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Archivage Electronique

L'Archivage à valeur probatoire

Système d'archivage électronique à valeur probatoire pour tous les documents

Dans le cadre de la dématérialisation des documents, les entreprises et organisations sont de plus en plus obligées d’archiver leurs documents dits sensibles (bulletins de salaire, factures,… ) en ayant l’assurance de leur force probatoire.

La finalité de l’offre Use it SAE – système d’archivage électronique – se porte essentiellement sur l’assurance de cette force probatoire et la garantie d’une conservation normée et légale.

Conservez en toute tranquillité vos documents sensibles

Assurez la pérennité de vos archives

Constituez la traçabilité

Garantissez l’intégrité de vos documents

Archivage électronique

Imputabilité

Authenticité

traçabilité

Disponibilité

Les grandes fonctionnalités d’un système d’archivage électronique – ou archivage électronique – résident essentiellement dans le fait d’admettre que seule la version finale soit archivée et que sa destruction ne peut se faire que dans ces cas bien précis.

Pour arriver à cette finalité, un contrôle rigoureux des durées de conservation et la présence de certaines données sont absolument nécessaires.

  • Admet que seule la version finale d’un document soit archivée
  • Interdit la destruction de documents en dehors de certains cas strictement controlés
  • Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation
  • Contrôle la présence obligatoire de certaines méta-données indispensables

L'Organisation comme modèle de référence

Les fonctions de gestion sont basées sur le modèle OAIS qui fait autorité en matière de gestion d’archives électroniques selon les critères suivants :

– La fonction versement : permet la préparation, la transmission, le contrôle et la validation des transferts

– La gestion des données descriptives est mise à disposition pour accompagner l’archive

– Le stockage, quant à  lui, inclut les services de conversions de formats, conservations, sécurité et traçabilité des mouvements sur les archives

– La fonction consultation et communication garantit l’accès aux archives communicables et celles de destruction et de restitution sont conformes à la réglementation des archives et uniquement sur demande des services producteurs.

Respect de l'environnement réglementaire

Conformité RGS
NF Z 42-013 & NF 461
Respect du MOREQ
Horodatage normalisé RFC 3161

I-parapheur

Signature électronique normée
Pour certifier vos documents
Infalsifiable et Irrévocable

Travail Collaboratif

A associer à un Workflow pour accentuer la productivité
Processus de validation, de circulation et d’archivage

Véritable Preuve Juridique

Archivage à valeur probatoire
Habilitation des standards (SEDA)

Conservez vos documents sensibles en toute tranquillité avec un archivage électronique à valeur probatoire

Typologie Clients

PME -TPE commerce de gros, industrie et fabrication

Organismes Bailleurs privés et publics

Hôpitaux et Cliniques

Les Cas d'Usage

Flux Helios – PESv2

Factures

Bulletins de salaire

Service propulsé par l’opérateur de services Prologue Numérique :

Métiers :

  • Hébergement et infogérance d’applications de gestion externalisées en France (sites Orange Val de Rueil et Rueil Malmaison)
  • Fourniture de solutions en mode SaaS et de leurs prestations d’accompagnement et de support
  • Service opéré sur la base du SAE as@lae (largement déployé en mode internalisé)

Dates clés :

  • Création en janvier 2010
  • Agrément SIAF en septembre 2015
  • Lancement du service ta@ct en octobre 2015 ; (tiers archivage des données du secteur public NF 42-013)
  • Attribution du marché de tiers archivage du CD 92 en 2017
  • Filiale de Prologue Numérique depuis Novembre 2017
  • Lancement du service S@etis (tiers-archivage  des données du secteur privé) en 2018
  • Lancement de Web DPO en août 2018