé la Charte d’Interopérabilité GS1 des Solutions de Facturation

Télécharger ici le Guide des bonnes pratiques de la facturation électroniques, publié par GS1 et Galia

 edf.png Prologue Numérique est partenaire EDF pour la dématérialisation des factures

 

 

picto-demat.gif Voir aussi les factures clients ici

 

 

Lire notre article Dématérialisation fiscale de factures, une relation BtoB en plein essor… ici

Factures Clients
Facture Client

La facture client dématérialisée est aujourd’hui synonyme d’optimisation des relations commerciales et de source d’économies pour toutes les entreprises

La dématérialisation de facture client, vous permet de réduire de façon significative vos coûts internes :
  • temps de traitement réduits avec l’automatisation,
  • suppression des erreurs de saisie,
  • diminution des coûts directs d’impression,
  • impact direct sur la trésorerie (gestion plus fine, automatique et fiable)
  • meilleure traçabilité pour une réactivité accrue et une réduction des litiges)

Cette automatisation impacte directement et rapidement la trésorerie (gestion plus fine, automatique et fiable) et ses relations clients (meilleure traçabilité pour une réactivité accrue et une réduction des litiges).

Les relations commerciales sont ainsi optimisées et tous les acteurs en interne peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.

Les factures clients peuvent être en différents formats = PDF, PDF signé, et EDIFACT, accompagnées au choix d’une solution d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-013.

afnor

Elle sécurise l’échange, assure le suivi des normes imposées par l’administration fiscale et toujours dans le respect de la législation (valeur probatoire).

 

picto-information.gif La solution de dématérialisation fiscale de factures Use it Flow, est certifiée GS1 et DGFIP.

gs1partenaires.pngPrologue a signé la Charte d’Interopérabilité GS1 des Solutions de Facturation

Télécharger ici le Guide des bonnes pratiques de la facturation électroniques, publié par GS1 et Galia

 

 

Lire notre article Dématérialisation fiscale de factures, une relation BtoB en plein essor… ici