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dematerialisation documents bailleurs et locataires
Dématérialisation des documents locataires

Donnez une nouvelle dimension à votre relation vers les citoyens avec la dématérialisation des documents locataires !

Les technologies de dématérialisation d’aujourd’hui vous ont déjà conduit à échanger avec vos banques, les administrations et toutes autres organisations… mais vous pouvez aussi aujourd’hui les étendre à vos locataires.

La solution Use it Flow Open Set, met à la disposition du locataire, un espace d’échange, de classement et de coffre-fort électronique où vous pouvez déposer tous les documents que vous souhaitez lui transmettre depuis votre gestion locative : bail, état des lieux, avis d’échéance, quittance, relevé de charges …

Use it Flow Open Set Organismes Bailleurs Sociaux est la solution pour optimiser vos coûts d’édition papier en toute simplicité avec l’automatisation de vos envois électroniques.

Ce dépôt de documents a une valeur et une durée légales.

 

Les bénéfices pour les acteurs de l’habitat social
Economie
  • Rationnaliser vos coûts d’éditique et réduire les frais d’envois :  Frais d’expédition réduits : le timbre numérique est plus économique que le timbre traditionnel. Vous réalisez en moyenne 50 % d’économies sur vos frais d’envoi (impression, mise sous pli, affranchissement …)
  •  Optimisation de vos investissements : au-delà de la dématérialisation des échanges avec les professionnels, vous dématérialisez aussi vos échanges avec vos locataires.
    Amélioration des relations locataires
  • Délai d’échanges de documents écourté : Ces derniers sont automatisés et vous assurez leur émission et réception en un temps réduit (dépôt immédiat).
  • Diminution des litiges : avec l’automatisation des échanges, vous limitez l’attente et les litiges (avis d’échéance émis et reçus automatiquement, réduction des litiges de « non-réception »). Par exemple, avec l’image à valeur probante, votre locataire dépose les photos de son sinistre dans son coffre-fort électronique et vous permet de les récupérer (en s’affranchissant de la messagerie, qui ne permet pas l’échange de fichiers lourds). Horodatées et géo-localisées, les images ont alors une valeur probante pour l’assurance.
  • Vous amplifiez simplement vos communications, en déposant toutes les informations personnalisées nécessaires dans le coffre-fort de votre correspondant, en toute confidentialité.
  • Vous respectez le choix de vos locataires : Prologue Numérique vous permet de conserver l’alternative de l’édition papier (par vos propres moyens) pour les locataires qui n’auraient pas souscrit.
    Valorisation de votre activité
  • Vous vous appuyez sur un partenaire technologique du monde de l’Habitat Social depuis de nombreuses années
  • Les documents déposés ont une durée et valeur légales. L’original numérique à alors vocation probatoire, aux normes ISO 27001/AFNOR NF Z-42013 et labellisé FNTC
  • Vous offrez à vos locataires un service supplémentaire à forte valeur ajoutée : l’échange, le classement et le coffre-fort pour tous leurs documents, sans aucune contrainte de gestion technique de votre part (pas de gestion des serveurs d’archivage …)
  • Vous améliorez l’image du service social, et adoptez la Green-Attitude

 

Les bénéfices pour vos locataires
  • Un coffre-fort électronique gratuit mis à disposition par son bailleur
  • L’assurance du dépôt de tous les documents chez un fournisseur de confiance, neutre et pérenne : La Poste
  • La centralisation dans un compte unique des documents destinés aux interlocuteurs de son choix : administrations, assurances, banques, opérateurs télécom, fournisseurs d’énergie employeur, achats en ligne …
  • Le patrimoine documentaire personnel est sauvegardé de manière sûre et pérenne dans le temps en cas de sinistre comme un incendie ou une inondation (le compte Digiposte est une propriété personnelle à vie),
  • La possibilité de revenir ponctuellement au format papier de manière légale et lisible par tous pour un document ou un ensemble de documents.
  • La sécurité des données sauvegardées aux normes AFNOR en lien avec la politique de l’état vers l’économie numérique, un moyen légal de conserver tous ses documents
  • La mobilité d’accès aux documents : accessible depuis n’importe quel navigateur, un simple accès à internet suffit (smartphone, tablette, PC, etc…). Les documents sont toujours disponibles et organisés. Accessibles même en cas de déménagement, de déplacements …
eficash prologue numerique
Eficash

Pour accompagner les Bailleurs Sociaux dans le règlement des factures ou quittances de leurs locataires qui préfèrent régler en espèces, Prologue Numérique accompagne les organismes dans la mise en place d’Eficash, la solution proposée par La Banque Postale dédiée à l’encaissement des factures en espèces

Le service Eficash est basé sur l’utilisation de codes à barres apposés sur les factures ou les quittances. Au travers de ces codes, toutes les informations nécessaires (numéro d’émetteur, compte à créditer,référence de l’opération ainsi que montant) sont disponibles et permettent aussi le paiement partiel.

Pour faciliter les transactions, et contrairement au paiement en mandat compte, le locataire n’a pas à connaître le numéro du CCP pour le versement. Le code barres de sa quittance dispose de tous les éléments.

L’utilisation de codes à barres permet de fiabiliser l’acquisition des informations et  de plus, La Banque Postale peut faire parvenir périodiquement un fichier de liaison CFONB « opérations restituées à la clientèle », contenant le détail des opérations.

Eficash Prologue encaissement espèces Bailleurs sociaux

Fort de son expertise dans le traitement des flux destinés à l’éditique, Prologue accompagne les bailleurs sociaux dans la mise en œuvre de Eficash en proposant un module directement intégrable dans la chaîne éditique.

Projet IDEAL

IDEAL, intégration des Demandes D’Aides au Logement, est une procédure de dématérialisation des demandes d’aides au logement entre les organismes bailleurs et la CAF.

En même temps que le locataire signe son contrat de location, l’organisme bailleur transmet par voie électronique à la CAF toutes les données utiles pour le traitement de l’aide au logement servie par la CAF.
Un réel service, des démarches simplifiées pour tous les locataires du parc, plus particulièrement les nouveaux locataires.

Le partenariat a pour but de simplifier les démarches des locataires en centralisant le recueil des informations nécessaires aux deux organismes.

Dans la pratique, lorsque le demandeur d’un logement signe son contrat de location, il autorise ce bailleur social à transmettre à la CAF les données nécessaires à la constitution de la demande d’aide au logement.
Tout se passe ensuite par simple transfert de données par le réseau informatisé entre les deux organismes. Les dossiers papiers sont supprimés.

Ce dispositif s’inscrit dans toute la dynamique d’amélioration de la qualité de service rendu aux demandeurs et aux allocataires.

Conformément à sa politique de dématérialisation des données, la CAF s’engage à gérer en priorité les dossiers dématérialisés. IDEAL apporte des avantages pour tous :

– Pour les locataires, des démarches simplifiées avec un dépôt de demande sans retard, et un traitement très rapide de l’aide au logement.

– Pour l’organisme bailleur, les aides au logement lui seront versées directement en tiers payant pour le compte de l’allocataire.

– Pour la CAF, c’est l’assurance de recevoir rapidement des données fiables pour un paiement plus rapide et à bon droit, limitant les fraudes.

La solution IDEAL s’adresse à l’ensemble des bailleurs du parc social.

Solutions proposées par Prologue Numérique :

projet IDEAL v2 webservices

 

ou selon le contexte :

projet IDEAL v2 prologue numerique

 

 

N’hésitez pas à prendre contact avec nous :

Prologue Numérique

01.69.29.39.49

contact@prologue-numerique.fr

 

Factures énergie & fluides

Dématérialiser vos factures énergie et fluides avec des outils favorisant une réduction significative de vos coûts :

L’Automatisation et le traitement en temps réél = réactivité et maîtrise des coûts
  • Intégration automatique des données des factures
  • Traitement des factures en temps réel
  • Analyses des consommations par site, avec alertes et tableau de bord de suivi  (flux rss, sms, email, etc.)
Des Normes standards = Sécurité et de Fiabilité
  • Archivage des factures (SAE à la norme nf z42-13)
  • Evite  le stockage physique des documents, les erreurs de ressaisie, les oublis, les pertes…
  • Formats standards et normés des factures (homologués par les fournisseurs)
Portail collaboratif BtoB = gain de temps
  • Visualisation  des factures sur un portail collaboratif
  • Disponible 24/7
  • Un simple accès  internet suffit
  • Accessible en mobilité
  • Accès sécurisé
  • Une interface utilisateur personnalisable

 

Multi flux, signés – non signés, multi-standards
  • La solution Prologue Numérique traite et s’adapte aux factures des fournisseurs : Energie, Eau, Gaz, Chauffage, Télécom, etc.
  • Multi-protocoles (sécurisés)
  • Avec ou sans signature électronique
  • Flux XML, GS1, PDF signé…

 

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L’accompagnement professionnel d’un éditeur-intégrateur
  • Prologue Numérique étudie le cahier des charges de vos fournisseurs d’energie, fluides et télécoms et vous accompagne dans la mise en place de vos échanges dématérialisés
  • Prologue Numérique est un point de contact unique : EDF a délégué à Prologue Numérique le traitement de l’ensemble des démarches
  • Prologue Numérique assure l’installation de la solution , la formation , la maintenance et le support
  • Les consultants de Prologue Numérique vous accompagnent lors de la dématérialisation dans l’entreprise,  en fonction de l’organisation, des besoins et des partenaires de l’entreprise et du ROI attendu.

EDF voir la page EDF « Flux électronique de facturation – EDI« 

Pour en savoir plus, contactez nous : 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr