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Posts By : Roland Belistan

Parole d’expert « Les points de contrôle pour mettre en place la facture électronique »

La facture électronique n’est plus aujourd’hui un simple concept, mais une réalité concrète accessible à tous. Dans ce contexte, force est de constater que des entreprises de toutes tailles s’emparent de ce sujet pour moderniser leur processus de gestion de factures, gagner en productivité, en agilité et faire des économies.

Mettre en place la facturation électronique, que ce soit sur les factures clients ou fournisseurs : oui, mais à condition de contrôler scrupuleusement plusieurs points en amont et de savoir choisir la solution la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise.

Quelques points-clés à prendre en compte pour préparer son projet.

En respectant ces prérequis, il sera alors possible de cartographier tous les éléments nécessaires pour mettre en place avec succès son projet de facturation électronique.

  • Étudier la simplicité de déploiement et d’utilisation de la solution étudiée.  Derrière des coûts de mise en place, apparemment similaires d’un prestataire à l’autre, se pose la question de l’effort financier ou humain en interne.
  • Vérifier les conditions d’interfaçage entre l’outil de facturation et le prestataire de service retenu. Comment se connectera la facturation électronique aux outils déjà en place et utilisés ? Cela permettra de limiter les impacts de mise en œuvre dans la structure existante.
  • La solution est-elle adaptable, conforme et évolutive dans le temps ? Selon les obligations d’aujourd’hui et celles de demain ? Par exemple : traite-t-elle déjà du format Factur-X qui semble être un standard en devenir ?Que se passe-t-il si l’on change d’ERP ou logiciel de facturation dans le temps ? Quel sera le degré de remise en cause de mon existant. En effet, il ne faut pas que la solution de facturation électronique devienne une entrave à la liberté de choix ou changement d’ ERP. Les coûts induits en seraient certainement accrus.
  •  Privilégier aussi des solutions qui permettent une dématérialisation progressive : débuter par une partie de la facturation peut s’avérer être un premier bon pas pour évaluer les impacts financiers et les bénéfices du projet. Il sera ensuite possible de l’étendre aux autres factures, voire aux autres documents de l’entreprise. Parfois les prestataires ne traitent que la facture, ont-ils dans leur savoir-faire d’autres cordes à leur arc ?
  • Penser que les besoins de factures électroniques peuvent aussi être mixtes pour répondre à différents enjeux : factures entrantes, sortantes, PDF, EDI pour répondre aux exigences de certains partenaires, etc.  L’idéal étant d’avoir un prestataire capable d’apporter une offre modulaire sans avoir à tout acquérir dès le premier engagement.
  • Penser aussi que le volume papier, au moins pour ce type de document tend à baisser. A moins d’être un gros faiseur ou destinataire de factures papier, il arrive fréquemment de démarrer la facture électronique depuis une production (un format) déjà électronique.
  • Se poser la question d’utiliser une offre qui sera en capacité de traiter aussi bien des factures adressées à des entreprises privées qu’à des établissements publics. « Un outil pour les adresser tous ».
  • Le prestataire propose-t-il  un service de  « simple conservation » (i.e. stockage)  ou « d’archivage à valeur probatoire » certifié et reconnu comme tel ? En cas de litige la force probatoire de ce dernier est un atout majeur pour garantir l’authenticité et l’intégrité de la facture archivée.

À travers ces quelques éléments de bon sens, il sera donc possible de mettre en place la facturation électronique dans une logique maîtrisée, de concevoir un projet concret et efficace qui prendra en compte ses attentes spécifiques.

La facturation électronique devient alors un véritable atout pour l’entreprise qui pourra moderniser, sécuriser et simplifier un processus complexe et stratégique… en réalisant bien souvent à cette occasion des économies substantielles (ROI).

Par Joël Spitalier chez Advanced Prologue Innovation

Lire le CP en ligne ici

Facture_Electronique_dématérialisation
Nouveau format de facture électronique : la Factur-X

Le nouveau format de facture électronique

 

Depuis la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée le 28 juin 2018, un standard franco-allemand de facture électronique mixte est déjà implémenté et utilisé : la Factur-X.

Prologue Numérique a aussi intégré ce format à son offre de facture électronique… visitez notre site dédié ici =>

Ce nouveau format standardisé aux normes européennes, se compose d’un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et de données attachées en XML pour automatiser les traitements.

Factur-X fichier PDF  +   Factur-x données XML embarquées = Factur-X

 

En France, il est porté en France par la FNFE-MPE.

Le Forum National de la Facture Electronique (FNFE) a été créé en janvier 2012 en application de la décision de la commission européenne du 2 novembre 2010, créant un forum européen sur la facturation électronique

Afin de permettre la plus large adoption par toute taille d’entreprises, ce standard comporte plusieurs profils de données : des données minimum (sur la base de celles exigées par la plateforme Factures Chorus Pro), puis d’un format “BASIC” (avec ou sans lignes de factures), jusqu’à celui “EN 16931″, correspondant à toutes les données prévues dans la Norme Sémantique Européenne.

L’AIFE à intégré le format Factur-X dans la liste des formats acceptés sur la plateforme Chorus Pro depuis le printemps 2018 : Prologue Numérique l’a aussi pris en compte dans son portail factures clients : MonPortailDeDoc.com

MonPortailDeDoc.comMonPortailDeDoc.com portail factures clients propose un portail pour l’envoi des factures clients (vers vos clients privés et/ou vers Chorus Pro)

 

Vous trouverez aussi de nombreuses informations techniques sur le déroulement de ce format sur le groupe Linkedin Factur-X : à découvrir ici

Ingénieur(e) Commercial(e)

Postes basé à Gémenos (13) – CDI –

facture électronique, solutions de dématérialisation des factures

  • Secteur d’activité concerné : TRAITEMENT DE DONNÉES, HÉBERGEMENT ET ACTIVITÉS CONNEXES

Filiale du Groupe Prologue, la société API- Prologue Numérique est spécialisée dans l’édition et la fourniture de solutions liées à la Dématérialisation et l’Archivage à Valeur Probatoire. Avec un parc national de plus de 1.000 clients utilisateurs en réseau direct et indirect, notre secteur d’activité et les demandes du marché en constante évolution nous placent dans une démarche d’innovation permanente et continue. Dans ce contexte dynamique, nous agissons comme éditeur, conseil et fournisseur de solutions clé en mains pour des clients de toute taille : PME, ETI, Grands Comptes nationaux.

Description du poste :

  • Statut du poste : Cadre du secteur privé
  • Temps de travail : Temps plein
  • Date de prise de poste envisagée : dés que possible

Descriptif du poste :

Rattaché(e) au Directeur Commercial, vous avez la responsabilité des objectifs commerciaux qui vous sont attribués. Votre reporting régulier et rigoureux via notre CRM est un élément clé de notre organisation. Dans le cadre de la stratégie d’entreprise, vous êtes le garant du portefeuille client et du développement de chiffre d’affaires qui vous sont confiés. Vous bénéficierez de l’assistance de nos experts techniques sur les dossiers les plus complexes. Vous êtes le principal référent commercial de vos clients et prospects. Il est donc attendu de vous une autonomie et une maturité en matière d’organisation commerciale et de suivi client. Des déplacements réguliers en clientèle sont à prévoir pour assurer la réalisation de vos objectifs en professionnel aguerri (secteur grand Sud de la France)

Votre profil :

Vous êtes diplômé(e) d’une filière commerciale (Bac+2 à Bac+5) avec une expérience probante ou une sensibilité marquée dans le domaine de l’IT. Au-delà de votre vernis technique, vous devrez échanger et assurer vos déplacements auprès de DSI, DAF, et DG selon les dossiers à traiter. Vous savez déceler leurs problématiques métier pour leur apporter les conseils et les solutions les plus adaptées. Votre savoir-être vous amène impérativement à vous poser des questions et à faire preuve de curiosité et de progression permanente et continue dans tout ce que vous entreprenez. Vous êtes capable de dialoguer en interne avec vos collègues pour assurer la pérennité de vos connaissances, partager vos informations marché et participer à l’alimentation de la stratégie de l’entreprise par les retours de vos actions sur le terrain. Le permis B est indispensable à l’exercice de vos fonctions.

  • Expérience minimale dans le poste : Tous niveaux d’expérience acceptés
  • Localisation du poste : Gémenos – 13
  • Zone de déplacement : Régionale

Modalités de candidature :

  • Email de réception des candidatures : rh@prologue.fr
  • Référence interne de votre offre : RH/ST/JS
  • Lettre de motivation obligatoire : Non
  • Process de recrutement : Les entretiens seront menés par le Responsable Commercial

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factures électroniques interrogations
Les questions à se poser pour mettre en place la facture électronique

Après avoir vu les différents principes de la facture électronique (voir nos articles précédents de notre Blog ici), attachons-nous maintenant aux questions à se poser pour mettre en place cette fameuse facture électronique …

De notre côté nous vous conseillons déjà d’avoir une vision « large » de votre transformation numérique : un état global au niveau de toute l’entreprise + établir votre projet à court (voire très court) terme et moyen terme : quelle sera la transformation numérique de mon entreprise demain ? qu’en est-elle à aujourd’hui ?

Pour cela voici quelques pistes à étudier (liste non exhaustive bien sûr) : tout d’abord faire le point ! et n’oubliez pas qu’un spécialiste de la transition numérique peut aussi vous aider dans cette démarche ! (contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou contact@api-sas.fr)

  • Faire l’état de lieux de vos factures aujoud’hui :
    • Combien de factures sont traités ? quelles volumétries en factures entrantes ? en facture sortantes ?
    • Quels autres documents commerciaux sont traités ? BL, commandes etc.
    • Quelles sont les exigences de mes clients ? de mes fournisseurs et partenaires face aux factures ? (établir un état des lieux des typologie de factures selon l’émetteur ou le récepteur)
  • Quelles sont les obligations légales de mon secteur d’activité ?
  • Certains secteurs d’activité ont des obligations = quels sont ceux à obligatoirement intégrer et prendre en compte
  • Quels sont nos objectifs ? nos attentes en matière de  dématérialisation (attentes ou obligations ?)
  • Quels sont les bénéfices attendus ? à court et à moyen terme…
    • La réduction des coûts ?
    • Les temps de traitement accélérés ? etc.
    • Quelle est le niveau de « maturité » de mon entreprise par rapport à la dématérialisation ?
      • Mon entreprise veut/doit… aller jusqu’où ?
      • Quelle informatisation est déjà en place dans mon entreprise ? faire l’état des lieux des outils utilisés et voir