Dématérialisation

Schéma_flux_entrants_exemple_Prologue_Numérique
Exemples concrets de factures électroniques
Exemple de flux entrants :
  • Commandes de clients et factures fournisseurs entrantes
  • Différents formats en entrée
  • Traités selon le format d’entrée (ici scan et EDI) et déposés dans le système d’information avec le format de données adéquates, celui reconnu par le système d’information qui réceptionne

 

Exemple de flux sortants :
  • 2 formats de factures différents sortent du système d’information
  • Ils sont traités par la plateforme EDI et transportés dans le format connu à l’extérieur
  • Ici ce sont des factures Chorus Pro pour une entité publique, des factures clients et des commandes fournisseurs

 

Schéma_flux_sortants_exemple_Prologue_Numérique

 

Evidemment, les 2 solutions sont possibles en même temps, sur le même système d’information.

 

 

Et ce n’est là que 2 exemples… lisez aussi nos témoignages pour en découvrir d’autres

 

TÉMOIGNAGES CLIENTS PROLOGUE NUMÉRIQUE

 

Facture électronique Licence SaaS Prologue Numérique
Bien choisir sa solution de facture électronique : Licence ou SaaS ?

Facture Electronique en Licence vs Facture électronique en SaaS

Le mode de distribution d’un outil de gestion est effectivement important, selon différents critères à prendre en compte : alors en licence (nommé aussi On Premise) ou en SaaS – Software as a Service ?

Le SaaS est un mode d’exploitation de logiciels qui sont installés sur des serveurs distants (Cloud) plutôt que sur la machine (ou le serveur) de l’utilisateur. Les entreprises ne paient alors pas de licence d’utilisation pour une version donnée, mais un abonnement pour l’utilisation du logiciel en ligne.

Dans le cadre d’une exploitation en SaaS, le bénéfices apportés sont immédiats :

  • Minimisation du budget tant en déploiement du projet qu’en exploitation et maintenance, vu que le logiciel est externalisé (pas d’installation, paramètrage simple, maintenance incluse & mises à jour incluses)
  • Assurance d’échanges  de documents normés selon les règles en vigueur, car le logiciel évoluera selon les nouvelles réglementations et les mises à jour seront prises en charge par l’éditeur lui-même
  • La réversibilité est toujours possible (SaaS <=> licence) selon les volumes de documents échangés
  • Facturation en abonnement et à la consommation
  • Accès de partout, un simple navigateur et un accès internet suffisent
  • Gestion du parc utilisateurs simplifiée

Dans cette distribution, le « à façon » est plus difficile et il faut déléguer la sécurité des données à un tiers… de confiance ! C’est bien aussi un choix stratégique de l’entreprise… ou pas !

Le coût d’un mode SaaS est, à priori, généralement plus faible qu’en licence (l’externalisation apportant une réduction immédiate des investissements, voire les points ci-dessus et la facturation se faisant à l’utilisation), mais le coût n’est pas toujours le facteur principal de choix. Effectivement certaines entreprises ont pris un réel engagement à se « dégager » justement de toute infrastructure.

De son côté le mode Licence ou On Premise, permet de maîtriser l’outil dans sa globalité. Le mode licence offre aussi plus de souplesse et d’adaptabilité dans son processus, le paramétrage et les adaptations à vos besoins propres seront facilités et surtout maîtrisés par l’entreprise elle-même (ou sous-traités si nécessaire). Certaines entreprises refusent d’externaliser tout ou partie de leurs données et solutions.

Résultat ? Stratégie d’entreprise // Coûts // Disponibilité etc… tous les aspects sont à étudier et notez tout de même que chez Prologue Numérique la réversibilité existe (lors de volume d’échanges qui augmentent par exemple, le passage d’un mode à l’autre est tout à fait possible !). Contactez nos experts au 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr

 

Archivage à valeur probatoire Prologue Numérique
La facture électronique et l’archivage

L’archivage des factures électroniques

Voici un point très important à étudier pour un projet de facture électronique : l’archivage !

Effectivement, automatiser les échanges de factures est une chose, assurer leur conservation en est une autre, car n’oublions pas que l’administration fiscale Française doit pouvoir vérifier l’authenticité et l’intégrité des factures et qu’en cas de litige commercial vous devez prouver la véracité des vos échanges commerciaux…. et ceci durant quelques années après l’échange commercial…

C’est le fondement même des factures, quelles soient électroniques ou papier d’ailleurs ! C’est pour cela que nous allons déjà faire un petit point sur différentes notions d’archivage électronique :

Ne pas confondre : GED / Sauvegarde / SAE

Nous vous proposons de commencer par faire un petit rappel sur les différences entre ces appellations, leurs applications étant toutes utiles et complémentaires les unes avec les autres.

Chacun de ces outils a des fonctions propres et bien souvent celles-ci sont mélangées et confondues par des abus de langage… faisons ici le point :

GED : Gestion électronique de documents

C’est un outil centralisant les documents à partager entre tous les utilisateurs de l’entreprise. Des droits différents sont attribués aux différentes personnes susceptibles d’y accéder. Une arborescence est décidée pour l’ensemble de la société avec un plan de classement adapté à chaque entreprise.

la Sauvegarde

C’est une copie partielle ou complète de fichiers, programmes, applications, documents… d’un support de travail vers un support de conservation (disques durs, dvd, clés usb etc. ou dans le Cloud). Pour être utiles, ces copies doivent être programmées par jour, semaine, mois et année, avec des rotations de support pour les journalières.

Plusieurs possibilités sont envisageables : sauvegarder la totalité des données de l’entreprise ou uniquement certains fichiers.  Chaque société choisit sa méthode selon son organisation ou ses obligations

Le SAE : Système d’archivage électronique

Pour présenter ce système il est d’abord nécessaire de faire le point sur 2 éléments importants : qu’est-ce qu’une archive et quels sont les normes ?

  • Définition d’une archive :

Le Code du patrimoine (version consolidée au 6 février 2016) définit les archives comme étant «l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public dans l’exercice de leur activité»(art.L211-1).

  • Les normes en quelques mots :

Pour que ces archives soient reconnues comme telles, il faut qu’elles répondent à des normes :

NF Z 42-013 :  « norme décrivant un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour le versement, l’archivage, la consultation, l’élimination et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité. »

Pour étendre cette normé aux archives électroniques, le titre a été révisé en mars 2009, comme tel : « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents… » 

NF 461 : dérivée de la précédente pour le secteur privé  et qui repose sur la notion de service fournit par des tiers-archiveurs (nous détaillerons cette notion très importante lors de nos prochains articles).

Points sur la VALEUR PROBATOIRE

Tout d’abord il est à noter que 2 éléments sont très importants : l’identification de l’auteur de l’acte et la garantie de l’intégrité dans le temps :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (article 1316 du Code Civil).

Donc pour assurer la valeur probatoire d’un document il faut :

  • Etre capable de connaître son origine
  • Qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
Facture_Electronique_dématérialisation
Nouveau format de facture électronique : la Factur-X

Factur-X fichier PDFFactur-x données XML embarquées

Factur-X, nouveau format de facture électronique

 

Pour une première implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée le 28 juin dernier, un standard franco-allemand de facture électronique mixte est en cours de préparation : la Factur-X.

Ce nouveau format standardisé aux normes européennes, se compose d’un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et de données attachées en XML pour automatiser les traitements.

 

En France, il est porté en France par la fnfe-mpe.

Le Forum National de la Facture Electronique (FNFE) a été créé en janvier 2012 en application de la décision de la commission européenne du 2 novembre 2010, créant un forum européen sur la facturation électronique

Afin de permettre la plus large adoption par toute taille d’entreprises, ce standard comporte plusieurs profils de données : des données minimum (sur la base de celles exigées par la plateforme Factures Chorus Pro), puis d’un format “BASIC” (avec ou sans lignes de factures), jusqu’à celui “EN 16931″, correspondant à toutes les données prévues dans la Norme Sémantique Européenne.

L’AIFE s’est engagé à intégrer Factur-X dans la liste des formats acceptés sur la plateforme Chorus Pro avant fin 2018.

Prologue Numérique travaille déjà sur ce format… visitez notre site dédié ici =>

Vous trouverez aussi de nombreuses information sur le déroulement de ce prochain format sur le groupe Linkedin Factur-X : à découvrir ici

Facture PDF signé Prologue Numérique
Le PDF signé, une solution de facture électronique BtoB

Le PDF signé, une solution de facture électronique BtoB

La dématérialisation fiscale sous forme de fichier PDF est cadrée par l’article 289-V du code général des impôts :  Voir en détail la page dédiée service_public_pro

 

L’authenticité de son origine (par l’identification de l’émetteur) et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

  • soit au moyen d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
  • soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque : […] dont le courrier électronique avec un fichier PDF joint.
Les textes concernant la Signature Electronique :

– Le signataire de la facture est celui qui détient et met en œuvre le moyen de signature :

  • Il peut s’agir d’une personne morale auquel cas le cachet peut être produit automatiquement lors de l’envoi des factures,
  • ou d’une personne physique (on parle alors de signature) émettant les factures après les avoir signées en son nom pour le compte de l’entreprise.

La Signature avancée (RGS*) ne dispense pas de la piste d’Audit fiable :

  • La signature électronique conforme au RGS une étoile peut aussi sécuriser les factures électroniques dès lors que des contrôles établissant une piste d’audit fiable sont mis en place dans l’entreprise.
  • Dans ce cas, il n’est pas nécessaire que le dispositif de création de signature ou le dispositif de création de cachet serveur ainsi que le prestataire de service de certification électronique soient qualifiés au sens du décret n° 2010-112 du 2 février 2010.

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Le PDF signé, une réponse aux exigences de la facture électronique

Simplicité

  • Acceptation tacite des 2 parties
  • Imprimante virtuelle
  • En SaaS pour simplicité et économie

Sécurité

  • Signature électronique
  • Transmission de la facture PDF au distant par mail tracé
  • Evolution du service selon les normes règlementaires à venir

Conservation et Légalité

  • Archivage à valeur probatoire
  • Présentable en cas de contrôle fiscal
  • Conservation durant la durée légale (à 2017 = 10 ans)

Process possible de facture PDF signé

Un chaînage simple, sécurisé et légal qui permettra la justification auprès de l’administration fiscale.

Schéma Facture PDF Signé Prologue numérique

3 services pour assurer les factures

Pour orchestrer l’ensemble du process de la facture, 3 services sont nécessaires (dont l’archivage pour garantir la valeur probatoire)

Le PDF signé

Production du PDF (+pièces jointes si besoin) et apposition des signatures électroniques

Mail Tracé

Transmission par service de mail les données de facture PDF de manière sécurisée et normée = principe du courrier recommandé

Archivage à valeur légale

Pour archiver électroniquement en tenant compte de la durée légale de conservation et dans le respect des règles établis pour une piste d’audit fiable

Le PDF signé

La diffusion de factures en PDF est tout d’abord un solution de simplicité pour de nombreuses entreprises.

Effectivement il suffit de l’acceptation tacite des 2 parties sur la voie électronique (le récepteur n’a besoin que d’une boite email et d’un accès internet).

De plus, une simple imprimante virtuelle gratuite est nécessaire (ou bien via une solution de création assistée de PDF ).

Une solution en SaaS est aussi facteur de simplicité et d’économie, pour éviter les mises à jour, la mainteance du matériel et assurer l’évolution et la continuité du service.

La production du PDF est simple :

– A la sortie de l’Erp (outil de facturation), avec une imprimante virtuelle (ou solution pro),
– Grâce à un connecteur associé à l’Erp

Puis récupération de la facture PDF pour signature en mode cachet serveur,  conforme RGS* qui consiste à prouver l’identité de l’émetteur de la facture.

Le signataire est la Personne Morale émettrice de la facture.

La signature électronique peut être déléguée (en SaaS) ou locale.

=> Garanties de l’authenticité et de l’intégrité de la facture

Le service Mail Tracé

Mail Sécurisé Prologue Numérique

Le service Mail Sécurisé c’est la transmission via email de la facture PDF de manière sécurisée et normée : c’est le principe du courrier recommandé électronique !

  1. Récupération/production de la facture PDF pour signature en mode cachet serveur,  conforme RGS*. Le signataire est la Personne Morale émettrice de la facture.

=> Garantie de l’authenticité

2. Envoi en mode sécurisé d’un mail contenant un lien de téléchargement (et donc sans limitation de taille de fichiers).

3. Réception par le destinataire d’un mail de notification contenant le lien via connexion sécurisée.
Traçage horodaté validant la récupération de la facture par le client.
Via le lien ainsi reçu dans le mail de notification, le destinataire accède à un espace sécurisé (connexion ://https) qui comporte :

– la date de l’envoi
– les destinataires principaux et en copie
– l’objet
– le corps du message
– les pièces jointes
– un fichier ZIP contenant l’ensemble des pièces jointes.

=> Garanties de l’intégrité et de la lisibilité de la facture

 

Voir aussi notre page dédiée au PDF signé ici

 

L’Archivage à valeur probatoire

Archivage à valeur probatoire Prologue Numérique
L’Archivage à valeur probatoire (ou SAE pour Système d’Archivage Electronique) c’est la création d’une archive XML contenant : la facture et les pièces éventuellement attachées, les signatures et les états de transmission.

Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée à l’archivage à valeur probatoire ici

Facture électronique les points à contrôler
Mettre en place la facturation électronique ? Les points à contrôler

Points de contrôle de la facture électronique

Mettre en place la facturation électronique, que ce soit sur les factures entrantes ou sortantes, clients ou fournisseurs, OUI  mais quels sont les points à contrôler en amont ?

Voici quelques pistes pour vous aiguiller, sachant que les conseils d’un éditeur spécialisé seront toujours un complément professionnel et efficace !

Et n’oubliez pas de lire notre article précédent « Les questions à se précise pour mettre en place la facture électronique » = ici 

Tout d’abord pour trouver une solution ou des solutions (vous pouvez toujours mixer les solutions), voici les points à contrôler (pas d’ordre à respecter à notre avis, ce sera selon vos besoins et votre typologie d’entreprise) qui répondront à vos besoins & exigences :

  • Etudier la simplicité de déploiement et d’utilisation de la solution étudiée
  • Quels sont les connexions possibles avec les autres outils de votre système d’information ?
  • Vérifier l’interopérabilité : comment se connectera la facturation électronique à mes outils déjà en place et utilisés (pour éviter aussi toute « grosse » modification de votre structure actuelle)
  • La solution est-elle adaptable, conforme et évolutive ? dans le temps ? selon les obligations d’aujourd’hui d’accord et celles de demain ?
  • Pensez à l’évolution de votre système d’information : si aujourd’hui la facture électronique ne vous semble pas nécessaire, qu’en sera-t-il demain ?
  • Quelles solutions répondent aux exigences de mes partenaires ? aux réglementations de mon métier ?
  • Etudier aussi des solutions qui permettent une dématérialisation au pas par pas : effectivement débuter par une partie de votre facturation (les entrantes par ex.) peut s’avérer être un bon 1er pas pour faire votre ROI et voir les impacts financiers, de temps et de gains. Vous pourrez ensuite l’étendre aux autres factures, voire aux autres documents de l’entreprise.
    Allez-y en « douceur » pour une meilleure maîtrise du sujet … et de vos budgets
  • N’oubliez pas que vos besoins de factures électroniques peuvent aussi être mixtes pour répondre à différents enjeux : factures entrantes, sortantes, papier encore, envoi simple par email, EDI pour répondre aux exigences de certains partenaires etc.

Faire le point…

Etudier les solutions du marché ou les possibilités d’une mise en place en interne (dans ce cas attention à  la législation & à l’évolution)

Pour atteindre les objectifs fixés et pouvoir avoir idée d’un ROI

Alors facture électronique ou pas ?

… n’oubliez pas que nos équipes sont à votre disposition pour répondre à vos questions… au 01.69.29.39.40 ou contact@prologue-numerique.fr

 

 

factures électroniques interrogations
Les questions à se poser pour mettre en place la facture électronique

Après avoir vu les différents principes de la facture électronique (voir nos articles précédents de notre Blog ici), attachons-nous maintenant aux questions à se poser pour mettre en place cette fameuse facture électronique …

De notre côté nous vous conseillons déjà d’avoir une vision « large » de votre transformation numérique : un état global au niveau de toute l’entreprise + établir votre projet à court (voire très court) terme et moyen terme : quelle sera la transformation numérique de mon entreprise demain ? qu’en est-elle à aujourd’hui ?

Pour cela voici quelques pistes à étudier (liste non exhaustive bien sûr) : tout d’abord faire le point ! et n’oubliez pas qu’un spécialiste de la transition numérique peut aussi vous aider dans cette démarche ! (contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr )

  • Faire l’état de lieux de vos factures aujoud’hui :
    • Combien de factures sont traités ? quelles volumétries en factures entrantes ? en facture sortantes ?
    • Quels autres documents commerciaux sont traités ? BL, commandes etc.
    • Quelles sont les exigences de mes clients ? de mes fournisseurs et partenaires face aux factures ? (établir un état des lieux des typologie de factures selon l’émetteur ou le récepteur)
  • Quelles sont les obligations légales de mon secteur d’activité ?
  • Certains secteurs d’activité ont des obligations = quels sont ceux à obligatoirement intégrer et prendre en compte
  • Quels sont nos objectifs ? nos attentes en matière de  dématérialisation (attentes ou obligations ?)
  • Quels sont les bénéfices attendus ? à court et à moyen terme…
    • La réduction des coûts ?
    • Les temps de traitement accélérés ? etc.
    • Quelle est le niveau de « maturité » de mon entreprise par rapport à la dématérialisation ?
      • Mon entreprise veut/doit… aller jusqu’où ?
      • Quelle informatisation est déjà en place dans mon entreprise ? faire l’état des lieux des outils utilisés et voir comment peut s’intégrer la facture électronique (à ce niveau il semble très souvent nécessaire de se faire accompagner par un éditeur spécialisé en dématérialisation, qui saura vous aiguiller sur les possibilités de connexions entre vos différents outils de gestion et une plateforme de démat. Avec un devis détaillé vous pourrez aussi avoir une vision plus précise de votre investissement, tant en budget qu’en temps, nécessaire et des bénéfices à en tirer à plus ou moins long terme).
      • Calculer votre ROI sur cet investissement : combien me coûte cette progression vers la dématérialisation ? quelle rentabilité j’en attend ?

      Pour ces derniers points, nous vous conseillons aussi de bien connaître tous les avantages de la facture électronique, vous retrouverez ces éléments dans notre blog ici.

      => quels sont les moyens nécessaires pour cette mise en place ? quel budget alloué ? car il faut bien à un moment donné établir la « facture » (électronique ou pas…) de cette mise en place 😉

      Nous vous conseillons aussi fortement de vous arrêter sur un autre aspect des questions à se poser pour mettre en place votre facture électronique :

      … mais ça ce sont d’autres sujets complémentaires, je vous pouvez étudier en visitant aussi nos pages dédiées (liens ci-dessus sur les questions !).

signature électronique Prologue Numérique
La signature électronique, une voie de sécurisation forte

Moderne et simple à mettre en place, la signature électronique est une des 3 voies de sécurisation assurant l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité d’une facture électronique (voir détails des grands principes dans notre article ici).

La signature électronique, basée sur un certificat qualifié, répond aux exigences légales, de la même manière qu’une signature manuscrite si elle est bien établie dans les règles de l’art…

Elle est également recevable comme preuve en justice.

Dans tous les cas ce certificat doit être délivré par une autorité de certification. 

Vous pouvez lire en détail le décret ici

Voir notre offre de i-parapheur ici =>

Par exemple, notre solution de PDF signé est une solution de signature électronique avec un certificat qui garantit d’office les 3 grands principes.

Schéma Facture PDF Signé Prologue numérique

Ci-dessus, notre solution appose la signature certifiée, le destinataire est notifié par mail tracé que la facture est à disposition puis la facture est archivée.

Une solution PDF signé en licence ou SaaS répond à cette seconde voie de sécurisation qu’est la signature électronique.

Découvrez en détail notre solution de facture en PDF signé ici…

Attention : une « image » de signature apposée directement dans un fichier .PDF (voir les récentes fonctions de Adobe PDF) n’est PAS une signature électronique recevable.

Ce sujet de la signature électronique étant vaste et très réglementé, il faut bien cerné vos besoins et les applications qui peuvent y répondre dans les normes en vigueur. Pour cela, un partenaire qualifié en transition numérique peut vous aider, ou vous aiguiller tout au moins ! N’hésitez pas à nous interroger au 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr

 

EDI Prologue Numérique
L’EDI pour s’assurer d’échanges de factures aux normes

EDI – Echange de Données Informatisé – pour des échanges de factures (ou autres documents) aux normes

L’EDI ça veut dire quoi donc ? et bien c’est l’Echange de Données Informatisé

C’est l’automatisation des échanges de factures à des normes qui garantissent alors la véracité des flux échangés (tant en factures sortantes qu’entrantes). L’EDI concerne aussi d’autres documents (pour « banaliser » l’EDI, pensez aux données qui transitent entre votre carte vitale chez votre pharmacien vers votre centre CPMA – Sécurité Sociale et mutuelle : ce sont des données de facturation entre 2 établissements qui parlent le même « langage » informatique. A ce propos vous avez tous déjà pû voir que les remboursements étaient beaucoup plus rapides qu’avant… c’est un des gros points forts de la dématérialisation des échanges = automatisation = rapidité).

C’est l’échange automatique de données entre deux ordinateurs au travers de messages standardisés.
Par exemple la norme EDIFACT de GS1 est une norme spécifique aux données de facture de la grande distribution (ou Galia pour les échanges du secteur automobile).

L’EDI automatise les échanges de factures comme tels :
1. Extraction des données automatique du logiciel de facturation de l’émetteur,
2. Traduction aux normes légales (GS1 par ex.) pour vous assurer des flux conformes et surtout compréhensibles par chaque partenaires
3. Transport et dépôt automatiques des données chez le récepteur

Et vice-versa…

Voici une petite illustration des échanges factures :

facture dematerialisee prologue numerique

 

L’EDI peut être utilisé en mode licence – nommé aussi « on premise » –  ou en mode SaaS (Cloud) :
Les coûts sont différents et le choix du mode se fait souvent selon la volumétrie de factures échangée, mais pas que… cela peut aussi être un choix de l’entreprise. Effectivement chez Prologue Numérique certains de nos clients, qui gèrent de gros volumes de factures, préfèrent tout de même utiliser le mode en SaaS pour une question d’externalisation du process (pas de serveur dédié, pas de maintenance etc.), pour se dédouaner de toute infrastructure et organisation spécifique.

Pour assurer des échanges fiables et sûrs : il faut un prestataire EDI certifié, qui garantisse le respect & la sécurisation des factures, vous êtes alors sûrs que les données échangées sont aux normes actuelles, testées, certifiées et conformes = en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial : çela vous garantit les 3 grands principes que l’on a vu précédemment… et remplace aisément la piste d’audit fiable en automatisant et assurant vos échanges de factures.


L’EDI est une des voies de sécurisation préconisée par  et qui précise :

« Aux termes du 3° du VII de l’article 289 du CGI, les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des factures d’origine, à condition de respecter des conditions fixées par décret. […]

Les entreprises qui veulent transmettre leurs factures dans ces conditions doivent recourir à un système de télétransmission répondant à des normes équivalentes* à celle définie à l’article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de l’échange de données informatisées lorsque l’accord relatif à cet échange prévoit l’utilisation de procédures garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données. »


De plus, n’oubliez pas que l’EDI peut aussi s’utiliser dans de nombreux autre échanges de documents (voir notre page sur la plateforme globale de démat ici) : votre plateforme d’EDI devient alors un véritable orchestrateur de données qui pourront être diffusées par le canal attendu en externe, le type et la structure de fichiers nécessaires, extraites et déposées aux bons endroits… le tout automatiquement !

Gains de temps, d’exploitation, sécurisation et donc = ECONOMIES avec la réduction des coûts !

 

Principes factures électroniques
Les grands principes de la facture électronique

Quels sont les grands principes de la facture électronique et comment les mettre en place ?

La facture électronique ou dématérialisation des factures, faite dans les règles de l’art ,  garantit alors les 3 grands principes :

Authenticité, Intégrité et Lisibilité , tant du côté émetteur que de celui du destinataire.

Effectivement selon les textes de loi, je dois garantir dans tous les cas :

  • L’authenticité de l’origine de la facture :
    • Prouver que l’émetteur de la facture est bien celui indiqué dans les données de la facture
  • La lisibilité de la facture :
    • La facture doit être lisible dans le temps
  • L’intégrité du contenu :
    • Garantir que le contenu de la facture ne peut pas être modifié, ni lors de l’échange actuel ni durant toute la durée de conservation légale de la facture.
      A ce propos : les délais de conservation légale (souvent cités par Revue Fiduciaire) sont de :

      • 5 ans en matière commerciale (litiges commerciaux)
      • En matière fiscale : 6 ans
      • En matière comptable, la conservation des pièces justificatives est de 10 ans (usage courant).

Le contrôleur fiscal doit pouvoir vérifier tous ces points qui seront aussi recevables en cas de litige commercial.

Pour la mise en place des 3 grands principes, vous avez le choix entre ce que l’on appelle les 3 « voies de sécurisation » mixables ou pas :

– la piste d’audit fiable
– la signature électronique
– l’EDI

Voie 1. La piste d’audit fiable

L’entreprise doit mettre en place des contrôles pour prouver que la facture correspond bien à une commande, une livraison etc. autant pour les biens ou pour les services, quelle soit d’ailleurs en papier ou en électronique et différente des 2 autres voies que sont la signature électronique et l’EDI.
Ces différents documents permettront d’apporter la preuve de la validité de la facture et de pouvoir aisément démontrer au contrôleur fiscal (ou lors de toute réclamation commerciale) de la fiabilité des processus dédiés à la facturation.

Si vous ne faites ni de la signature électronique ni de l’EDI, c’est la piste d’audit fiable qui doit prouver les 3 grands principes que sont l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de votre facture électronique.

Par exemple : l’envoi des factures en pièce jointe dans un email, doit prouver la véracité de votre facture par la conservation des pièces originales (commandes, BL, factures papier).
Les transactions de factures doivent être documentés et recevables
Les contrôles établissant la piste d’audit doivent permettre de s’assurer que le passage de l’un à l’autre des documents est traçable dans les deux sens.
Ces process de documentations sont particuliers à chaque assujettis. Il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l’ampleur et les moyens des contrôles à mettre en place pour garantir les 3 grands principes cités ci-dessus.
Autrement dit, ils permettent d’établir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l’opération facturée.

C’est donc à chaque entreprise de prendre en charge et de s’assurer de la véracité des documents échangés.

Pour consulter les textes officiels : voir l’extrait du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts ici 

Pour se dédouaner de cette 1ère voie, il y a aussi 2 autres voies qui assurent d’office les 3 grands principes :
La signature électronique (voir ici notre page produit dédiée) ou l‘EDI (à voir ici).