Quelles preuves d’authenticité pour vos documents sensibles ?

Dans le cadre de la dématérialisation des documents et des procédures, nombre d’entreprises et de collectivités sont amenées à devoir archiver des documents de plus en plus variés (tels que des bulletins de salaires, des pièces de marchés publics, des factures, des contrats… ) en ayant l’assurance de leur force probatoire.

Les entreprises et organisations sont donc conduites à une augmentation forte de la conservation d’archives électroniques, d’autant que la réglementation en vigueur les oblige à archiver, à classer, les documents, tout en conservant la possibilité de prouver leur intégrité.

Aujourd’hui, nombre d’entreprises utilisent la sauvegarde ou « back-up » pour répondre à une double problématique :

• Protéger les données de l’entreprise et
• Prendre en compte les obligations légales de conservation

Et la légalité dans tout cela ? Quand est-il alors de la sauvegarde ou « back-up » vs l’archivage ?

Petit lexique de rappel :

ARCHIVAGE ELECTRONIQUE :
Article 1316-1 (inséré par la Loi 2000-230 du 13 mars 2000 art. 1 Journal Officiel du 14 mars 2000):
« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

« L’archivage électronique est la conservation pérenne des documents électroniques.
L’archivage électronique consiste à archiver des données sous forme électronique sur un support électronique dédié à cet effet. Les informations sont donc dématérialisées.
L’archivage est le fait de mettre des fichiers, généralement sous forme compressée, dans une archive et d’assurer la conservation de documents sur une longue durée (3, 5, 10, 30, 60, voire 100 ans). Selon le dictionnaire du multimédia (AFNOR, 1995) l’archivage électronique peut se définir comme « l’ensemble des actions, outils et méthodes mises en oeuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter. »
Extrait de « marche-public.fr »

SAUVEGARDE ou BACK-UP :

La sauvegarde (backup en anglais) est l’opération qui consiste à dupliquer et à mettre en sécurité les données contenues dans un système informatique.
Wikipédia