L’archivage des factures électroniques

Voici un point très important à étudier pour un projet de facture électronique : l’archivage !

Effectivement, automatiser les échanges de factures est une chose, assurer leur conservation en est une autre, car n’oublions pas que l’administration fiscale Française doit pouvoir vérifier l’authenticité et l’intégrité des factures et qu’en cas de litige commercial vous devez prouver la véracité des vos échanges commerciaux…. et ceci durant quelques années après l’échange commercial…

C’est le fondement même des factures, quelles soient électroniques ou papier d’ailleurs ! C’est pour cela que nous allons déjà faire un petit point sur différentes notions d’archivage électronique :

Ne pas confondre : GED / Sauvegarde / SAE

Nous vous proposons de commencer par faire un petit rappel sur les différences entre ces appellations, leurs applications étant toutes utiles et complémentaires les unes avec les autres.

Chacun de ces outils a des fonctions propres et bien souvent celles-ci sont mélangées et confondues par des abus de langage… faisons ici le point :

GED : Gestion électronique de documents

C’est un outil centralisant les documents à partager entre tous les utilisateurs de l’entreprise. Des droits différents sont attribués aux différentes personnes susceptibles d’y accéder. Une arborescence est décidée pour l’ensemble de la société avec un plan de classement adapté à chaque entreprise.

la Sauvegarde

C’est une copie partielle ou complète de fichiers, programmes, applications, documents… d’un support de travail vers un support de conservation (disques durs, dvd, clés usb etc. ou dans le Cloud). Pour être utiles, ces copies doivent être programmées par jour, semaine, mois et année, avec des rotations de support pour les journalières.

Plusieurs possibilités sont envisageables : sauvegarder la totalité des données de l’entreprise ou uniquement certains fichiers.  Chaque société choisit sa méthode selon son organisation ou ses obligations

Le SAE : Système d’archivage électronique

Pour présenter ce système il est d’abord nécessaire de faire le point sur 2 éléments importants : qu’est-ce qu’une archive et quels sont les normes ?

• Définition d’une archive :

Le Code du patrimoine (version consolidée au 6 février 2016) définit les archives comme étant «l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public dans l’exercice de leur activité»(art.L211-1).

• Les normes en quelques mots :

Pour que ces archives soient reconnues comme telles, il faut qu’elles répondent à des normes :

NF Z 42-013 :  « norme décrivant un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour le versement, l’archivage, la consultation, l’élimination et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité. »

Pour étendre cette normé aux archives électroniques, le titre a été révisé en mars 2009, comme tel : « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents… » 

NF 461 : dérivée de la précédente pour le secteur privé  et qui repose sur la notion de service fournit par des tiers-archiveurs (nous détaillerons cette notion très importante lors de nos prochains articles).

Points sur la VALEUR PROBATOIRE

Tout d’abord il est à noter que 2 éléments sont très importants : l’identification de l’auteur de l’acte et la garantie de l’intégrité dans le temps :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (article 1316 du Code Civil).

Donc pour assurer la valeur probatoire d’un document il faut :

• Etre capable de connaître son origine
• Qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.