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Dématérialisation

Schéma_flux_entrants_exemple_Prologue_Numérique
Exemples concrets de factures électroniques
Exemple de flux entrants :
  • Commandes de clients et factures fournisseurs entrantes
  • Différents formats en entrée
  • Traités selon le format d’entrée (ici scan et EDI) et déposés dans le système d’information avec le format de données adéquates, celui reconnu par le système d’information qui réceptionne

 

Exemple de flux sortants :
  • 2 formats de factures différents sortent du système d’information
  • Ils sont traités par la plateforme EDI et transportés dans le format connu à l’extérieur
  • Ici ce sont des factures Chorus Pro pour une entité publique, des factures clients et des commandes fournisseurs

 

Schéma_flux_sortants_exemple_Prologue_Numérique

 

Evidemment, les 2 solutions sont possibles en même temps, sur le même système d’information.

 

 

Et ce n’est là que 2 exemples… lisez aussi nos témoignages pour en découvrir d’autres

 

TÉMOIGNAGES CLIENTS PROLOGUE NUMÉRIQUE

 

Facture électronique Licence SaaS Prologue Numérique
Bien choisir sa solution de facture électronique : Licence ou SaaS ?

Facture Electronique en Licence vs Facture électronique en SaaS

Le mode de distribution d’un outil de gestion est effectivement important, selon différents critères à prendre en compte : alors en licence (nommé aussi On Premise) ou en SaaS – Software as a Service ?

Le SaaS est un mode d’exploitation de logiciels qui sont installés sur des serveurs distants (Cloud) plutôt que sur la machine (ou le serveur) de l’utilisateur. Les entreprises ne paient alors pas de licence d’utilisation pour une version donnée, mais un abonnement pour l’utilisation du logiciel en ligne.

Dans le cadre d’une exploitation en SaaS, le bénéfices apportés sont immédiats :

  • Minimisation du budget tant en déploiement du projet qu’en exploitation et maintenance, vu que le logiciel est externalisé (pas d’installation, paramètrage simple, maintenance incluse & mises à jour incluses)
  • Assurance d’échanges  de documents normés selon les règles en vigueur, car le logiciel évoluera selon les nouvelles réglementations et les mises à jour seront prises en charge par l’éditeur lui-même
  • La réversibilité est toujours possible (SaaS <=> licence) selon les volumes de documents échangés
  • Facturation en abonnement et à la consommation
  • Accès de partout, un simple navigateur et un accès internet suffisent
  • Gestion du parc utilisateurs simplifiée

Dans cette distribution, le « à façon » est plus difficile et il faut déléguer la sécurité des données à un tiers… de confiance ! C’est bien aussi un choix stratégique de l’entreprise… ou pas !

Le coût d’un mode SaaS est, à priori, généralement plus faible qu’en licence (l’externalisation apportant une réduction immédiate des investissements, voire les points ci-dessus et la facturation se faisant à l’utilisation), mais le coût n’est pas toujours le facteur principal de choix. Effectivement certaines entreprises ont pris un réel engagement à se « dégager » justement de toute infrastructure.

De son côté le mode Licence ou On Premise, permet de maîtriser l’outil dans sa globalité. Le mode licence offre aussi plus de souplesse et d’adaptabilité dans son processus, le paramétrage et les adaptations à vos besoins propres seront facilités et surtout maîtrisés par l’entreprise elle-même (ou sous-traités si nécessaire). Certaines entreprises refusent d’externaliser tout ou partie de leurs données et solutions.

Résultat ? Stratégie d’entreprise // Coûts // Disponibilité etc… tous les aspects sont à étudier et notez tout de même que chez Prologue Numérique la réversibilité existe (lors de volume d’échanges qui augmentent par exemple, le passage d’un mode à l’autre est tout à fait possible !). Contactez nos experts au 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr

 

Archivage à valeur probatoire Prologue Numérique
La facture électronique et l’archivage

L’archivage des factures électroniques

Voici un point très important à étudier pour un projet de facture électronique : l’archivage !

Effectivement, automatiser les échanges de factures est une chose, assurer leur conservation en est une autre, car n’oublions pas que l’administration fiscale Française doit pouvoir vérifier l’authenticité et l’intégrité des factures et qu’en cas de litige commercial vous devez prouver la véracité des vos échanges commerciaux…. et ceci durant quelques années après l’échange commercial…

C’est le fondement même des factures, quelles soient électroniques ou papier d’ailleurs ! C’est pour cela que nous allons déjà faire un petit point sur différentes notions d’archivage électronique :

Ne pas confondre : GED / Sauvegarde / SAE

Nous vous proposons de commencer par faire un petit rappel sur les différences entre ces appellations, leurs applications étant toutes utiles et complémentaires les unes avec les autres.

Chacun de ces outils a des fonctions propres et bien souvent celles-ci sont mélangées et confondues par des abus de langage… faisons ici le point :

GED : Gestion électronique de documents

C’est un outil centralisant les documents à partager entre tous les utilisateurs de l’entreprise. Des droits différents sont attribués aux différentes personnes susceptibles d’y accéder. Une arborescence est décidée pour l’ensemble de la société avec un plan de classement adapté à chaque entreprise.

la Sauvegarde

C’est une copie partielle ou complète de fichiers, programmes, applications, documents… d’un support de travail vers un support de conservation (disques durs, dvd, clés usb etc. ou dans le Cloud). Pour être utiles, ces copies doivent être programmées par jour, semaine, mois et année, avec des rotations de support pour les journalières.

Plusieurs possibilités sont envisageables : sauvegarder la totalité des données de l’entreprise ou uniquement certains fichiers.  Chaque société choisit sa méthode selon son organisation ou ses obligations

Le SAE : Système d’archivage électronique

Pour présenter ce système il est d’abord nécessaire de faire le point sur 2 éléments importants : qu’est-ce qu’une archive et quels sont les normes ?

  • Définition d’une archive :

Le Code du patrimoine (version consolidée au 6 février 2016) définit les archives comme étant «l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public dans l’exercice de leur activité»(art.L211-1).

  • Les normes en quelques mots :

Pour que ces archives soient reconnues comme telles, il faut qu’elles répondent à des normes :

NF Z 42-013 :  « norme décrivant un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour le versement, l’archivage, la consultation, l’élimination et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité. »

Pour étendre cette normé aux archives électroniques, le titre a été révisé en mars 2009, comme tel : « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents… » 

NF 461 : dérivée de la précédente pour le secteur privé  et qui repose sur la notion de service fournit par des tiers-archiveurs (nous détaillerons cette notion très importante lors de nos prochains articles).

Points sur la VALEUR PROBATOIRE

Tout d’abord il est à noter que 2 éléments sont très importants : l’identification de l’auteur de l’acte et la garantie de l’intégrité dans le temps :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (article 1316 du Code Civil).

Donc pour assurer la valeur probatoire d’un document il faut :

  • Etre capable de connaître son origine
  • Qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
Facture_Electronique_dématérialisation
Nouveau format de facture électronique : la Factur-X

Factur-X fichier PDFFactur-x données XML embarquées

Factur-X, nouveau format de facture électronique

 

Pour une première implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée le 28 juin dernier, un standard franco-allemand de facture électronique mixte est en cours de préparation : la Factur-X.

Ce nouveau format standardisé aux normes européennes, se compose d’un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et de données attachées en XML pour automatiser les traitements.

 

En France, il est porté en France par la FNFE-MPE.

Le Forum National de la Facture Electronique (FNFE) a été créé en janvier 2012 en application de la décision de la commission européenne du 2 novembre 2010, créant un forum européen sur la facturation électronique

Afin de permettre la plus large adoption par toute taille d’entreprises, ce standard comporte plusieurs profils de données : des données minimum (sur la base de celles exigées par la plateforme Factures Chorus Pro), puis d’un format “BASIC” (avec ou sans lignes de factures), jusqu’à celui “EN 16931″, correspondant à toutes les données prévues dans la Norme Sémantique Européenne.

L’AIFE à intégré le format Factur-X dans la liste des formats acceptés sur la plateforme Chorus Pro depuis le printemps 2018.

Prologue Numérique a aussi intégré ce format à son offre de facture électronique… visitez notre site dédié ici =>

et découvrez aussi l’offre MonPortailDeDoc.com qui propose un portail gratuit pour l’envoi des factures clients (vers vos clients privés et/ou vers Chorus Pro)

Vous trouverez aussi de nombreuses informations techniques sur le déroulement de ce format sur le groupe Linkedin Factur-X : à découvrir ici

Facture PDF signé Prologue Numérique
Le PDF signé, une solution de facture électronique BtoB

Le PDF signé, une solution de facture électronique BtoB

La dématérialisation fiscale sous forme de fichier PDF est cadrée par l’article 289-V du code général des impôts :  Voir en détail la page dédiée service_public_pro

 

L’authenticité de son origine (par l’identification de l’émetteur) et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

  • soit au moyen d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
  • soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque : […] dont le courrier électronique avec un fichier PDF joint.
Les textes concernant la Signature Electronique :

– Le signataire de la facture est celui qui détient et met en œuvre le moyen de signature :

  • Il peut s’agir d’une personne morale auquel cas le cachet peut être produit automatiquement lors de l’envoi des factures,
  • ou d’une personne physique (on parle alors de signature) émettant les factures après les avoir signées en son nom pour le compte de l’entreprise.

La Signature avancée (RGS*) ne dispense pas de la piste d’Audit fiable :

  • La signature électronique conforme au RGS une étoile peut aussi sécuriser les factures électroniques dès lors que des contrôles établissant une piste d’audit fiable sont mis en place dans l’entreprise.
  • Dans ce cas, il n’est pas nécessaire que le dispositif de création de signature ou le dispositif de création de cachet serveur ainsi que le prestataire de service de certification électronique soient qualifiés au sens du décret n° 2010-112 du 2 février 2010.

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Le PDF signé, une réponse aux exigences de la facture électronique

Simplicité

  • Acceptation tacite des 2 parties
  • Imprimante virtuelle
  • En SaaS pour simplicité et économie

Sécurité

  • Signature électronique
  • Transmission de la facture PDF au distant par mail tracé
  • Evolution du service selon les normes règlementaires à venir

Conservation et Légalité

  • Archivage à valeur probatoire
  • Présentable en cas de contrôle fiscal
  • Conservation durant la durée légale (à 2017 = 10 ans)

Process possible de facture PDF signé

Un chaînage simple, sécurisé et légal qui permettra la justification auprès de l’administration fiscale.

Schéma Facture PDF Signé Prologue numérique

3 services pour assurer les factures

Pour orchestrer l’ensemble du process de la facture, 3 services sont nécessaires (dont l’archivage pour garantir la valeur probatoire)

Le PDF signé

Production du PDF (+pièces jointes si besoin) et apposition des signatures électroniques

Mail Tracé

Transmission par service de mail les données de facture PDF de manière sécurisée et normée = principe du courrier recommandé

Archivage à valeur légale

Pour archiver électroniquement en tenant compte de la durée légale de conservation et dans le respect des règles établis pour une piste d’audit fiable

Le PDF signé

La diffusion de factures en PDF est tout d’abord un solution de simplicité pour de nombreuses entreprises.

Effectivement il suffit de l’acceptation tacite des 2 parties sur la voie électronique (le récepteur n’a besoin que d’une boite email et d’un accès internet).

De plus, une simple imprimante virtuelle gratuite est nécessaire (ou bien via une solution de création assistée de PDF ).

Une solution en SaaS est aussi facteur de simplicité et d’économie, pour éviter les mises à jour, la mainteance du matériel et assurer l’évolution et la continuité du service.

La production du PDF est simple :

– A la sortie de l’Erp (outil de facturation), avec une imprimante virtuelle (ou solution pro),
– Grâce à un connecteur associé à l’Erp

Puis récupération de la facture PDF pour signature en mode cachet serveur,  conforme RGS* qui consiste à prouver l’identité de l’émetteur de la facture.

Le signataire est la Personne Morale émettrice de la facture.

La signature électronique peut être déléguée (en SaaS) ou locale.

=> Garanties de l’authenticité et de l’intégrité de la facture

Le service Mail Tracé

Mail Sécurisé Prologue Numérique

Le service Mail Sécurisé c’est la transmission via email de la facture PDF de manière sécurisée et normée : c’est le principe du courrier recommandé électronique !

  1. Récupération/production de la facture PDF pour signature en mode cachet serveur,  conforme RGS*. Le signataire est la Personne Morale émettrice de la facture.

=> Garantie de l’authenticité

2. Envoi en mode sécurisé d’un mail contenant un lien de téléchargement (et donc sans limitation de taille de fichiers).

3. Réception par le destinataire d’un mail de notification contenant le lien via connexion sécurisée.
Traçage horodaté validant la récupération de la facture par le client.
Via le lien ainsi reçu dans le mail de notification, le destinataire accède à un espace sécurisé (connexion ://https) qui comporte :

– la date de l’envoi
– les destinataires principaux et en copie
– l’objet
– le corps du message
– les pièces jointes
– un fichier ZIP contenant l’ensemble des pièces jointes.

=> Garanties de l’intégrité et de la lisibilité de la facture

 

Voir aussi notre page dédiée au PDF signé ici

 

L’Archivage à valeur probatoire

Archivage à valeur probatoire Prologue Numérique
L’Archivage à valeur probatoire (ou SAE pour Système d’Archivage Electronique) c’est la création d’une archive XML contenant : la facture et les pièces éventuellement attachées, les signatures et les états de transmission.

Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée à l’archivage à valeur probatoire ici

Facture électronique les points à contrôler
Mettre en place la facturation électronique ? Les points à contrôler

Points de contrôle de la facture électronique

Mettre en place la facturation électronique, que ce soit sur les factures entrantes ou sortantes, clients ou fournisseurs, OUI  mais quels sont les points à contrôler en amont ?

Voici quelques pistes pour vous aiguiller, sachant que les conseils d’un éditeur spécialisé seront toujours un complément professionnel et efficace !

Et n’oubliez pas de lire notre article précédent « Les questions à se précise pour mettre en place la facture électronique » = ici 

Tout d’abord pour trouver une solution ou des solutions (vous pouvez toujours mixer les solutions), voici les points à contrôler (pas d’ordre à respecter à notre avis, ce sera selon vos besoins et votre typologie d’entreprise) qui répondront à vos besoins & exigences :

  • Etudier la simplicité de déploiement et d’utilisation de la solution étudiée
  • Quels sont les connexions possibles avec les autres outils de votre système d’information ?
  • Vérifier l’interopérabilité : comment se connectera la facturation électronique à mes outils déjà en place et utilisés (pour éviter aussi toute « grosse » modification de votre structure actuelle)
  • La solution est-elle adaptable, conforme et évolutive ? dans le temps ? selon les obligations d’aujourd’hui d’accord et celles de demain ?
  • Pensez à l’évolution de votre système d’information : si aujourd’hui la facture électronique ne vous semble pas nécessaire, qu’en sera-t-il demain ?
  • Quelles solutions répondent aux exigences de mes partenaires ? aux réglementations de mon métier ?
  • Etudier aussi des solutions qui permettent une dématérialisation au pas par pas : effectivement débuter par une partie de votre facturation (les entrantes par ex.) peut s’avérer être un bon 1er pas pour faire votre ROI et voir les impacts financiers, de temps et de gains. Vous pourrez ensuite l’étendre aux autres factures, voire aux autres documents de l’entreprise.
    Allez-y en « douceur » pour une meilleure maîtrise du sujet … et de vos budgets
  • N’oubliez pas que vos besoins de factures électroniques peuvent aussi être mixtes pour répondre à différents enjeux : factures entrantes, sortantes, papier encore, envoi simple par email, EDI pour répondre aux exigences de certains partenaires etc.

Faire le point…

Etudier les solutions du marché ou les possibilités d’une mise en place en interne (dans ce cas attention à  la législation & à l’évolution)

Pour atteindre les objectifs fixés et pouvoir avoir idée d’un ROI

Alors facture électronique ou pas ?

… n’oubliez pas que nos équipes sont à votre disposition pour répondre à vos questions… au 01.69.29.39.40 ou contact@prologue-numerique.fr

 

 

factures électroniques interrogations
Les questions à se poser pour mettre en place la facture électronique

Après avoir vu les différents principes de la facture électronique (voir nos articles précédents de notre Blog ici), attachons-nous maintenant aux questions à se poser pour mettre en place cette fameuse facture électronique …

De notre côté nous vous conseillons déjà d’avoir une vision « large » de votre transformation numérique : un état global au niveau de toute l’entreprise + établir votre projet à court (voire très court) terme et moyen terme : quelle sera la transformation numérique de mon entreprise demain ? qu’en est-elle à aujourd’hui ?

Pour cela voici quelques pistes à étudier (liste non exhaustive bien sûr) : tout d’abord faire le point ! et n’oubliez pas qu’un spécialiste de la transition numérique peut aussi vous aider dans cette démarche ! (contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr )

  • Faire l’état de lieux de vos factures aujoud’hui :
    • Combien de factures sont traités ? quelles volumétries en factures entrantes ? en facture sortantes ?
    • Quels autres documents commerciaux sont traités ? BL, commandes etc.
    • Quelles sont les exigences de mes clients ? de mes fournisseurs et partenaires face aux factures ? (établir un état des lieux des typologie de factures selon l’émetteur ou le récepteur)
  • Quelles sont les obligations légales de mon secteur d’activité ?
  • Certains secteurs d’activité ont des obligations = quels sont ceux à obligatoirement intégrer et prendre en compte
  • Quels sont nos objectifs ? nos attentes en matière de  dématérialisation (attentes ou obligations ?)
  • Quels sont les bénéfices attendus ? à court et à moyen terme…
    • La réduction des coûts ?
    • Les temps de traitement accélérés ? etc.
    • Quelle est le niveau de « maturité » de mon entreprise par rapport à la dématérialisation ?
      • Mon entreprise veut/doit… aller jusqu’où ?
      • Quelle informatisation est déjà en place dans mon entreprise ? faire l’état des lieux des outils utilisés et voir comment peut s’intégrer la facture électronique (à ce niveau il semble très souvent nécessaire de se faire accompagner par un éditeur spécialisé en dématérialisation, qui saura vous aiguiller sur les possibilités de connexions entre vos différents outils de gestion et une plateforme de démat. Avec un devis détaillé vous pourrez aussi avoir une vision plus précise de votre investissement, tant en budget qu’en temps, nécessaire et des bénéfices à en tirer à plus ou moins long terme).
      • Calculer votre ROI sur cet investissement : combien me coûte cette progression vers la dématérialisation ? quelle rentabilité j’en attend ?

      Pour ces derniers points, nous vous conseillons aussi de bien connaître tous les avantages de la facture électronique, vous retrouverez ces éléments dans notre blog ici.

      => quels sont les moyens nécessaires pour cette mise en place ? quel budget alloué ? car il faut bien à un moment donné établir la « facture » (électronique ou pas…) de cette mise en place 😉

      Nous vous conseillons aussi fortement de vous arrêter sur un autre aspect des questions à se poser pour mettre en place votre facture électronique :

      … mais ça ce sont d’autres sujets complémentaires, je vous pouvez étudier en visitant aussi nos pages dédiées (liens ci-dessus sur les questions !).

signature électronique Prologue Numérique
La signature électronique, une voie de sécurisation forte

Moderne et simple à mettre en place, la signature électronique est une des 3 voies de sécurisation assurant l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité d’une facture électronique (voir détails des grands principes dans notre article ici).

La signature électronique, basée sur un certificat qualifié, répond aux exigences légales, de la même manière qu’une signature manuscrite si elle est bien établie dans les règles de l’art…

Elle est également recevable comme preuve en justice.

Dans tous les cas ce certificat doit être délivré par une autorité de certification. 

Vous pouvez lire en détail le décret ici

Voir notre offre de i-parapheur ici =>

Par exemple, notre solution de PDF signé est une solution de signature électronique avec un certificat qui garantit d’office les 3 grands principes.

Schéma Facture PDF Signé Prologue numérique

Ci-dessus, notre solution appose la signature certifiée, le destinataire est notifié par mail tracé que la facture est à disposition puis la facture est archivée.

Une solution PDF signé en licence ou SaaS répond à cette seconde voie de sécurisation qu’est la signature électronique.

Découvrez en détail notre solution de facture en PDF signé ici…

Attention : une « image » de signature apposée directement dans un fichier .PDF (voir les récentes fonctions de Adobe PDF) n’est PAS une signature électronique recevable.

Ce sujet de la signature électronique étant vaste et très réglementé, il faut bien cerné vos besoins et les applications qui peuvent y répondre dans les normes en vigueur. Pour cela, un partenaire qualifié en transition numérique peut vous aider, ou vous aiguiller tout au moins ! N’hésitez pas à nous interroger au 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr

 

EDI Prologue Numérique
L’EDI pour s’assurer d’échanges de factures aux normes

EDI – Echange de Données Informatisé – pour des échanges de factures (ou autres documents) aux normes

L’EDI ça veut dire quoi donc ? et bien c’est l’Echange de Données Informatisé

C’est l’automatisation des échanges de factures à des normes qui garantissent alors la véracité des flux échangés (tant en factures sortantes qu’entrantes). L’EDI concerne aussi d’autres documents (pour « banaliser » l’EDI, pensez aux données qui transitent entre votre carte vitale chez votre pharmacien vers votre centre CPMA – Sécurité Sociale et mutuelle : ce sont des données de facturation entre 2 établissements qui parlent le même « langage » informatique. A ce propos vous avez tous déjà pû voir que les remboursements étaient beaucoup plus rapides qu’avant… c’est un des gros points forts de la dématérialisation des échanges = automatisation = rapidité).

C’est l’échange automatique de données entre deux ordinateurs au travers de messages standardisés.
Par exemple la norme EDIFACT de GS1 est une norme spécifique aux données de facture de la grande distribution (ou Galia pour les échanges du secteur automobile).

L’EDI automatise les échanges de factures comme tels :
1. Extraction des données automatique du logiciel de facturation de l’émetteur,
2. Traduction aux normes légales (GS1 par ex.) pour vous assurer des flux conformes et surtout compréhensibles par chaque partenaires
3. Transport et dépôt automatiques des données chez le récepteur

Et vice-versa…

Voici une petite illustration des échanges factures :

facture dematerialisee prologue numerique

 

L’EDI peut être utilisé en mode licence – nommé aussi « on premise » –  ou en mode SaaS (Cloud) :
Les coûts sont différents et le choix du mode se fait souvent selon la volumétrie de factures échangée, mais pas que… cela peut aussi être un choix de l’entreprise. Effectivement chez Prologue Numérique certains de nos clients, qui gèrent de gros volumes de factures, préfèrent tout de même utiliser le mode en SaaS pour une question d’externalisation du process (pas de serveur dédié, pas de maintenance etc.), pour se dédouaner de toute infrastructure et organisation spécifique.

Pour assurer des échanges fiables et sûrs : il faut un prestataire EDI certifié, qui garantisse le respect & la sécurisation des factures, vous êtes alors sûrs que les données échangées sont aux normes actuelles, testées, certifiées et conformes = en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial : çela vous garantit les 3 grands principes que l’on a vu précédemment… et remplace aisément la piste d’audit fiable en automatisant et assurant vos échanges de factures.


L’EDI est une des voies de sécurisation préconisée par  et qui précise :

« Aux termes du 3° du VII de l’article 289 du CGI, les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des factures d’origine, à condition de respecter des conditions fixées par décret. […]

Les entreprises qui veulent transmettre leurs factures dans ces conditions doivent recourir à un système de télétransmission répondant à des normes équivalentes* à celle définie à l’article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de l’échange de données informatisées lorsque l’accord relatif à cet échange prévoit l’utilisation de procédures garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données. »


De plus, n’oubliez pas que l’EDI peut aussi s’utiliser dans de nombreux autre échanges de documents (voir notre page sur la plateforme globale de démat ici) : votre plateforme d’EDI devient alors un véritable orchestrateur de données qui pourront être diffusées par le canal attendu en externe, le type et la structure de fichiers nécessaires, extraites et déposées aux bons endroits… le tout automatiquement !

Gains de temps, d’exploitation, sécurisation et donc = ECONOMIES avec la réduction des coûts !

 

Principes factures électroniques
Les grands principes de la facture électronique

Quels sont les grands principes de la facture électronique et comment les mettre en place ?

La facture électronique ou dématérialisation des factures, faite dans les règles de l’art ,  garantit alors les 3 grands principes :

Authenticité, Intégrité et Lisibilité , tant du côté émetteur que de celui du destinataire.

Effectivement selon les textes de loi, je dois garantir dans tous les cas :

  • L’authenticité de l’origine de la facture :
    • Prouver que l’émetteur de la facture est bien celui indiqué dans les données de la facture
  • La lisibilité de la facture :
    • La facture doit être lisible dans le temps
  • L’intégrité du contenu :
    • Garantir que le contenu de la facture ne peut pas être modifié, ni lors de l’échange actuel ni durant toute la durée de conservation légale de la facture.
      A ce propos : les délais de conservation légale (souvent cités par Revue Fiduciaire) sont de :

      • 5 ans en matière commerciale (litiges commerciaux)
      • En matière fiscale : 6 ans
      • En matière comptable, la conservation des pièces justificatives est de 10 ans (usage courant).

Le contrôleur fiscal doit pouvoir vérifier tous ces points qui seront aussi recevables en cas de litige commercial.

Pour la mise en place des 3 grands principes, vous avez le choix entre ce que l’on appelle les 3 « voies de sécurisation » mixables ou pas :

– la piste d’audit fiable
– la signature électronique
– l’EDI

Voie 1. La piste d’audit fiable

L’entreprise doit mettre en place des contrôles pour prouver que la facture correspond bien à une commande, une livraison etc. autant pour les biens ou pour les services, quelle soit d’ailleurs en papier ou en électronique et différente des 2 autres voies que sont la signature électronique et l’EDI.
Ces différents documents permettront d’apporter la preuve de la validité de la facture et de pouvoir aisément démontrer au contrôleur fiscal (ou lors de toute réclamation commerciale) de la fiabilité des processus dédiés à la facturation.

Si vous ne faites ni de la signature électronique ni de l’EDI, c’est la piste d’audit fiable qui doit prouver les 3 grands principes que sont l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de votre facture électronique.

Par exemple : l’envoi des factures en pièce jointe dans un email, doit prouver la véracité de votre facture par la conservation des pièces originales (commandes, BL, factures papier).
Les transactions de factures doivent être documentés et recevables
Les contrôles établissant la piste d’audit doivent permettre de s’assurer que le passage de l’un à l’autre des documents est traçable dans les deux sens.
Ces process de documentations sont particuliers à chaque assujettis. Il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l’ampleur et les moyens des contrôles à mettre en place pour garantir les 3 grands principes cités ci-dessus.
Autrement dit, ils permettent d’établir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l’opération facturée.

C’est donc à chaque entreprise de prendre en charge et de s’assurer de la véracité des documents échangés.

Pour consulter les textes officiels : voir l’extrait du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts ici 

Pour se dédouaner de cette 1ère voie, il y a aussi 2 autres voies qui assurent d’office les 3 grands principes :
La signature électronique (voir ici notre page produit dédiée) ou l‘EDI (à voir ici).

Facture Electronique CéKoiDonc ?

Le point sur la facture électronique : les premiers éléments à connaître.

Débutons tout d’abord sur le cas bien spécifique de la facture électronique et de ses aspects :

  1. C’est d’abord une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique avec la même réglementation et les MEMES OBLIGATIONS QU’UNE FACTURE PAPIER. A noter : le process peut être différent chez l’émetteur & chez le destinataire (pas d’obligation de méthode identique des 2 côtés).
  2. Une facture scannée NE peut PAS tenir lieu de facture électronique si elle est simplement scannée et déposée dans un répertoire surtout si c’est pour détruire la copie papier ensuite : cela n’a aucune valeur légale (sauf si il y a conservation du papier mais dans ce cas il y a une nette réduction des bénéfices du format électronique : voir autre article dédié aux bénéfices).
    Le scan est valable sous certaines conditions très strictes de numérisation, avec signature électronique certifiée par certificat, de l’horodatage et de la conservation en archives SAE normés.
  3. Concernant la Dématérialisation de factures ou facture électronique (le terme de dématérialisation fiscale n’est plus utilisé depuis 2016) = avant de se lancer, il faut faire le point pour  y voir plus clair mais surtout pour que vous puissiez y aller bien, dans les meilleures conditions : pour cela vous pouvez facilement vous faire aider d’un éditeur spécialisé en Dématérialisation de factures, notamment certifié GS1 (voir autre article à venir dans la calendrier de l’avent)

Si effectivement la dématérialisation de facture apporte aujourd’hui une baisse des coûts de traitement et qu’elle donne une bonne image de l’émetteur, il s’agit surtout de répondre aux impératifs légaux (loi Macron notamment, portail Chorus Pro…) c’est souvent l’impératif premier des entreprises. Mais il faut dédramatiser le sujet qui souvent paraît plus complexe qu’il ne l’est… et voir comment gérer ce projet avec toute la réflexion nécessaire…

Vous pouvez aussi lire notre article dédiée à l’essor de la démat de factures ici

Dématérialisation Factures BtoB
Dématérialisation fiscale de factures, une relation BtoB en plein essor

La technologie et la pratique de la dématérialisation de facture semblent avoir démontré suffisamment de maturité pour convaincre les entreprises. En effet, les  organisations qui dématérialisent bénéficient de nombreux avantages : processus de traitement améliorés, relation clients-fournisseurs renforcées (voir notre page facture dématérialisée pour plus de détails). Par ailleurs, lorsqu’elles dématérialisent fiscalement leurs factures, elles bénéficient d’échanges sécurisés, gagnent en productivité et réduisent leurs coûts de traitement.

Selon diverses études réalisées ces dernières années, toutes les entreprises françaises sont potentiellement concernées par la dématérialisation des factures (à court ou moyen termes).

Découvrez d’ailleurs comment réduire vos coûts et conforter vos relations commerciales en dématérialisant vos échanges de données sur notre page dédié ici.

use it suite plateforme dematerialisation De la dématérialisation papier à la dématérialisation fiscale ou dématérialisation des factures
Il existe trois manières de dématérialiser les factures :

  • La dématérialisation de factures papier qui consiste à transmettre une facture par une solution de scanning avec une lecture automatique du document à la réception.
  • La dématérialisation simple, sous forme de fichier électronique (télétransmission, PDF,…)
  • La dématérialisation dite facture électronique qui constitue un échange structuré (EDI, XML, csv, …) ou non (PDF obligatoirement signé électroniquement), et qui s’effectue dans le respect des modalités imposées par la Direction Générale des Impôts (DGFiP).

Dans le cas d’une solution de la facture électronique, l’exemplaire électronique fait foi d’original auprès de l’administration fiscale (Article 289 bis du Code Général des Impôts).

Les données constituant la facture électronique sont extraites de votre système d’information, ce qui évite les erreurs de ressaisie, réduit les délais de traitement et d’expédition et l’encombrement d’un archivage papier.

Choisir une solution de dématérialisation complète, de bout en bout, du fournisseur à l’acheteur permet une approche avec un gros potentiel d’économie et répond à un cadre juridique très exigeant. Une solution en mode SaaS est aussi intéressante à étudier.

use it suite plateforme dematerialisation Les bénéfices

L’utilisation de la dématérialisation des factures en mode SaaS ou en mode licence présente de nombreux avantages :

  • Gains financiers

Le coût moyen d’une facture papier s’élève en moyenne à 17€ en émission (saisie, impression, papier, enveloppe, affranchissement, archivage) et tout autant en réception (traitement à l’arrivée, archivage).
Le coût d’une facture dématérialisée est estimé à moins de 4€ en émission ou en réception pour un espace d’archivage réduit (sur un serveur).

  • Gains de productivité

Le traitement des factures papier émises s’étale en moyenne sur 10 jours. La dématérialisation des factures permet une émission beaucoup plus rapide de la facture après réception du bon de commande.

  • Gains de sécurité

Les données échangées présentent une traçabilité, une authenticité et une intégrité garanties par l’intégration parfaite de Use it Flow dans votre système d’information.

  • ROI rapide

Rentabilisée en quelques mois selon l’avancement des projets de dématérialisation fiscale de factures avec vos partenaires grâce à :
– la suppression des coûts directs
– la réduction des cycles commande/livraison/facturation et paiement (virements et prélèvements bancaires conformes aux nouveaux échanges SEPA et protocole Ebics).

Découvrez en détails comment réduire vos coûts et conforter vos relations commerciales en dématérialisant vos échanges de données sur notre page dédié ici.

 use it suite plateforme dematerialisation Exemples de pratiques en Grande Distribution

Le témoignage de MDP Distribution qui dématérialise  9000 factures par an

« Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à gérer un grand nombre de  factures. Il est primordial que nous puissions assurer la gestion de ces données en nous appuyant sur une solution de dématérialisation fiable et simple d’utilisation. Nous sommes très satisfaits de notre solution Use it Flow. L’interface web constitue un vrai plus pour unegestion optimale de nos fichiers au quotidien ». Lire la suite…

Sodastream : témoignage ici

use it suite plateforme dematerialisation Vos factures électroniques avec une solution professionnelle

Parce que chez Prologue Numérique nous sommes conscients de vos préoccupations, nos solutions, sont le fruit d’un développement basé sur une longue expérience en matière de dématérialisation et d’EDI, développé en partenariat avec les experts et organismes métier compétents (GS1, Edificas, banques etc…), est étudié pour que la dématérialisation fiscale de la facture soit pour vous un levier de productivité.

Pour répondre à vos attentes, notre plateforme Use it Flow Open Set vous offre de nombreux avantages :

  • Amélioration de la productivité
  • Automatisation des tâches du processus de facturation
  • Utilisation des derniers protocoles de communication
  • Gestion fine des droits d’accès à l’interface web 2.0 de Use it Flow
  • Amélioration de la sécurité de vos échanges
  • Intégration parfaite dans votre SI existant
  • Conformité parfaite aux réglementations légales et fiscales de contrôle, de  dématérialisation et de restitution des factures
  • Amélioration de vos relations commerciales
  • Flexibilité et évolutivité de la solution
  • Choix du mode : SaaS (externalisé) ou licence (utilisation en local)

 

Schéma_Facture_Elec_blanc

 

gs1partenaires.pngTélécharger ici le Guide des bonnes pratiques de la facturaiton électroniques, publié par GS1 et Galia

Facture Fournisseur PDF
Factures Fournisseurs en PDF

Comment recevoir et intégrer mes factures fournisseurs reçues en PDF ?

Recevoir aujourd’hui des factures des fournisseurs au format PDF sur une boîte email est une pratique assez courante dans toutes les entreprises.

Mais comment intégrer ces factures dans votre système d’information ? en saisies manuelles ? automatiquement ? quels en sont les gains ? et surtout quelle sécurité ?

Focus sur les Factures Fournisseurs reçues au format PDF

Etat des Lieux :

1ers pas vers la dématérialisation (dite simple), l’échange de factures au format PDF reste une « semi-automatisation » qui nécessitera toujours un traitement manuel si le receveur en reste là. Ce type de »dématérialisation » peut donc s’avérer être un frein à l’accélération du traitement des factures si il n’est pas intégré automatiquement dans le process de gestion des factures.

De plus, n’oublions pas que la facture, est une pièce une pièce justificative qui, outre son rôle en matière de TVA, doit être produite afin de justifier l’écriture comptable d’achat qu’elle concerne.
En cas de contrôle fiscal, l’administration vérifie ainsi le respect de la réglementation et les montants déclarés en matière d’Impôts sur les Sociétés (IS) et de Taxe sur la Valeur Ajoutées (TVA).

La notion de respect de la législation est donc aussi un point important à prendre en compte.

Le cas de la Facture Electronique Fournisseur :

La facture fournisseur reçue électroniquement est une facture reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur… ce qui implique quelques règles à suivre…

La facture PDF est valide fiscalement, grâce aux efforts consentis par l’Etat pour simplifier la vie des entreprises

L’article 289 du CGI [extraits]

V. Authenticité de l’origine, Intégrité du contenu et lisibilité de la facture. De son émission, jusqu’à la fin de sa période de conservation

VI. Sont soumises à l’acceptation du destinataire.

L’authenticité de son origine (par l’identification de l’émetteur) et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

  • soit au moyen d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
  • soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque : […] dont le courrier électronique avec un fichier PDF joint.

L'intégration automatisée ?

Automatiser l’intégration des factures fournisseurs PDF reçues est une étape supplémentaire – indispensable aujourd’hui ? – vers des bénéfices flagrants et indéniables.

Effectivement, les coûts de fonctionnement restent encore aujourd’hui sources de plans à traiter en priorité. Pour aider à cette réduction, et y contribuer durablement, l’automatisation des échanges offre une réelle solution fiable, légale et sécurisé. Avec une réduction du temps de traitement et un suivi plus fin de la trésorerie, les relations clients-fournisseurs s’en voient amélioré par le respect des délais de paiement, des litiges réduits et traités plus rapidement.

cost-savings

OUI, pour bénéficier de nombreux atouts tels que :

  • Réduire vos coûts de fonctionnement*
  • Se libérer des contraintes manuelles de gestion
  • Respecter la législation avec des outils certifiés
  • Intégrer directement la facture reçue dans votre outil de comptabilité/finance/Erp
  • Archivage automatisée, sécurisée et légal
  • Gérer plus finement votre trésorerie

*OUI, pour réduire très significativement mes coûts admistratifs :

Quelles solutions pour automatiser la réception de mes factures PDF ?

La facture dématérialisée est aujourd’hui un vecteur important d’optimisation et d’économie pour les entreprises, mais elle assure et conforte aussi les relations commerciales.

Voici un chaînage possible avec la dématérialisation :

⇒ Réception des factures PDF par email

⇒ Récupération automatique du fichier PDF dans la messagerie

⇒ Extraction des méta-données du PDF via une fonction OCR/LAD

⇒ Intégration dans le circuit de validation avec ou sans signature électronique (parapheur électronique)

=> Transmission de la facture validée à l’ERP – gestion comptable – pour paiement

=> Ordre de virement automatisée avec l’Ebics TS

=> Archivage de la facture

Use it Messaging Open Nine plateforme de communication multicanal

Découvrez Use it Messaging Open Nine

Plateforme d’échanges pour l’Acquisition, la Conversion et la Distribution électroniques de documents & métadonnées

Plateforme d'échange pour Facture Fournisseurs... et autres documents
e-parapheur validation des documents
Les Gains de la Facture Electronique en 2017

Quelles gains avec une facturation électronique ?

Une mise au point s’impose aujourd’hui :

Etat des Lieux :

La facture est une pièce une pièce justificative qui, outre son rôle en matière de TVA, doit être produite afin de justifier l’écriture comptable d’achat ou de vente qu’elle concerne.
En cas de contrôle fiscal, l’administration vérifie ainsi le respect de la réglementation et les montants déclarés en matière d’Impôts sur les Sociétés (IS) et de Taxe sur la Valeur Ajoutées (TVA).

Le cas de la Facture Electronique :

La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur.

Si elle est scannée ce n’est pas une facture électronique, par contre, si elle est dûment construite, elle permet de supprimer le flux papier et elle garantit les 3 grands principes : Authenticité, Intégrité et Lisibilité de la facture.

Les gains de la facture électronique sont tout d’abord la réduction des coûts « matériels » via la suppression du papier, des impressions et frais liés et surtout de l’affranchissement…
Les coûts administratifs sont aussi non négligeables avec la suppression des manipulation de  papier, la diminution des temps de traitement et de transmission des factures, les risques de perte…

Diminuer mes coûts administratifs

  • Suppression du papier
  • Suppression de l’impression et des frais liés
  • Suppression de l’affranchissement
  • Suppression de la manipulation des papiers, du classement et du temps que sollicitent toutes interventions manuelles
  • Suppression de la ressaisie et des erreurs possibles
  • Diminution du temps de transmission des factures
  • Simplification du traitement des factures
  • Limitation des risques de pertes

cost-savings

Diminuer mes coûts d'Archivage

  • Suppression du lieu de stockage physique : réduction de m²
  • Utilisation d’un espace de stockage électronique sécurisé et adapté

Archivage à valeur probatoire Prologue Numérique

Automatiser et améliorer les processus de traitement de l'information

  • Rapidité de traitement,
  • Intégration automatique des données
  • Rapprochement des données et identification des litiges pour un traitement rapide
  • Réduction des erreurs de ressaisie manuelle
  • Sécurisation de l’information véhiculée

Assurer un meilleur accès et un meilleur suivi de mes documents via :
  • La centralisation des données avec de multiples accès,
  • L’accès immédiat aux archives,
  • La traçabilité des factures
  • La visibilité instantanée des  opérations en cours pour un suivi fin et une réactivité accrue

Améliorer la relation avec mes  partenaires commerciaux :
  • En fiabilisant les données échangées,
  • En répondant au cahier des charges de mon donneur d’ordres,
  • En permettant un traitement plus rapide et une diminution des litiges

healthcare

Dématérialisation des factures

Toutes les bonnes raisons de se lancer...

Efficacité et Productivité

S’affranchir de toute saisie, identifier les litiges pour accélérer les traitements et raccourcir les délais de paiement

Centralisation et Interopérabilité

Une plateforme unique pour toutes les factures, entrantes ou sortantes
Pour tout format et tout type de factures en fonction des exigences de chaque acteur

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Economies

Une solution automatisée pour réduire les coûts et les délais de traitement et de règlement

Gains prévisionnels sur le traitement d'1 facture

3 € à +6€ / mois / facture

  • 5€ = Coût d'une Facture Dématérialisée en Emission contre 8€ à 9€ pour une facture papier émise
  • +13€ = Coût de traitement d'une facture papier entrante contre 7€ pour une facture dématérialisée
Simplification des processus

Un point d’accès unique pour mutualiser les échanges
entre différents partenaires, clients, fournisseurs

Sécurité et Conformité

Mise en oeuvre et formats normés
Limite les risques technologiques et assure la pérennité des données
Archivage à valeur probatoire

Réduisez vos coûts & Confortez vos relations commerciales : Dématérialisez !

La facture dématérialisée est aujourd’hui un vecteur important d’optimisation et d’économie pour les entreprises, elle assure et conforte aussi les relations commerciales.

⇒ Productivité améliorée en se concentrant sur son coeur de métier

⇒ L’Assurance d’échanges sécurisés et réglementaires avec le respect des normes standards et de la législation de la dématérialisation des factures

⇒ L’Archivage sécurisé et normé à valeur probatoire. La traçabilité des factures.

⇒ Un engagement fort auprès de vos clients et fournisseurs qui leur assurent un suivi et des échanges commerciaux rapides et sécurisés.

Un outil UNIQUE pour TOUS les échanges commerciaux

  • Factures intégrées à votre système d’information, vos gestions financières. Traitées et stockées au bon endroit.
  • Tous les formats sont certifiés, validés et sécurisés, quelque soit le « support » :
    • papier ou fax
    • facture simple
    • facture fiscale
    • PDF signé

Les gains ? Ok ! mais maintenant vous faites comment pour mettre en place ?

Les principes, les points clés pour bien choisir... et les solutions !

Quelles solutions pour une facturation électronique performante et adaptée ?
dematerialisation documents prologue numerique
Les Solutions pour une facture électronique performante et adaptée

Quelles solutions pour une facturation performante et adaptée ?

Nous avons déjà vu quels sont les gains de la facture électronique (lire l’article consacré). Attaquons-nous maintenant aux solutions qui favorisent ces gains…

rep_francaiseLes Textes à prendre en compte

Tout d’abord, regardons les obligations et textes des directives, qui devront, bien entendu, être prises en compte dans les solutions à étudier.

Directive 2010/45/UE du Conseil de l’Union européenne a pour objectif de définir une législation harmonisée pour la facture afin de faciliter les échanges commerciaux des entreprises au plan européen.

L’article 289 du Code des Impôts, quand à lui, impose l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture qui doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article. Leur transmission et mise à disposition sont soumises à l’acceptation du destinataire.

Pour satisfaire aux conditions prévues, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

  1. Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;
  2. Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie (au a du 2 de l’article 233 de la directive 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006) précitée en ce qui concerne les règles de facturation. Un décret précise les conditions d’émission, de signature et de stockage de ces factures ;
  3. Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret.

Les 3 Grands Principes

Selon les textes de loi précisés ci-dessus, les entreprises doivent donc garantir :

L'Authenticité de l'origine de la Facture

Il faut être en mesure de prouver que l’émetteur de la facture est bien celui indiqué dans les données de la facture.

Comment ?
Par des contrôles documentés, un système sécurisé garantissant l’origine de la facture et par la signature électronique.

L'Intégrité du Contenu

Il faut garantir que le contenu de la facture ne peut pas être modifié, lors de l’échange, puis pour toute la durée de conservation légale de la facture.

Comment ?
Par des contrôles documentés, la signature électronique et un système d’archivage électronique (SAE) …

La Lisibilité de la Facture

La facture doit être lisible par un être humain, à tout moment, aujourd’hui comme demain (durant le durée légale de conservation).

Comment ?
Grâce au format PDF qui permet une lecture immédiate, soit nativement si la facture a été créée dans ce format, soit grâce à une «impression lisible » d’un fichier informatique respectant un langage structuré (EDIFACT, XML, autres…)

Les 3 voies de sécurisation

Pour garantir ces 3 principes, vous avez le choix entre 3 modes d’échange :

Piste Audit Fiable

Elle permet d’échanger tout type de fichier non structurés « word, excel, PDF ».

De la même façon que pour une facture papier, l’entreprise prouve la réalité de la transaction grâce à une série de contrôles documentés pouvant être audités.

Signature Electronique

Une signature électronique avancée, basée sur un certificat qualifié, répond aux exigences légales de signatures à l’égard de données électroniques de la même manière qu’une signature manuscrite réponde à ces exigences à l’égard de données manuscrites ou imprimées sur papier.

Elle est également recevable comme preuve en justice.

EDI ``complet``

C’est l’utilisation d’un système d’«Echange de Données Informatisées ».

Les données sont échangées dans un format informatique structuré, le prestataire EDI garanti le respect des conditions nécessaires à la sécurisation de la facture.
Par exemple, avec les solutions EDI certifiées par Gs1 France et ses adhérents (dont Prologue Numérique)

Les questions à se poser pour bien choisir sa solution

Voici les points à contrôler pour bien choisir sa solution de facturation électronique, en respectant la législation et les obligations mais aussi les contraintes et exigences de votre métier ainsi que votre organisation :

 La simplicité de déploiement, de mise en oeuvre et d’utilisation de la solution. Plus la solution choisie sera en adéquation avec votre système d’information en place et vos outils de gestion, plus elle se « fondera en toute transparence » dans son utilisation quotidienne.

 Une solution  adaptable et conforme aux différents mode de sécurisation (comme vu précédement) vous offrira le choix entres les 3 modes de sécurisation. Effectivement, le mode adapté à votre process d’aujourd’hu ine sera pas forcement celui de demain. L’accroissement de vos activités (ce que nous vous souhaitons !) peut entraîner très rapidement la nécessité d’un mode de facturation électronique plus « avancé ou automatisé ».

L’Archivage sécurisé et normé à valeur probatoire. La traçabilité des factures est un point important dans un process de facturation électronique. Différentes certifications existent et sont amenées à évoluer, le choix d’une solution certifiée est donc nécessaire (voir notre détail en page SAE – Système d’Archivage Electronique).

⇒ Une solution connectée au portail Chorus Pro pour vos factures vFactures Chorus Pro CPers la sphère publique. Autre point de législation actuelle, depuis janvier 2017, les
factures à destination des entités publiques doivent être déposées sur le portail Chorus Pro. Découvrez tous les détails concernant le projet Chorus Pro sur notre site dédié ici

=> Une solution EDI certifiée sur la facture électronique est aussi un gage de grande sécurité et surtout d’évolutivité. Ces solutions certifies les points nécessaires à la législation en cours mais aussi leur intégrité et la sécurisation des données. La certification GS1 en matière de facture électronique est alors un gage de qualité et de confiance (voir le site GS1 )GS1 Partenaires

Une facturation performante et adaptée ?

Alors voici la conclusion des points à prendre en compte pour bien mettre en oeuvre votre facturation électronique :

  • Diminution coûts administratifs et de l’archivage
  • Automatiser pour améliorer les traitements
  • Meilleur accès et meilleur suivi
  • Améliorer les relations commerciales

Voir notre article dédié « Quels gains avec la facture électronique »

Prendre en compte la législation d'aujourd'hui et de demain

Pouvoir y répondre, dans les conditions nécessaires.

Choisir la voie de sécurisation adaptée à mes besoins et aux exigences extérieures

  • La piste d’audit fiable
  • La signature électronique avancée
  • L’EDI complet

Les points à valider pour une solution adaptée :

  • La Simplicité de la solution
  • Solution adaptée et évolutive
  • L’archivage
  • La Conformité aux différentes obligations & règlementations

Factures Fournisseurs

Les factures fournisseurs dématérialisées pour réduire significativement vos coûts internes

Pour réduire ses coûts de fonctionnement interne, une entreprise peut aujourd’hui s’appuyer sur la dématérialisation de ses factures fournisseurs.

La facture fournisseur dématérialisée permet aussi un renforcement des contrôles internes et une gestion plus fine de la trésorerie de l’entreprise.

Ses relations avec ses prestataires sont aussi renforcées grâce à un process automatisé du cycle commande à paiement, qui devient ainsi rapide et fiable.

De plus, la dématérialisation des factures fournisseurs fait désormais partie intégrante des exigences des grands donneurs d’ordre (grande distribution, constructeurs automobile …).

Les PME sont désormais nombreuses à s’équiper de la dématérialisation de facture fournisseur pour renforcer les relations avec leurs « grands clients ».

 

picto-information.gif  Certifiée par GS1 pour la dématérialisation fiscale de facture, y compris la facture fournisseur, une solution de facture électronique fournisseurs peut s’avérer être un gage de bonne conduite et de respect des normes en vigueur
GS1 Partenaire

Prologue Numérique a signé la Charte d’Interopérabilité GS1 des Solutions de Facturation

Télécharger ici le Guide des bonnes pratiques de la facturation électroniques, publié par GS1 et Galia

 edf.png Prologue Numérique est partenaire EDF pour la dématérialisation des factures

 

 

picto-demat.gif Voir aussi les factures clients ici

 

 

Lire notre article Dématérialisation fiscale de factures, une relation BtoB en plein essor… ici

Factures Clients
Facture Client

La facture client dématérialisée est aujourd’hui synonyme d’optimisation des relations commerciales et de source d’économies pour toutes les entreprises

La dématérialisation de facture client, vous permet de réduire de façon significative vos coûts internes :
  • temps de traitement réduits avec l’automatisation,
  • suppression des erreurs de saisie,
  • diminution des coûts directs d’impression,
  • impact direct sur la trésorerie (gestion plus fine, automatique et fiable)
  • meilleure traçabilité pour une réactivité accrue et une réduction des litiges)

Cette automatisation impacte directement et rapidement la trésorerie (gestion plus fine, automatique et fiable) et ses relations clients (meilleure traçabilité pour une réactivité accrue et une réduction des litiges).

Les relations commerciales sont ainsi optimisées et tous les acteurs en interne peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.

Les factures clients peuvent être en différents formats = PDF, PDF signé, et EDIFACT, accompagnées au choix d’une solution d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-013.

afnor

Elle sécurise l’échange, assure le suivi des normes imposées par l’administration fiscale et toujours dans le respect de la législation (valeur probatoire).

 

picto-information.gif La solution de dématérialisation fiscale de factures Use it Flow, est certifiée GS1 et DGFIP.

gs1partenaires.pngPrologue a signé la Charte d’Interopérabilité GS1 des Solutions de Facturation

Télécharger ici le Guide des bonnes pratiques de la facturation électroniques, publié par GS1 et Galia

 

 

Lire notre article Dématérialisation fiscale de factures, une relation BtoB en plein essor… ici

Bulletins de salaires Electroniques

Economies et gains de production avec la Dématérialisation des bulletins de paie

Intégré à votre gestion RH et applicatifs de paies, la solution Use it Flow vous permet de dématérialiser la distribution de vos bulletins de paie, contrats de travail et tout autre document destiné aux salariés.

Ainsi les entreprises désireuses de continuer à optimiser leurs processus documentaires, peuvent intégrer, simplement et rapidement à leur système, la dématérialisation des flux de Ressources Humaines (RH), qui sont souvent, les plus coûteux et les plus sensibles dans l’entreprise.

Les avantages d’une solution de dématérialisation des documents vers un coffre fort numérique individuel :

  • Economies : réduction significative des frais d’éditique, d’enveloppes et d’affranchissement
  • Gains de production : avec l’automatisation des processus, les données sont directement issues de l’applicatif de gestion RH et transmises au format adéquat au salarié :
    • Si le salarié adhère au coffre-fort électronique (tel que Digiposte) et accepte la dématérialisation : il recevra directement dans son coffre-fort, individuel et sécurisé, son bulletin de paie
    • Si le salarié n’adhère pas à un coffre-fort électronique, le bulletin de paie sera transmis vers la filière éditique de l’entreprise.
  • Sécurité : le transfert des données de l’applicatif de gestion des paies vers le salarié se faisant automatiquement, aucune ressaisie n’est nécessaire, pas de perte de documents. De plus, la solution Use it Flow – Digiposte est conforme aux normes règlementaires du code du travail * et est évolutive
  • Archivage légal : la solution d’archivage personnel Digiposte permet de stocker les documents durant toute leur durée légale de conservation : à vie pour les bulletins de salaire. Ce mode de stockage a une valeur légale.

Avec l’archivage électronique, l’entreprise offre à ses salariés, un coffre-fort personnel qui évite les pertes de documents (vol, panne, incendie…) et peut regrouper tous les documents personnels du salarié sur une même plateforme.

 

picto-information.gif  Découvrez ici l’offre globale de dématérialisation des documents vers les particuliers

Capture, Scan, LAD/RAD et Editique

Affranchissez-vous de vos flux papier en les intégrant automatiquemant dans votre système d’information

La gestion automatisée des documents papier vous permet de dématérialiser tous vos flux documentaires , par un traitement automatique, et d’alimenter votre ERP, GED, workflow, outil de gestion documentaire…

Pour vos documents papiers entrants :

  • Numérisation automatisés des documents en nombre
  • Intégration de vos scanners dans le processus documentaire
  • Interfaçage avec la plateforme Use it Flow pour une automatisation et une intégration forte des documents papier dans votre SI

Impression et distribution des documents papier sortants :

  • Pour une obligation ou une volonté de diffuser le document au format papier
  • S’intègre simplement dans la chaîne de dématérialisation (ou de re-matérialisation) des documents.

picto-information.gif  Les plus :

  • Réductions des coûts de traitement et de distribution des courriers : coûts internes, directs et indirects, liés au traitement du courrier (jusqu’à 30% dont accès à des tarifs postaux industriels en mutualisation)
  • S’affranchir de l’éditique en l’intégrant et en l’automatisant dans votre système d’information :
    • Amélioration de la traçabilité des correspondances
    • Sécurisation des documents imprimés et distribués (l’Imprimerie Nationale est classée opérateur d’Importance Vitale (OIV)
    • Évolution vers le tout numérique, sans grande modification
  • Garantir un service de qualité à vos clients, fournisseurs, partenaires : en s’appuyant sur un partenaire « officiel » de renom (l’Imprimerie Nationale est imprimeur des passeports, permis, CERFA,…).
Rappels sur le projet SEPA / Ebics

Le projet SEPA (Single Euro Payments Area) concerne l’harmonisation des moyens de paiements au sein de l’Europe Economique. L’ensemble des 27 Etats membres de l’Union Européenne, appartenant ou non à la zone euro disposent d’une gamme unique de moyens de paiements en euros depuis quelques années déjà.
S’inscrivant dans le sillage de la monnaie unique, le SEPA permet à toutes les personnes possédant un compte bancaire en Europe d’effectuer des paiements en bénéficiant de conditions et de moyens standardisés (délais raccourcis, normes communes).

La gamme SEPA se compose des moyens de paiements les plus utilisés en Europe : le virement, le prélèvement, le règlement par carte bancaire.

la mise en œuvre du projet SEPA engendre, pour les entreprises, la prise en compte des identifiants bancaires IBAN (International Bank Account Number) et BIC (bank Identifier code) qui remplacent le RIB et s’accompagnent, lors d’un transfert, d’informations plus détaillées : référence du client sur 35 caractères, libellés de l’opération sur 140 caractères, la nature de l’opération : salaire, TVA, intérêt …

Lors d’un transfert bancaire, les informations échangées avec la prise en compte d’informations liées au SEPA (identifiants plus longs …) nécessitent des champs supplémentaires ou élargis regroupées dans les  protocoles Ebics T et Ebics TS :

Ebics T =  le donneur d’ordre de paiement transfère ses fichiers avec le protocole Ebics et les valide par un autre canal (fax, parapheur électronique,…) mais ATTENTION, pour renforcer la sécurité des échanges clients/banques, le CFONB préconise l’arrêt des validations par fax dés 2017…

Ebics TS =  les fichiers sont signés numériquement avec un certificat électronique avant d’être transférés à la banque. Ce protocole sécurise alors les échanges de flux entre clients/banques.

Use it Flow répond déjà à ces nouvelles dispositions et prend en  charge les échanges bancaires Sepa Ebics TS des entreprises, dans le cadre de la dématérialisation automatisée des :

  • Virements EBICS SEPA (incluant les codes BIC et IBAN),
  • Prélèvements EBICS SEPA et mandats associés
  • Rejets,
  • Relevés bancaires,
  • Impayés

Economies, optimisation et sécurité avec Use it Flow Open Set Ebics TS

e-signature flux ebics

 

Use it Flow Open Set Ebics, c’est pour vous :

  • Solution unique d’échanges de données vers toutes vos banques : économies et optimisation
  • L’automatisation des échanges, pour éviter les re-saisies et erreurs, simplifier les tâches et gagner du temps en réduisant les délais de gestion
  • L’intégration d’un i-parapheur pour modéliser vos processus de validation et de signatures des documents :
  • i-parapheur
    • Circuits de validation et de signatures électroniques des documents selon votre organisation, paramétrable simplement
    • Certificats délivrés par les autorités compétentes accréditées par la DGFiP. Pour une sécurité accrue et le respect des normes en vigueur et à venir
    • I-parapheur peut aussi être utilisé couplé à vos applicatifs internes pour une optimisation de vos process

  • Au format SEPA et aux protocoles EBICS T ou EBICS TS
  • Respecte la réglementation en vigueur et toutes les évolutions futures : échanges en toute sécurité avec le protocole SEPA préconisé par le CFONB et le Club des Conseils, Experts, SSII spécialisés sur SEPA
  • Disponible en mode SaaS (ou licence),
  • Archivage des mandats de prélèvements,
  • Mise en oeuvre simple et rapide sans modification des habitudes de travail.
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