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Dématérialisation

Facture_Electronique_dématérialisation
Nouveau format de facture électronique : la Factur-X

Le nouveau format de facture électronique

 

Depuis la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée le 28 juin 2018, un standard franco-allemand de facture électronique mixte est déjà implémenté et utilisé : la Factur-X.

Prologue Numérique a aussi intégré ce format à son offre de facture électronique… visitez notre site dédié ici =>

Ce nouveau format standardisé aux normes européennes, se compose d’un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et de données attachées en XML pour automatiser les traitements.

Factur-X fichier PDF  +   Factur-x données XML embarquées = Factur-X

 

En France, il est porté en France par la FNFE-MPE.

Le Forum National de la Facture Electronique (FNFE) a été créé en janvier 2012 en application de la décision de la commission européenne du 2 novembre 2010, créant un forum européen sur la facturation électronique

Afin de permettre la plus large adoption par toute taille d’entreprises, ce standard comporte plusieurs profils de données : des données minimum (sur la base de celles exigées par la plateforme Factures Chorus Pro), puis d’un format “BASIC” (avec ou sans lignes de factures), jusqu’à celui “EN 16931″, correspondant à toutes les données prévues dans la Norme Sémantique Européenne.

L’AIFE à intégré le format Factur-X dans la liste des formats acceptés sur la plateforme Chorus Pro depuis le printemps 2018 : Prologue Numérique l’a aussi pris en compte dans son portail factures clients : MonPortailDeDoc.com

MonPortailDeDoc.comMonPortailDeDoc.com portail factures clients propose un portail pour l’envoi des factures clients (vers vos clients privés et/ou vers Chorus Pro)

 

Vous trouverez aussi de nombreuses informations techniques sur le déroulement de ce format sur le groupe Linkedin Factur-X : à découvrir ici

factures électroniques interrogations
Les questions à se poser pour mettre en place la facture électronique

Après avoir vu les différents principes de la facture électronique (voir nos articles précédents de notre Blog ici), attachons-nous maintenant aux questions à se poser pour mettre en place cette fameuse facture électronique …

De notre côté nous vous conseillons déjà d’avoir une vision « large » de votre transformation numérique : un état global au niveau de toute l’entreprise + établir votre projet à court (voire très court) terme et moyen terme : quelle sera la transformation numérique de mon entreprise demain ? qu’en est-elle à aujourd’hui ?

Pour cela voici quelques pistes à étudier (liste non exhaustive bien sûr) : tout d’abord faire le point ! et n’oubliez pas qu’un spécialiste de la transition numérique peut aussi vous aider dans cette démarche ! (contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou contact@api-sas.fr)

  • Faire l’état de lieux de vos factures aujoud’hui :
    • Combien de factures sont traités ? quelles volumétries en factures entrantes ? en facture sortantes ?
    • Quels autres documents commerciaux sont traités ? BL, commandes etc.
    • Quelles sont les exigences de mes clients ? de mes fournisseurs et partenaires face aux factures ? (établir un état des lieux des typologie de factures selon l’émetteur ou le récepteur)
  • Quelles sont les obligations légales de mon secteur d’activité ?
  • Certains secteurs d’activité ont des obligations = quels sont ceux à obligatoirement intégrer et prendre en compte
  • Quels sont nos objectifs ? nos attentes en matière de  dématérialisation (attentes ou obligations ?)
  • Quels sont les bénéfices attendus ? à court et à moyen terme…
    • La réduction des coûts ?
    • Les temps de traitement accélérés ? etc.
    • Quelle est le niveau de « maturité » de mon entreprise par rapport à la dématérialisation ?
      • Mon entreprise veut/doit… aller jusqu’où ?
      • Quelle informatisation est déjà en place dans mon entreprise ? faire l’état des lieux des outils utilisés et voir comment peut s’intégrer la facture électronique (à ce niveau il semble très souvent nécessaire de se faire accompagner par un éditeur spécialisé en dématérialisation, qui saura vous aiguiller sur les possibilités de connexions entre vos différents outils de gestion et une plateforme de démat. Avec un devis détaillé vous pourrez aussi avoir une vision plus précise de votre investissement, tant en budget qu’en temps, nécessaire et des bénéfices à en tirer à plus ou moins long terme).
      • Calculer votre ROI sur cet investissement : combien me coûte cette progression vers la dématérialisation ? quelle rentabilité j’en attend ?

      Pour ces derniers points, nous vous conseillons aussi de bien connaître tous les avantages de la facture électronique, vous retrouverez ces éléments dans notre blog ici.

      => quels sont les moyens nécessaires pour cette mise en place ? quel budget alloué ? car il faut bien à un moment donné établir la « facture » (électronique ou pas…) de cette mise en place 😉

      Nous vous conseillons aussi fortement de vous arrêter sur un autre aspect des questions à se poser pour mettre en place votre facture électronique :

      … mais ça ce sont d’autres sujets complémentaires, je vous pouvez étudier en visitant aussi nos pages dédiées (liens ci-dessus sur les questions !).

Facture électronique les points à contrôler
Mettre en place la facturation électronique ? Les points à contrôler

Points de contrôle de la facture électronique

Mettre en place la facturation électronique, que ce soit sur les factures entrantes ou sortantes, clients ou fournisseurs, OUI  mais quels sont les points à contrôler en amont ?

Voici quelques pistes pour vous aiguiller, sachant que les conseils d’un éditeur spécialisé seront toujours un complément professionnel et efficace !

Et n’oubliez pas de lire notre article précédent « Les questions à se précise pour mettre en place la facture électronique » = ici 

Tout d’abord pour trouver une solution ou des solutions (vous pouvez toujours mixer les solutions), voici les points à contrôler (pas d’ordre à respecter à notre avis, ce sera selon vos besoins et votre typologie d’entreprise) qui répondront à vos besoins & exigences :

  • Etudier la simplicité de déploiement et d’utilisation de la solution étudiée
  • Quels sont les connexions possibles avec les autres outils de votre système d’information ?
  • Vérifier l’interopérabilité : comment se connectera la facturation électronique à mes outils déjà en place et utilisés (pour éviter aussi toute « grosse » modification de votre structure actuelle)
  • La solution est-elle adaptable, conforme et évolutive ? dans le temps ? selon les obligations d’aujourd’hui d’accord et celles de demain ?
  • Pensez à l’évolution de votre système d’information : si aujourd’hui la facture électronique ne vous semble pas nécessaire, qu’en sera-t-il demain ?
  • Quelles solutions répondent aux exigences de mes partenaires ? aux réglementations de mon métier ?
  • Etudier aussi des solutions qui permettent une dématérialisation au pas par pas : effectivement débuter par une partie de votre facturation (les entrantes par ex.) peut s’avérer être un bon 1er pas pour faire votre ROI et voir les impacts financiers, de temps et de gains. Vous pourrez ensuite l’étendre aux autres factures, voire aux autres documents de l’entreprise.
    Allez-y en « douceur » pour une meilleure maîtrise du sujet … et de vos budgets
  • N’oubliez pas que vos besoins de factures électroniques peuvent aussi être mixtes pour répondre à différents enjeux : factures entrantes, sortantes, papier encore, envoi simple par email, EDI pour répondre aux exigences de certains partenaires etc.

Faire le point…

Etudier les solutions du marché ou les possibilités d’une mise en place en interne (dans ce cas attention à  la législation & à l’évolution)

Pour atteindre les objectifs fixés et pouvoir avoir idée d’un ROI

Alors facture électronique ou pas ?

… n’oubliez pas que nos équipes sont à votre disposition pour répondre à vos questions… au 01.69.29.39.40 ou contact@api-sas.fr

Archivage à valeur probatoire Prologue Numérique
La facture électronique et l’archivage

L’archivage des factures électroniques

Voici un point très important à étudier pour un projet de facture électronique : l’archivage !

Effectivement, automatiser les échanges de factures est une chose, assurer leur conservation en est une autre, car n’oublions pas que l’administration fiscale Française doit pouvoir vérifier l’authenticité et l’intégrité des factures et qu’en cas de litige commercial vous devez prouver la véracité des vos échanges commerciaux…. et ceci durant quelques années après l’échange commercial…

C’est le fondement même des factures, quelles soient électroniques ou papier d’ailleurs ! C’est pour cela que nous allons déjà faire un petit point sur différentes notions d’archivage électronique :

Ne pas confondre : GED / Sauvegarde / SAE

Nous vous proposons de commencer par faire un petit rappel sur les différences entre ces appellations, leurs applications étant toutes utiles et complémentaires les unes avec les autres.

Chacun de ces outils a des fonctions propres et bien souvent celles-ci sont mélangées et confondues par des abus de langage… faisons ici le point :

GED : Gestion électronique de documents

C’est un outil centralisant les documents à partager entre tous les utilisateurs de l’entreprise. Des droits différents sont attribués aux différentes personnes susceptibles d’y accéder. Une arborescence est décidée pour l’ensemble de la société avec un plan de classement adapté à chaque entreprise.

la Sauvegarde

C’est une copie partielle ou complète de fichiers, programmes, applications, documents… d’un support de travail vers un support de conservation (disques durs, dvd, clés usb etc. ou dans le Cloud). Pour être utiles, ces copies doivent être programmées par jour, semaine, mois et année, avec des rotations de support pour les journalières.

Plusieurs possibilités sont envisageables : sauvegarder la totalité des données de l’entreprise ou uniquement certains fichiers.  Chaque société choisit sa méthode selon son organisation ou ses obligations

Le SAE : Système d’archivage électronique

Pour présenter ce système il est d’abord nécessaire de faire le point sur 2 éléments importants : qu’est-ce qu’une archive et quels sont les normes ?

  • Définition d’une archive :

Le Code du patrimoine (version consolidée au 6 février 2016) définit les archives comme étant «l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public dans l’exercice de leur activité»(art.L211-1).

  • Les normes en quelques mots :

Pour que ces archives soient reconnues comme telles, il faut qu’elles répondent à des normes :

NF Z 42-013 :  « norme décrivant un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour le versement, l’archivage, la consultation, l’élimination et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité. »

Pour étendre cette normé aux archives électroniques, le titre a été révisé en mars 2009, comme tel : « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents… » 

NF 461 : dérivée de la précédente pour le secteur privé  et qui repose sur la notion de service fournit par des tiers-archiveurs (nous détaillerons cette notion très importante lors de nos prochains articles).

Points sur la VALEUR PROBATOIRE

Tout d’abord il est à noter que 2 éléments sont très importants : l’identification de l’auteur de l’acte et la garantie de l’intégrité dans le temps :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (article 1316 du Code Civil).

Donc pour assurer la valeur probatoire d’un document il faut :

  • Etre capable de connaître son origine
  • Qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
Facture électronique Licence SaaS Prologue Numérique
Bien choisir sa solution de facture électronique : Licence ou SaaS ?

Facture Electronique en Licence vs Facture électronique en SaaS

Le mode de distribution d’un outil de gestion est effectivement important, selon différents critères à prendre en compte : alors en licence (nommé aussi On Premise) ou en SaaS – Software as a Service ?

Le SaaS est un mode d’exploitation de logiciels qui sont installés sur des serveurs distants (Cloud) plutôt que sur la machine (ou le serveur) de l’utilisateur. Les entreprises ne paient alors pas de licence d’utilisation pour une version donnée, mais un abonnement pour l’utilisation du logiciel en ligne.

Dans le cadre d’une exploitation en SaaS, le bénéfices apportés sont immédiats :

  • Minimisation du budget tant en déploiement du projet qu’en exploitation et maintenance, vu que le logiciel est externalisé (pas d’installation, paramètrage simple, maintenance incluse & mises à jour incluses)
  • Assurance d’échanges  de documents normés selon les règles en vigueur, car le logiciel évoluera selon les nouvelles réglementations et les mises à jour seront prises en charge par l’éditeur lui-même
  • La réversibilité est toujours possible (SaaS <=> licence) selon les volumes de documents échangés
  • Facturation en abonnement et à la consommation
  • Accès de partout, un simple navigateur et un accès internet suffisent
  • Gestion du parc utilisateurs simplifiée

Dans cette distribution, le « à façon » est plus difficile et il faut déléguer la sécurité des données à un tiers… de confiance ! C’est bien aussi un choix stratégique de l’entreprise… ou pas